Pagamento em duplicidade: como evitar este erro na sua empresa

O equilíbrio financeiro é a chave do sucesso de qualquer corporação. Porém, alcançá-lo não é uma tarefa simples: é preciso bastante organização financeira e método para realizar bem os processos financeiros.

Em relação ao planejamento, o setor de contas a pagar tem uma tarefa importante: não realizar pagamentos em duplicidade. Esse é um problema que pode acontecer em qualquer empresa, sobretudo naquelas que contratam serviços de muitos fornecedores.

Uma solução possível para o fim dessa dor de cabeça é automatizar o processo de pagamento de contas. Mas, como fazer isso? E o que fazer quando ocorrer a duplicidade? Continue a leitura para saber mais!

Fiz um pagamento em duplicidade. E agora?

Tente a negociação direta com o fornecedor

Imediatamente após identificar que realizou a mesma transação duas vezes, procure o fornecedor e apresente para ele os comprovantes dos pagamentos.

De posse da informação sobre os dois pagamentos, o fornecedor pode entrar em acordo com você sobre a forma de devolução do valor, que pode acontecer em forma de crédito para compras futuras ou em dinheiro.

Acione a justiça

Por mais que o fornecedor tenha a obrigação legal de fazer a devolução do dinheiro, talvez ele apresente resistência na restituição. Assim, caso encontre dificuldades para obter seu dinheiro de volta, o melhor caminho é acionar a justiça.

Caso você comprove as tentativas frustradas de negociação extrajudicial, o fornecedor será obrigado a devolver o valor corrigido.

Como evitar o pagamento em duplicidade?

Terceirize o trabalho do contas a pagar

Para evitar os pagamentos em duplicidade é fundamental ter no setor financeiro da sua empresa um profissional da área contábil ou uma empresa especializada em contabilidade.

A experiência é essencial para uma boa organização financeira, o que evitará problemas de planejamento, inclusive o pagamento em duplicidade.

Organização

A organização financeira da sua empresa envolve muitas ações importantes, como conhecer bem os prazos, traçar planejamentos estratégico para o orçamento, acompanhar as entradas e saídas do caixa, entre outras coisas.

Com todos esses cuidados, as chances de realizar um pagamento em duplicidade diminuem consideravelmente.

Automatização do contas a pagar

A tecnologia é uma importante aliada para o controle dos pagamentos da empresa. Existem muitos softwares que podem ser utilizados para controlar as cobranças, sobretudo, em organizações que têm muito fornecedores e, consequentemente, muitas contas a pagar.

Muitos desses softwares oferecem, inclusive, a possibilidade de geração de relatórios financeiros detalhados para que o gestor possa ter maior controle de lançamentos, receitas, entre outros. Para escolher o software que mais se adequa à realidade da sua empresa, o gestor deve pesquisar os recursos que cada um oferece.

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