Como estruturar o setor financeiro da sua empresa

Como estruturar e gerir um time de finanças de alta performance

Confira como estruturar o setor financeiro, potencializar a sua gestão financeira e como gerir uma equipe de alta performance na sua empresa. Continue lendo!

Uma boa gestão de equipe é fundamental para a manutenção de um time financeiro de alta performance na empresa.

No entanto, antes de tudo, é preciso conhecer algumas características de uma equipe que performa acima da média e ter claro o perfil de time que a empresa necessita.

Confira a seguir as principais dicas para montar uma equipe financeira de alta performance:

Como estruturar o setor financeiro

Antes de começar a pensar no time em si, é importante se aprofundar a respeito da empresa e entender quais são as necessidades estratégicas atuais.

Isso significa que você, como gestor ou diretor financeiro, precisa primeiro entender as expectativas da organização, mapear os processos e as rotinas atuais, ou aquelas que precisam ter, na sua área para que, posteriormente, você pense na estrutura do time.

Em seguida, é importante pensar a estrutura ideal para a sua empresa.

Você definir, por exemplo, se a estratégia será contratar profissionais mais jovens ou mais experientes, as competências estratégicas básicas para o funcionamento da área e etc, isso com a ajuda da área de Pessoas.

Somente depois dessas definições, você pensará em:

  • tamanho da equipe;
  • perfis de cargo que você deseja selecionar;
  • como será o processo de recrutamento e seleção;
  • onboarding;
  • e outras etapas que devem ser definidas em conjunto com o setor de Recursos Humanos.


Qual a estrutura ideal de uma equipe financeira?

De forma geral, a estrutura ideal do setor financeiro é aquela que atende às reais necessidades da empresa.

Assim, é possível saber quais são as características que os profissionais deverão ter e quais devem ser as suas habilidades, por exemplo, para sustentar os resultados da área.

O mercado aponta modelos e tendências, mas muitas das características irão depender do segmento da empresa, tamanho do negócio ou funções específicas que os profissionais irão desempenhar.

Contudo, existem processos e características que são comuns a qualquer profissional que ingressará no time:

  • Base de conhecimento concreta: independente do cargo, ele deve ter uma boa base de finanças, mas também ser especialista em alguma área (contas a pagar, contas a receber, tesouraria, caixa, controle bancário ou planejamento financeiro), assim o profissional terá maior facilidade em entender o impacto do trabalho dele nos resultados;
  • Cultura orientada por dados: finanças e dados andam de mãos dadas. Desta forma, o departamento financeiro e seus profissionais devem mensurar todas as suas ações com números e ter uma postura focada em dados, em vez de deixar levar-se pela intuição;
  • Diferenciais de um profissional de finanças qualificado: essas diferenças variam de acordo com o cargo, mas, de modo geral, a flexibilidade, atenção aos detalhes e a proatividade são bem-vindas no departamento financeiro.

Como aumentar a performance de um time de finanças

A alta performance de um time de finanças vem a partir de uma gestão eficiente e da valorização do profissional dentro das empresas.

É preciso que o gestor, e a organização como um todo, enxerguem a importância de cada pessoa e tenham maior dedicação em relação ao engajamento do time de trabalho.

Logo, o primeiro passo para o aumento da performance do time é a valorização humana.

Para que a sua equipe possa alcançar uma alta performance, o caminho é, também, buscar o desenvolvimento das habilidades de cada profissional e alinhar os conhecimentos do time para atender aos gaps da área.

Confira práticas que podem impactar positivamente a performance do seu time financeiro e, além disso, também ajuda a empresa a crescer:

Ferramentas

À medida que a empresa cresce, que o departamento financeiro vai se estruturando e que se faz necessário aumentar o desempenho da equipe, o uso de automação de finanças pode ser necessário e muito relevante para a gestão.

Por isso, confira algumas ferramentas disponíveis no mercado e como elas podem alavancar a performance do seu time:

  • Gerenciador Financeiro: este é um sistema que faz a gestão completa do financeiro e orçamentário, de maneira totalmente automatizada. É capaz de gerenciar as principais atividades do departamento financeiro, como: controle de cobranças, controle de entradas e saídas do caixa, gestão de gastos, mantém transações financeiras controladas e agiliza os processos. Um bom sistema garante um controle absoluto sobre tudo o que acontece no financeiro, potencializando a performance da equipe e dando tempo para que o time possa se concentrar em atividades estratégicas;
  • Sistema PDV: o sistema Ponto de Venda, também conhecido como frente de caixa, é responsável pela realização e fechamento das vendas, com emissão de documentos fiscais. Ele funciona de forma integrada com a gestão da loja e consegue unir todos os setores da empresa, incluindo o financeiro. Um bom sistema garante agilidade nos processos internos, melhor gestão de estoque e financeira e mais segurança e estabilidade;
  • Sistema de Gestão (ERP): O ERP, ou Enterprise Resource Planning, é um sistema integrado de gestão que centraliza as informações gerenciais da empresa, como: contabilidade, finanças, fiscal, RH, suprimentos, patrimônio e vendas. O ERP automatiza processos, otimiza o fluxo de caixa, facilita a gestão empresarial e elimina a necessidade de controles departamentais paralelos, já que está tudo centralizado;
  • Conciliador de Cartões: Um Conciliador de Cartões se trata de um software completo e robusto que otimiza a gestão de cartões da empresa, sendo possível centralizar todas as informações de operadoras e bancos, identificar inconsistência e erros em taxas, recebimentos e antecipações de cartões de modo mais simples e rápido, além de realizar a conferência das vendas mais rapidamente e ter uma visão da rotina financeira em uma única ferramenta e com maior segurança.

Processos de trabalho e formas de gestão

Utilizar ferramentas é apenas uma das possibilidades de agilizar os processos dessa área, desde cada colaborador individualmente até a gestão do time como um todo.

Por outro lado, apenas ferramentas não são suficientes para aumentar a performance de um time financeiro.

Daí, é importante destacar os processos e a gestão.

Confira os principais pontos para melhorar os processos do seu time e otimizar a sua gestão:

  • Reunião Five Minutes: A ideia é que os colaboradores, ao chegar no escritório, fiquem de pé e disparem uma sinopse dos itens mais quentes na sua lista de urgências. Bastam apenas 5 minutos para alinhar as principais demandas. Essa é uma maneira de manter todos trabalhando em sincronia. Através dela, o gestor financeiro consegue visualizar a situação como um todo e, caso algum deles esteja com um gargalo na rotina, é fácil decidir rapidamente se vale a pena se dedicar a isso ou delegar a demanda;
  • Feedbacks One-on-One: Com esse tipo de feedback há um melhor fluxo de informações na empresa de baixo para cima, o que possibilita reações e decisões mais rápidas e preventivas, melhor engajamento dos colaboradores através de feedback, direcionamento e desenvolvimento de carreira, mais confiança na relação entre gestor e liderado. One-on-ones devem ser frequentes, realizado-se um feedback de gestor para colaborador e vice versa e, se possível, precisa ser feito pelo menos quinzenalmente;
  • Estude a cultura: esteja por dentro da cultura e propósito da sua empresa e busque formas de disseminar isso na sua equipe. Oferecer ás pessoas um sentido para o trabalho pode garantir maior produtividade e satisfação no ambiente laboral. Experimente criar “rituais” para falar dos valores da empresa, destacar bons exemplos de comportamentos ou até prover reconhecimento no time.

Oxigenação mensal

As empresas precisam de ideias cada vez mais inovadoras para otimizar os processos e potencializar os resultados.

Para isso, confira o que você pode fazer para tirar o time da rotina pesada e burocrática, oxigenar os pensamentos e ajudar a desenvolver as habilidades dos colaboradores:

  • Treinamentos internos: treinamentos são uma das maneiras de aumentar a performance do seu time. Você deve identificar qual a necessidade de conhecimento de todos os colaboradores e trazer um treinamento como uma forma de permitir que a equipe se desenvolva e aplique os conhecimentos no dia a dia. No entanto, se apenas um ou dois precisam de um conhecimento específico, pode-se fornecer outras formas de aprendizado. Confira a seguir:
  • Cursos online e certificações: esses podem ser uma ótima opção para atualizar os colaboradores (inclusive você) no mercado, alinhar os conhecimentos da equipe e capacitar profissionais que têm muito potencial, mas pouca bagagem. Essa também pode ser uma maneira de incentivar um colaborador, presenteando-o com uma certificação, por exemplo;
  • Eventos na área financeira: hoje em dia existem diversos eventos brasileiros na área de finanças, contabilidade e afins. Esta é uma excelente maneira de aumentar a performance do time financeiro, pois além da troca de conhecimentos com referências da área, é possível se atualizar sobre as novas tendências e obter um grande aprendizado com uma imersão em eventos desse tipo.

O setor financeiro não é mais apenas o que foi ensinado na academia.

Ele pode e deve inovar, afinal, a maneira como as empresas estruturam suas equipes e trabalham para aumentar a performance do time mudou completamente.

É claro que isso não significa que tudo o que for novo deve ser implementado.

O ponto é que o setor financeiro deve estar aberto à novas ideias e, além disso, deve dar voz aos integrantes do time.

Não existe “receita de bolo”, mas percebeu o que você pode fazer para otimizar a sua gestão e potencializar as áreas financeiras da empresa?

Pensando nisso criamos um quadro no trello que pode ajudar ainda mais a sua jornada como um líder de times que performam acima da média. Confira!

 

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