Aprenda Como Organizar o Tempo No Trabalho Em 7 Passos

7 dicas incríveis para vencer a falta de tempo e aumentar a produtividade no trabalho

Quer aprender como organizar o tempo no trabalho e ser mais produtivo? Confira 7 dicas para parar de perder tempo.

Ao final da leitura seus dias nunca mais serão os mesmos.

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.” Pitágoras

No entanto, ao contrário disso, hoje queremos fazer tudo ao mesmo tempo.

O que acontece:

  • O estresse aumenta;
  • O tempo diminui;
  • Nada sai bem feito.

Você não está organizando bem o seu tempo, se:

  • Você está apenas concentrado em trabalhar, esquecendo de outras coisas, como a sua própria família;
  • Se você sente que está produzindo sem parar para pensar no que está fazendo;
  • Sente que é uma máquina que faz tudo igual;
  • Leva trabalho para casa, para o final de semana e até para férias;
  • Se pensa que todos os dias são de trabalho;
  • Ou se a frase que você mais fala é “estou trabalhando muito, não tive tempo”.

Se identificou?

Então pare dois minutos e confira 7 dicas que vão mudar a sua rotina.

Confira como organizar seu tempo no trabalho em 7 dicas simples:

#1: Ser organizado não é mágica, é prática

Pense em todas as vezes que você perdeu um objeto e culpou a própria memória por não lembrar onde o deixou.

Provavelmente você perdeu horas procurando ou simplesmente desistiu daquela atividade.

No entanto, se você é do tipo de pessoa que tem uma pilha de documentos em cima da mesa ou milhões de e-mails para responder e acha isso completamente normal.

Eu sinto lhe dizer, mas você é uma pessoa desorganizada.

Um ambiente em desordem pode custar tempo e dinheiro, além de afetar a qualidade das suas tarefas. Sabia disso?

Em outras palavras: Limpeza é igual a produtividade.

Por isso, para uma boa administração do tempo no trabalho e para manter o seu ambiente em ordem, você pode:

  • Chegar uns minutos mais cedo no trabalho e organizar a sua mesa;
  • Diminuir o máximo de papéis espalhados e manter no computador;
  • Definir um local para cada coisa. Por exemplo, os documentos da área de finanças ficam em um canto, os de contabilidade em outro;
  • Preparar uma lista de tarefas do dia. Pode ser digital ou não, o importante é criar escrever o que deve ser feito;
  • Defina um horário do dia para verificar seus e-mails e foque em esvaziá-la.

A organização é apenas questão de prática.

Mas, considerando tudo isso, vai ficar muito mais simples se manter organizado, aumentar a eficiência das suas atividades e diminuir erros e prejuízos.

Confira outras técnicas para organizar melhor o tempo no trabalho: 3 técnicas para ajudar a administrar o tempo no setor financeiro

#2: Os problemas de casa ficam em casa

Você sai de casa todas as manhãs, mas parece que os problemas lhe acompanham o tempo inteiro.

Sempre tem alguém ligando para você, enviando mensagens no WhatsApp, no Facebook ou mesmo por e-mail.

Se identificou?

Acredite, todo mundo enfrenta dificuldades fora da empresa.

O desafio é não deixá-los interferir a sua produtividade.

Para facilitar o seu dia a dia, é importante resolver suas pendências de casa longe do trabalho.

Isso não quer dizer que você precisa viver isolado e nunca compartilhar sua vida pessoal com os colegas.

Muito pelo contrário.

Quando se convive com as mesmas pessoas todos os dias, o envolvimento pessoal é inevitável.

O ideal é impedir que qualquer problema corriqueiro atrapalhe a organização do tempo no seu trabalho.

Mas como fazer isso?

  • Faça ligações no celular, sempre no horário do almoço ou nos intervalos do café;
  • Se possível, conte com alguém que possa ajudá-lo em tarefas pessoais quando você não puder;
  • Comunique ao seu gestor se precisar sair mais cedo, se atrasar ou mesmo faltar ao trabalho. Desta forma, ele não vai interpretar a sua ausência como falta de comprometimento;
  • Se você não está conseguindo lidar sozinho com seus problemas, uma ajuda profissional é sempre bem-vinda.

O segredo aqui é saber conciliar a vida pessoal com a vida profissional, mas sem afetar negativamente nenhum dos dois.

#3: Comece hoje a usar uma agenda (do jeito certo!)

Eu sei o quanto é ruim perder um compromisso, atrasar um prazo ou esquecer de fazer alguma tarefa. Afinal isso pode afetar a nossa imagem profissional.

Provavelmente, você já sabe da importância de utilizar uma agenda ou talvez já tenha uma.

Mas será que você a utiliza do jeito certo?

Eu imagino que você apenas a abre no dia em questão e vai anotando tudo o que precisa fazer.

O problema é que ao utilizá-la apenas como uma “caixa de entrada”, você continua desorganizado.

Ao não conseguir finalizar alguma atividade, elas vão sendo empurradas para o dia seguinte.

Mas, acredite, isso não funciona.

Recebemos demandas o dia inteiro e, por mais organizados que sejamos, muitas vezes não conseguimos dar conta de tudo.

Principalmente se temos uma lista de atividades sem prioridade e sem prazo.

Por exemplo, uma tarefa “pagar o boleto que vence hoje” e outra “organizar o armário” são diferentes. Uma realmente tem prazo, mas a outra não. Concorda?

E são somente as tarefas com um prazo definido que devem ser anotadas na agenda.

Para ajudar ainda mais, confira outras informações que você pode usar, sem atrapalhar sua rotina e sem encher sua agenda com informações desnecessárias:

  • Tarefas pontuais e que tenham um prazo;
  • Anotar uma série de prazos na agenda pode ser bastante útil;
  • Todos os seus compromissos: reuniões, festas, viagens, etc;
  • Se você pegou um livro emprestado, anote o prazo de devolução;
  • Se você comprou algo, anote o dia em que está prevista a entrega.

A ideia é abrir a sua agenda diariamente e verificar o que deve ser feito para aquele dia.

Acredite, isso potencializa bastante a como organizar o tempo no seu trabalho.

#4: Às vezes não existe falta de tempo, é questão de prioridade

Sabe qual a única coisa coisa que não vai ser diferente nem para mim, nem pra você e nem para as pessoas mais bem sucedidas do mundo?

É que o dia para todos nós tem 24 horas.

Mas então, como algumas pessoas conseguem fazer tanto, se todo mundo tem o mesmo tempo?

A diferença está na prioridade.

Uma pessoa que possui uma excelente organização do tempo no trabalho, costuma dar prioridade para o que mais importa e obter melhores resultados.

Ao invés de sempre dizer que não tem tempo, mude para “isso não é prioridade”.

Percebeu a diferença?

Quando você altera essas palavras, tudo muda de forma e você percebe que às vezes a falta de tempo é só questão de escolha.

Faça o seguinte:

  • No início de cada mês, defina as suas prioridades daquele período. Pode ser as tarefas mais importantes ou as suas metas;
  • Depois você divide essas tarefas ao longo dos dias, por ordem de importância. Exemplo: se uma atividade precisa ser entregue dia 05 e outra dia 15, por qual você deve iniciar primeiro?;
  • Se por acaso surgirem atividades aleatórias, analise se vale a pena parar o seu cronograma para se dedicar à esta nova tarefa ou se ela não precisa de tanta prioridade.

Que tal parar alguns minutos para avaliar se você está priorizando as coisas certas?

#5: Tranque as distrações e jogue a chave fora

“Hora de trabalhar é importante. Vamos esquecer o mundo lá fora e focar no que precisa ser feito.”

Fácil, não é? Só que não.

É só a gente pensar em finalizar as pendências que o celular toca, os grupos de WhatsApp ficam super interessantes e o Instagram parece que nunca teve tanta atualização incrível.

Não há como negar, hoje em dia é muito fácil perder o foco e fica difícil eliminar as distrações no trabalho.

Afinal, nós somos bombardeados por muitas informações que parecem ser sempre urgentes e que precisam de atenção imediata.

Mas será que precisam mesmo?

Por isso, quando você se sentir tentado a parar qualquer atividade da sua rotina para conferir aquela notificação do celular, faça o seguinte:

  • Analise o tipo de distração. Vale a pena perder o foco para se dedicar a algo diferente?;
  • Busque soluções para a falta de foco. Se o celular atrapalha muito, você pode deixá-lo no silencioso. Se as pessoas o interrompem constantemente, você pode pedir, educadamente, para elas não atrapalharem;
  • Peça auxílio aos colegas. Se você tem dificuldade em abandonar as suas distrações, peça a um ou dois amigos próximos para o repreenderem sempre que você estiver no celular ou em alguma página da internet que não tenha a ver com o seu trabalho;
  • Crie um sistema de recompensas. Uma boa ideia é criar um sistema onde você é recompensado quando conseguir evitar esse vilão do tempo ou punido quando cair na tentação.

Com o tempo você será capaz de passar por cima das distrações e se controlar muito melhor. Além de, é claro, melhorar (muito!) a organização e produtividade no trabalho.

#6: Delegar com consciência é sinal de inteligência

Pare um minuto e reflita: Como seria a sua vida se você delegasse mais?

Mesmo sabendo que isso é importante, muitas pessoas insistem em tentar abraçar o mundo sozinho.

Não tem segredo nenhum. Delegar é algo muito simples e objetivo, mas requer bastante atenção.

Não adianta nada transferir uma atividade para outra pessoa, mas ficar pensando se o resultado sairá da forma como você imaginou.

Delegar é se entregar.

Você é do tipo que se entrega ou que vive tentando apagar vários incêndios ao mesmo tempo?

Acredite, quanto mais tarefas você acumula, menos tempo você tem para resolvê-las e a cada dia que passa essas tarefas não resolvidas são mais problemas acumulados.

Resumindo, sua vida se torna um caos.

Por isso, confira a seguir algumas dicas para aprender a delegar tarefas:

  • Priorize as atividades. Você pode escolher fazer o que é mais importante e entregar as atividades de menor importância;
  • Confie em quem você vai delegar. Sabe o que eu falei sobre se entregar? O trabalho deve ser bem feito, mas o seu jeito não é o único certo. Delegue e confie!;
  • Dê instruções claras. Tente deixar bem claro o que deve ser feito;
  • Defina o prazo. Informe sempre qual o prazo que a atividade seja finalizada.

Dessa forma você consegue abandonar a sua falta de organização no trabalho e focar no que realmente importa.

#7: Procrastinar é a arte de deixar tudo para amanhã

Você chegou no trabalho cheio de energia, pronto para terminar aquela tarefa importantíssima.

Mas, antes de começar, você aproveita para tomar uma xícara de café enquanto liga o computador.

Mas, por azar, você derruba café na mesa.

Logo, você começa a limpar, mas percebe que a mesa está desorganizada. Assim não dá para trabalhar, né?

Finalmente você está pronto para começar e vai para o computador.

De repente você já está no Facebook curtindo as fotos dos seus amigos. No entanto, um vídeo chama sua atenção e você decide assistir. Afinal, são só 10 minutinhos, nada que irá atrapalhar.

Esse vídeo leva a outro vídeo e lá se vão 3 horas perdidas procrastinando…

Isso tudo parece familiar?

Aposto que pelo menos uma vez na vida você deixou algo para depois que podia ser feito naquele momento.

Esse é o nocivo hábito de procrastinar.

Uma atitude desse tipo não é um problema se for algo esporádico, no entanto é preciso se atentar quando virar um hábito.

Pois além de causar problemas no trabalho, também pode afetar à saúde, pois ficamos com a sensação de mal estar quando adiamos uma tarefa.

Mas não se desespere. Confira como acabar com a procrastinação de uma vez por todas:

  • Não comece seu dia procrastinando. Quando o alarme tocar, levante de uma vez;
  • Remova as distrações. Nós já falamos sobre isso aqui, então foque em eliminar os vilões do seu tempo;
  • Faça uma coisa de cada vez. Tentar fazer tudo ao mesmo tempo não otimiza o seu dia;
  • Diminua seu grau de auto-exigência. A busca pela extrema perfeição pode lhe atrapalhar em vez de ajudar;
  • Faça o que tem que ser feito agora. Não significa que deve ficar pronto no mesmo dia, mas você deve dar o pontapé inicial.

Resumindo: sua história é você quem escreve.

E você escolhe fazer a sua história agora ou deixar para amanhã (de novo)?

Essas foram as minhas 7 dicas para você aprender como organizar o tempo e ser mais produtivo no trabalho. Se você quiser saber mais sobre esse assunto, leia também os 5 vilões da sua falta de tempo no trabalho. Boa leitura!

 

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