Contas a pagar: 5 práticas para otimizar os seus pagamentos

O setor financeiro é uma área chave de uma empresa, pois é sua função fazer um acompanhamento de todas as entradas e saídas e, a partir disso, organizar todos os orçamentos dos demais setores. 

Por isso, fazer uma boa Gestão Financeira é essencial para garantir o sucesso de uma empresa. E pra quem acha esse processo é simples, é bom pensar duas vezes.

Para fazer um controle financeiro completo, é preciso dar conta das contas a pagar, contas a receber, tesouraria, fluxo de caixa, contabilidade e não para por aí. Muitas atividades, não é mesmo?

E para te ajudar a entender mais sobre esse mundo financeiro nós vamos detalhar o que são as contas a pagar e quais são a principais atividades dessa área.

O que é Contas a Pagar?

O Contas a Pagar é a área financeira responsável por toda e qualquer saída de caixa da empresa, ou seja, é dever dele gerenciar e acompanhar todas as despesas e, além disso, administrar todas as obrigações financeiras da empresa.

As obrigações financeiras assumidas pela empresa são exatamente todas as contas que ela deve pagar, ou seja, os pagamentos dos funcionários, a conta energia elétrica, a matéria-prima para a produção de um produto e assim por diante.

Quais os objetivos do Contas a Pagar?

Ter um controle sobre todos os pagamentos a serem realizados, e também dos que já foram realizados, é o principal objetivo do Contas a Pagar. Como também, a partir desse ponto, alimentar as ferramentas responsáveis pelo controle orçamentário e pelo fluxo de caixa.

No entanto, importante afirmar que o Contas a pagar não se resume apenas a processos operacionais, pois um dos principais objetivos da área é oferecer uma visão estratégica para todo o setor financeiro e torne possível prever quais recursos serão necessários para pagamentos futuros e se eles já estão disponíveis ou não.

Boas práticas para a gestão de contas a pagar

Não existe uma receita perfeita para gerir contas, sejam elas a pagar ou receber, que garanta o sucesso para o setor financeiro da sua empresa, mas existem algumas boas práticas, que vão trazer mais organização para a rua rotina.

1. Organize as contas

Pode parecer redundante, mas antes de organizar a sua rotina é necessário organizar as sua contas. Não as suas contas pessoais, mas sim as contas da empresa, claro.

Crie o hábito de seguir uma ordem de pagamentos, pode ser por data, por quantia ou por fornecedor, por exemplo, essa ação é extremamente importante, pois ao fazer pagamentos sem uma sequência lógica você pode acabar esquecendo um, ou até pior, pagar uma mesma conta duas vezes.

2. Acompanhe as datas de vencimento

Ficar atento às datas de vencimento é fundamental para a saúde financeira de uma empresa, pois pagar contas fora do prazo é sinônimo de pagar multas e juros. E uma certeza que existe é: ninguém gosta de pagar juros.

E para te ajudar existe uma técnica que pode ser bem eficiente: agende os seus pagamentos que são despesas fixas. Se todo mês você vai pagar uma mesma conta e que sempre será o mesmo valor, já deixe esse pagamento agendado previamente. Essa ação vai te ajudar a não deixar que essas contas sejam esquecidas por algum motivo.

3. Otimize os seus pagamentos

Sabe aquela conta que se você pagar até determinada data você ganha desconto? Então, documente todas elas e se organize para pagar nas datas limites.

Esses descontos, por mais que pequenos, são muito importantes, eles vão te dar uma folga maior para negociar um outro pagamento, ou vão servir para cobrir um gasto emergencial, por exemplo.

4. Adote uma ferramenta

Uma boa ferramenta de automação vai ser a sua melhor amiga no momento de organizar todas as suas atividades. Um sistema de gestão mais robusto é fundamental para otimizar o seu tempo e dar uma visão mais estratégica dos processos.

5. Renegocie pagamentos atrasados

Por mais que você esteja 100% organizado e ciente de todos os seus vencimentos, a possibilidade de ocorrer atrasos nos pagamentos ainda existe. Concorda?

Por isso, caso você perceba que não conseguirá fazer o pagamento até a data de vencimento, é indicado entrar em contato com o seu fornecedores e solicitar uma negociação do pagamento.

O importante é manter o fornecedor ciente da sua situação e da sua vontade de reorganizar o seu planejamento e cumprir com os prazos.

Gestão de contas a pagar na prática

A rotina de Contas a Pagar varia de acordo com o tamanho e o segmento da empresa. Afinal, não se espera que micro e pequenas empresas tenham tantas contas quanto grandes indústrias, não é mesmo?

Mas, independente da quantidade de pagamentos a serem feitos no dia a dia, a pessoa responsável pelo Contas a Pagar segue os seguintes passos:

1. Conferir no sistema de gestão, ou ERP, todos os pagamentos agendados para aquele dia e imprime o relatório detalhado do ERP;

2. Após isto, conferir o relatório impressos com os documentos físicos recebidos;

3. A próxima etapa é lançar os pagamento no banco através do internet banking e quando concluir, imprimir o relatório do banco, que deve coincidir com o relatório já impresso do ERP.

4. Os documentos acima devem ser levados para a pessoa que tem o perfil de autorização dos pagamentos para ela conferir e autorizar.

5. No dia seguinte, a pessoa do Contas a Pagar, confere o relatório do ERP do dia anterior com o extrato bancário validando os pagamentos e realizando as baixas no ERP nas respectivas contas correntes. 

Utilize um sistema de conciliação de pagamentos

A conciliação de pagamentos se torna muito mais prática e segura, quando o cliente conta com uma plataforma automatizada.

Com uma ferramenta como essa, se torna possível visualizar todos os pagamentos de seu grupo de empresas, desde os que já foram feitos e agendados até os que ainda serão realizados.

Dessa forma, você importa diariamente todos os lançamentos previstos para pagamento e compara com as informações dos documentos que foram emitidos pelos seus fornecedores, como uma nota fiscal ou um boleto, por exemplo.

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Felipe Costa

Especialista em Conciliação Financeira | Boavista Tecnologia