Como obter sucesso com gestão integrada de matriz e filiais?

Ampliar o seu negócio por meio da abertura de filiais é uma fase positiva na trajetória de qualquer empresa, sobretudo quando consideramos que isso significa prosperidade o bastante para que fosse necessária a abertura de novas unidades.

Diante desse desafio iminente, surgem diversas técnicas para administração corporativa — e chegou a hora de falarmos sobre a essencialidade da gestão integrada no crescimento de um empreendimento.

Isso se deve ao fato de que, ao administrar matriz e filiais, algumas situações podem parecer confusas, considerando que cada uma tem suas demandas, rotinas e diversos outros detalhes.

Quer saber o que é o sistema de gestão integrada e quais os benefícios pode trazer para a sua empresa?

Confira:

O que é sistema de gestão integrada?

O sistema de gestão integrada é a unificação de todos os dados da matriz e das filiais por intermédio de um software de gestão. Isso permite que uma unidade tenha acesso às informações das outras.

Existem diversos relatórios que podem ser analisados para estratégia gerencial. Alguns exemplos comuns são:

• os valores de recebíveis em cartões de cada uma;
• as vendas realizadas;
• os produtos disponíveis nos estoques.

Por que ter uma gestão integrada é importante?

Porque essa prática oferece facilidade no controle sobre as finanças de cada unidade — e do negócio em geral. Ao utilizar um sistema para cada loja, seria necessário aguardar o envio das informações recolhidas em cada unidade pelo responsável das filiais.

Com a unificação, é possível ter acesso imediato a tudo, reduzindo o tempo de espera e otimizando as rotinas (contando com análises dinâmicas de relatórios e eficiência no controle das tarefas).

Para complementar esses dados, trouxemos uma lista com outros motivos que respaldam a importância da integração das informações.

1. Auxilia no planejamento dos recebíveis em cartões

Com o sistema integrado, é possível ter acesso a todos os valores relativos aos recebíveis de cada unidade. Isso possibilita planejamento coerente do fluxo de caixa, acompanhando a quantia que será creditada na empresa via recebíveis em cartões.

2. Ajuda na fiscalização de empréstimos que têm as vendas parceladas como garantia

Com a unificação de informações, é possível identificar os valores de recebíveis que servirão de garantias em empréstimos. Assim, esse valor comprometido será separado dos demais que serão creditados, mostrando qual é a real situação do fluxo de recebíveis.

3. Permite a verificação instantânea dos estoques de todas as unidades

Se um produto está em falta em uma loja e há grande procura dele, é viável verificar de forma imediata se ele está disponível em outra unidade e usar a transferência de estoque como solução. Assim, é simples evitar falha nas vendas, eliminando o risco de o cliente buscar o produto na concorrência.

4. Possibilita a execução e o controle das tarefas de maneira eficiente

Um outro benefício muito importante da gestão integrada é a redução dos trabalhos repetitivos em diversas situações, como:

• nas gestão de contas a receber;
• na gestão de contas a pagar;
• na gestão de compras.

Quando é possível observar um cenário com diversas lojas, ao contrário de que cada uma desempenhe suas tarefas de forma isolada, os procedimentos podem ser realizados de forma única, possibilitando o desempenho e controle das atividades com maior eficiência e agilidade.

Como essa prática facilita a integração dos recebíveis em cartões?

É seguro dizer que a integração da gestão dos recebíveis em cartões de todas as unidades de uma empresa pode auxiliar na tomada de decisões, sobretudo no que diz respeito ao planejamento financeiro.

Trabalhar com várias operadoras e bandeiras de cartões dá muito trabalho — e quem não tem uma gestão integrada tem de acessar os portais de cada operadora para consultar os extratos, um por um. Quando várias filiais precisam passar por toda essa burocracia, é quase inviável fazer um controle qualitativo.

Uma ótima notícia é que o mercado conta com soluções como o e-extrato, uma ferramenta para conciliações de vendas em cartões capaz de auxiliar na automatização, além de tornar a gestão mais segura e unificada.

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Kelma Pinheiro

Diretora de People