Planilha x software: Saiba qual a melhor opção para o seu negócio

A modernização dos sistemas de gestão financeira tem trazido melhorias para todos os setores das empresas. O software, recurso tecnológico acessível online, é uma das ferramentas disponíveis em processos de automação de uma empresa que decidiu migrar seus arquivos e fluxos para uma plataforma especializada.

Na rotina de um sistema financeiro das empresas, o uso de planilhas eletrônicas, como o Excel, ainda é uma prática recorrente, tanto por terem sido um dos primeiros recursos digitais de armazenamento, processamento e emissão de dados, como também pela praticidade e ferramentas de cálculos e organização de informações.

Porém, assim como o mercado vai modernizando fluxos, as práticas e os recursos tecnológicos também precisam acompanhar essa movimentação, porque o cliente cada vez mais também vai acompanhando novas ferramentas mais práticas, intuitivas e acessíveis em qualquer dispositivo eletrônico e digital.

Se sua empresa precisa lidar com uma grande movimentação de dados, o uso de software pode ser mais eficaz pois consegue trabalhar com um volume grande de tráfego e também ser usado como ferramenta integradora. 

É necessário compreender corretamente a rotina de trabalho da sua empresa para determinar o sistema mais eficiente. Esse artigo traz explicações e vantagens sobre cada um e suas diferenças na rotina do departamento financeiro. 

Vamos conhecer melhor neste artigo as vantagens e diferenças na rotina do departamento financeiro entre o uso da planilha e do software.

Boa leitura!

Planilha ou software: entendendo os dois programas 

O uso de tecnologias para gerenciamento financeiro tornaram comum, até mesmo um hábito, o uso de planilhas em programas como Excel, da Microsoft, inclusive com elaboração de cursos e treinamentos para aperfeiçoamento do uso.

Existem diversos outros editores de planilha disponíveis gratuitamente e que foram se aperfeiçoando nos recursos e também no uso que as empresas passaram a fazer deles. Porém, os fluxos e processos de uma empresa também vão se modernizando com o tempo e a gestão vai exigindo procedimentos mais específicos no uso, armazenamento e processamento dos dados.

Por ser mais frequentemente usada por profissionais de Administração, Contabilidade ou Gestão de Empresas, a planilha de Excel é o recurso que se torna mais simples de usar. Mas, pode se tornar menos eficiente quando a empresa gera um volume grande de informação e a operacionalidade do sistema fica mais pesado e lento.

A funcionalidade das planilhas está na organização e registro de todos os dados de uma empresa, vendas, estoque, controle de pagamentos, sistematizados em quadros compostos por linhas e colunas. O Excel permite ainda realizar cálculos complexos pré-programados, gerar gráficos de resultados, visualização de porcentagem, listas, etc.

Os softwares de gestão financeira vão além por ser um recurso direcionado e organizado de acordo com a necessidade da empresa e suas particularidades. Eles podem ser programados e ajustados de acordo com os dados e itens de uso contínuo constante da empresa e também serem modificados a cada nova necessidade de instrumentalização de um processo ou do fluxo.

Quais as diferenças entre os recursos? 

Podemos dizer que principalmente a diferença está no processo manual e automático. O uso de planilha em programa de computador exige que o usuário preencha os dados e informações constantemente. No recurso do software é possível automatizar a utilização, de modo que o sistema tenha autonomia para comparar dados, agendar procedimentos, realizar pagamentos automáticos, gerar conteúdo e relatórios previamente programados.

Mais segurança

O uso de software garante a criptografia e a segurança das informações e dados que funcionam online, 24 horas por dia, sem perda de dados, com backup automático. O uso de planilha manual deixa margem para problemas com relação à CPU ou memória do computador, manuseio por diferentes profissionais que podem errar fórmulas padronizadas ou que poderiam ser pré-programadas pelo software.

Garantia de suporte

No software de gestão financeira a equipe fica disponível online, com acesso ainda por telefone, chat, e-mail aos usuários para qualquer dúvida. Com o uso da planilha tradicional é exigido uma equipe específica para identificar, apurar e melhorar os fluxos ou problemas decorrentes da produção da empresa.

Acesso prático

Na gestão com o software, as ferramentas são mais práticas e intuitivas para o usuário, diferente do uso da planilha manual que, quanto mais complexas, mais exigem cálculos e comandos específicos.

Colaboratividade

Os softwares são planejados como um sistema intuitivo e aberto entre os usuários cadastrados, com a facilidade de produção de relatórios e uso comum por mais de uma pessoa. Na planilha tradicional não há interação e o uso é feito por usuário por vez.

Como escolher o melhor para sua empresa? 

Apontamos aqui algumas das principais diferenças entre os dois recursos e os benefícios, caso sua empresa opte por migrar processos para automatização, com uso de software.

O software de gestão financeira é um investimento que garante menos custos a longo prazo, ainda que as planilhas de Excel sejam gratuitas. O custo benefício vai além com funcionalidades direcionadas para a realidade da empresa, banco de dados de clientes, fornecedores e produtos, atualização constante de ferramentas e acesso remoto.

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Conclusão

Neste artigo apresentamos diferentes possibilidades de custo benefício para migração de sua empresa para o ambiente digital e automatizado e os recursos possíveis que a modernização garante para o fluxo de produção da gestão financeira.

A comparação entre o uso de planilha manual e sistemas de gestão online apontam para um futuro que já é real, palpável, de ter uma gestão online, em tempo real e acessível em qualquer parte do mundo.

Dessa forma é que a Boavista Tecnologia vem oferecer para sua empresa produtos de alta qualidade na área de tecnologia digital com produtos e serviços para o setor financeiro.

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Até breve!

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