Pagamento em duplicidade: como evitar este erro na sua empresa

Em relação ao planejamento, o setor de contas a pagar tem uma tarefa importante: evitar qualquer pagamento em duplicidade. Esse é um problema que pode acontecer em qualquer empresa, sobretudo naquelas que contratam serviços de muitos fornecedores.

Uma solução possível para o fim dessa dor de cabeça é automatizar o processo de pagamento de contas. Mas, como fazer isso? E o que fazer quando ocorrer a duplicidade? Continue a leitura para saber mais!

Fiz um pagamento em duplicidade. E agora?

Tente a negociação direta com o fornecedor

Imediatamente após identificar que realizou a mesma transação duas vezes, procure o fornecedor e apresente para ele os comprovantes dos pagamentos.

De posse da informação sobre os dois pagamentos, o fornecedor pode entrar em acordo com você sobre a forma de devolução do valor, que pode acontecer em forma de crédito para compras futuras ou em dinheiro.

Acione a justiça

Por mais que o fornecedor tenha a obrigação legal de fazer a devolução do dinheiro, talvez ele apresente resistência na restituição. Assim, caso encontre dificuldades para obter seu dinheiro de volta, o melhor caminho é acionar a justiça.

Caso você comprove as tentativas frustradas de negociação extrajudicial, o fornecedor será obrigado a devolver o valor corrigido.

Como evitar o pagamento em duplicidade?

Terceirize o trabalho do contas a pagar

Para evitar os pagamentos em duplicidade, é fundamental ter no setor financeiro da sua empresa um profissional da área contábil ou uma empresa especializada em contabilidade.

A experiência é essencial para uma boa organização financeira, o que evitará problemas de planejamento, inclusive o pagamento em duplicidade.

Organize a rotina

A organização financeira da sua empresa envolve muitas ações importantes, como conhecer bem os prazos, traçar planejamentos estratégico para o orçamento, acompanhar as entradas e saídas do caixa, entre outras coisas.

Com todos esses cuidados, as chances de realizar um pagamento em duplicidade diminuem consideravelmente.

Você pode utilizar ferramentas de gestão de tarefas para organizar melhor seus compromissos e não cometer deslizes.

Automatize os processos

A tecnologia é uma importante aliada para o controle dos pagamentos da empresa. Nesse caso, você pode contar com uma ferramenta específica para a conciliação de pagamentos.

Com ela, você tem a possibilidade de gerar relatórios financeiros detalhados para que se tenha maior controle de lançamentos, receitas, entre outros, centralizar as contas em uma única plataforma, acompanhar os vencimentos, entre outras vantagens.

Se interessou por esse assunto? Clique aqui e entenda como funciona uma ferramenta para conciliação de pagamentos.

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Felipe Costa

Especialista em Conciliação Financeira | Boavista Tecnologia