Conciliação de cartões para pequenas empresas

Conciliação de cartões para pequenas empresas: entenda como fazer 

A Conciliação de cartões para pequenas empresas é um trabalho complexo de confronto de dados das vendas via cartões com o que se recebe pela operadora.  

Isso é extremamente importante para empresas de todos os tamanhos, mas principalmente para as Pequenas e Médias Empresas (PMEs)

Esse processo permite a conferência de todas as taxas de cartão de crédito, para saber se são as mesmas contratadas com as operadoras. 

Por isso, nesta etapa é importante garantir que as operadoras realmente pagaram ao estabelecimento por todas as vendas feitas com cartões

Sem a conciliação de cartões de crédito, é muito mais difícil prever o fluxo de caixa futuro, acompanhar o faturamento e saber se o que cobrado de taxas pelas empresas de cartões realmente está correto.  

Algumas empresas costumam fazer esse processo manualmente; contudo, não é indicado, pois pode causar sérios prejuízos.

Confira abaixo tudo que você precisa saber sobre a conciliação de cartões para pequenas empresas: 

O cenário atual das PMEs no Brasil 

De acordo com dados do MDIC – Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços (MDIC), das 21 milhões de empresas ativas no Brasil, quase 99% são PMES. 

Conciliação de cartões para pequenas empresas
A conciliação de cartões pode facilitar a gestão financeira da sua pequena empresa!

Além disso, esse tipo de empresa, atualmente, é responsável por 60% dos empregos brasileiros e 30% do PIB, segundo dados do Sebrae

Dessa forma, as PMEs brasileiras são grandes impulsionadoras da economia do país.  

Desafios e erros na Conciliação em pequenas e médias empresas

Em primeiro lugar, o processo é trabalhoso, exige tempo e dedicação e está suscetível a erros, principalmente, humanos.  

No contexto das pequenas e médias empresas, onde as preocupações muitas vezes se concentra em custos operacionais, a conciliação de vendas em cartões pode se tornar ainda mais complexa. Nesse meio tempo, erros e fraudes podem acontecer, prejudicando o controle das receitas.  

O que é a conciliação de cartões? 

A conciliação de vendas feitas por cartões, seja de crédito, débito ou vales (alimentação, refeição, vouchers) consiste em conferir os dados financeiros e realizar a gestão de valores analisando se eles estão corretos.   

Essa função é vital para PMEs, pois permite verificação de que todas as vendas registradas correspondam às vendas capturadas pela operadora. 

É importante lembrar que erros podem ocorrer tanto no registro da operadora quanto no registro de sua empresa, especialmente quando o registro é manual.  

Por isso, a conciliação é uma etapa essencial para garantir a precisão dos dados e evitar possíveis problemas financeiros no futuro. 

Importância da conciliação de cartões para Pequenas Empresas 

A conciliação de cartões é um processo crucial para PMEs, pois garante precisão financeira e estabilidade operacional.  

Aqui estão as principais tarefas que demostram a importância desse processo: 

Ter clareza de tudo que vai receber de verdade 

Cada centavo conta! Por isso, é fundamental para uma gestão financeira eficiente ter clareza de todos os valores a receber, pois qualquer discrepância pode afetar o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio. 

Conciliação de cartões para pequenas empresas
O processo de conciliação de cartões quando feito de forma eficaz e simplificada, garante a precisão e controle sobre suas transações financeiras.

Verificar a taxa de cada operação das maquininhas  

Verificar a taxa de cada operação das operadoras é essencial para garantir que as taxas cobradas estejam de acordo com o contrato estabelecido.  

Dessa forma, isso ajuda a evitar cobranças indevidas que possam reduzir os lucros da empresa. 

Gerenciar vendas: canceladas, duplicadas e chargebacks 

A conciliação ajuda a gerenciar situações como vendas canceladas, duplicadas e chargebacks.  

Isso inclui confirmar se processam corretamente os cancelamentos, ajustam as vendas duplicadas e contabilizam adequadamente os chargebacks.

Como fazer conciliação de cartões em pequenas empresas 

A Conciliação de Cartões pode ser divida em três etapas fundamentais, descritas no passo a passo abaixo:   

Conciliação das Vendas 

Nessa etapa, ocorre uma auditoria completa das vendas do estabelecimento. É nesse momento que se: 

  • Verifica Divergências: Conferência se houve divergências nos valores registrados. 
  • Analise Cancelamentos: Determine quantas e quais vendas foram canceladas.”
  • Confirme Vendas: Verifique quantas vendas não receberam confirmação das operadoras.”

Conciliação dos Recebimentos 

Já nesse processo, se dá a gestão dos recebíveis. É quando se verifica parcelas e também: 

  • Verifique Transações: Confirme se recebeu cada transação corretamente, sem divergências.”
  • Confirme Cancelamentos: Verifique se as vendas canceladas foram confirmadas e se o valor foi descontado corretamente.”
  • Analise Chargebacks: Verifique se os chargebacks foram deduzidos.”
  • Verifica Tarifas e Antecipações: Se houve inconsistências de tarifas e se os valores de antecipações de cartões de crédito estão corretos. 
Conciliação de cartões para pequenas empresas

Conciliação Bancária 

Por fim, a última etapa é a gestão dos recebíveis. Composta por: 

  • Verificar Recebimentos: Conferência se existem diferenças nos valores recebidos em relação aos informados pelas operadoras. 
  • Confirmar Créditos: Verificação se tudo o que a empresa esperava receber foi de fato creditado na conta. 

O  Extrato Card, solução da Boavista para conciliação de vendas em cartão, monitora o volume de vendas realizadas via cartão de crédito, audita as taxas, controla os POS e faz a conciliação bancária dessas vendas. 

Sistema de conciliação de cartões: segurança e tecnologia 

Com um sistema de conciliação de cartões é possível otimizar o tempo que sua operação leva para conciliar suas vendas.

Além disso, é possível encontrar possíveis divergências de taxas, analisar seus recebíveis e verificar se as suas ordens de pagamento realmente foram expedidas para os seus bancos. 

Portanto, em um sistema de conciliação, você realiza ainda a auditoria das tarifas, análise de duplicidade, gestão dos cancelamentos e chargeback.

Cada venda é verificada individualmente. Assim, a sua tomada de decisão será mais assertiva e segura! 

Conciliação de vendas por lote ou POS – mais uma funcionalidade do Extrato Card 

A conciliação de vendas por lote ou por POS é mais uma funcionalidade disponível no Extrato Card.  

Ela pode ser utilizada caso não tenha qualquer tipo de integração disponível ou enquanto você aguarda a conclusão da integração do seu ERP com o nosso conciliador, e ainda caso você não possua integração com vendas realizadas em POS.

Ela é vantajosa para Pequenas e Médias Empresas, pois permite o primeiro confronto de informações entre as vendas realizadas com cartões, mesmo que você não tenha integração com um sistema de gestão (ERP).  

Com o Extrato Card a conciliação de cartões de crédito, é muito mais fácil e segura!

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