Fechamento do caixa: o que é e como fazer corretamente?

Fazer o fechamento do caixa é uma atividade bastante comum na rotina dos operadores e muito importante para a saúde financeira da empresa. No entanto, também é uma atividade que necessita de foco e atenção e que pode gerar dúvidas entre os operadores, gestores financeiros e até mesmo entre os empreendedores.

Diante disso, é preciso conhecer estratégias e soluções que permitam que você faça o fechamento do caixa corretamente e torne essa atividade uma aliada da gestão eficiente do negócio.

Quer saber mais sobre o fechamento do caixa, os benefícios de adotar essa atividade na rotina e um passo a passo completo para fazer essa atividade?

Então, continue a leitura deste artigo, tire todas as suas dúvidas sobre o assunto e comece a tornar o seu fechamento do caixa ainda mais eficiente. Acompanhe!

O que é fechamento do caixa?

O fechamento do caixa é a atividade de conferir todas as entradas e saídas do caixa da empresa em um determinado período. Ao fechar o caixa, é possível conferir se os valores estão corretos, qual o saldo final e fazer as correções necessárias.

Essa atividade faz parte do controle financeiro e da rotina diária de todas as empresas e, ainda que pareça ser uma atividade simples, ela requer atenção e muito cuidado.

Afinal, por meio do fechamento do caixa é possível encontrar erros, enganos ou mesmo fraudes de terceiros.

Portanto, ao realizar essa ação diariamente é possível corrigir possíveis falhas e evitar que provoquem perdas financeiras na empresa.

É importante destacar que o fechamento do caixa deve ser realizado também mensalmente.

No entanto, independentemente da frequência, quanto mais tempo você demorar para descobrir um erro, mais difícil será recuperar os danos causados por ele.

Portanto, é extremamente importante que o fechamento seja feito adequadamente, para que as entradas e saídas estejam devidamente corretas.

Qual a principal função do fechamento do caixa?

Fazendo o fechamento do caixa na sua empresa, é possível;

• obter um rigoroso controle sobre todos os valores que entram e saem do caixa (pagamentos e sangrias);
• evitar retiradas do caixa que não foram programadas ou não foram registradas, especialmente para o pagamento de despesas pessoais;
• identificar possíveis erros de cobrança equivocada, como falhas no troco ou no preço dos produtos;
• ou identificar uma quantidade maior de dinheiro no caixa do àquilo esperado.

O que é fundo de caixa?

O fundo de caixa se trata de um valor guardado em uma conta bancária para que possa ser utilizado posteriormente para reformas ou projetos da empresa. Ou seja, é como se fosse uma poupança guardada para eventuais necessidades.

Diferentemente do fundo de reserva, que este estará com destino certo, o fundo de caixa é uma reserva de dinheiro.

O que é sangria de caixa?

A sangria de caixa se trata de uma retirada de dinheiro que não foi programada e que pode ser feita várias vezes ao longo de um dia. No entanto, ainda que não seja programada, a sangria deve ser contabilizada no total de transações que serão apuradas ao final do dia no fechamento do caixa.

Se não houver o acompanhamento da sangria de caixa, há o risco das contas não baterem corretamente.

Como fazer o fechamento do caixa corretamente? Confira o passo a passo:

Faça a abertura do caixa

Para fazer o fechamento do caixa corretamente, o primeiro passo começa antes mesmo de fechar o caixa de fato.

É importante dar entrada no valor inicial de reserva, também conhecido como fundo de troco.

Esse fundo não é originado de nenhuma venda, se trata apenas de um valor inicial de reserva utilizado apenas para dar troco aos clientes.

Você deve registrar o saldo inicial e, caso esse valor já venha lançado automaticamente, é importante verificar se o saldo está de acordo com o que realmente está no caixa.

Registre todas as entradas e saídas do caixa

Este passo requer uma atenção extra, pois é essencial para que todos os dados financeiros estejam corretos ao final do dia.

Nesta etapa é importante que, durante o expediente, o operador de caixa registre todas as movimentações, ou seja, todas as entradas e saídas, principalmente as em dinheiro, seja manualmente ou em um sistema de gestão.

As entradas são todas as vendas que aconteceram ao longo do dia e as despesas são tudo aquilo que foi pago pela empresa.

Mesmo quando houver a necessidade de um reforço de caixa, é importante fazer o registro minucioso dessa ação.

Além disso, também é importante reunir os comprovantes de todas as operações, pois eles serão essenciais no posterior fechamento do caixa.

Durante essa etapa, também pode acontecer a sangria de caixa, que também deve ser registrada.

Um outro cuidado importante é separar todos os comprovantes por tipo, o que vai facilitar o fechamento do caixa.

Você pode unir os comprovantes de vendas com cartão de crédito rotativo e de crédito parcelado e separá-los das vendas com débitos, tickets, cheques e demais pagamentos, por exemplo.

Dessa forma, toda operação de fechamento do caixa ficará muito mais fácil.

Faça a conferência dos valores do caixa

Nesta etapa, o operador de caixa deve somar os valores de acordo com o tipo de movimentação e contar a quantidade dos documentos da modalidade à prazo, por exemplo:

• dinheiro (notas e moedas);
• chegues (à vista e pré-datados);
• comprovantes de vendas em cartão (crédito rotativo, parcelado e débito);
• tickets;
• pagamentos diversos.

Além desta contagem, o operador deve somar os pagamentos que foram realizados, como vales para empregados e outras despesas.

Caso o troco foi entregue errado, houve algum lançamento incorreto ou a ausência dele, sangrias não registradas ou mesmo a troca de produtos sem realização da baixa, é nesse momento que essas divergências aparecem.

Portanto, é muito importante registrar e anotar tudo.

Além disso, é aconselhável que o fechamento do caixa seja realizado ao final do dia ou na troca de turno do operador, para diminuir as chances de esquecimento do que foi feito durante o período de trabalho.

Desta forma, é possível realizar um fechamento do caixa correto e efetivo.

Finalize e faça o fechamento do caixa

Esta etapa consiste em somar o total de entradas e diminuir todas as saídas. O resultado deve ser exatamente igual ao saldo anterior do caixa.

Lembre-se:

Após o caixa fechado, é importante que a tesouraria, aleatoriamente, confira os valores do fundo de troco dos caixas.

É importante citar também que, eventualmente, a auditoria deve fazer a conferência do caixa ao longo da semana.

Quando você contrata um operador de caixa, é importante deixar claro que a sua responsabilidade será manter o controle de todas as entradas e saídas do seu caixa, portanto, o saldo somente apresentará divergências se esse controle não for feito de forma correta.

Entretanto, para que haja algum desconto por parte do empregador no caso da falta de dinheiro no caixa, existem duas opções:

• o contrato de trabalho do operador de caixa deve conter a previsão dessa responsabilidade, que deve ser acordada previamente;
• deve haver comprovação de ato culposo do empregado (negligência, imperícia ou imprudência) e dano efetivo vinculado a ele.

Confira o que diz o Artigo 462 da CLT sobre isso:

“Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.

Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.”

Uma prática frequente para amenizar essas possibilidades, é ter um dinheiro reservado para cobrir os riscos dos colaboradores que lidam com manuseio constante de dinheiro.

Esse dinheiro é chamado de quebra de caixa e, geralmente, é pago aos caixas de bancos, supermercados e etc. A Convenção Coletiva dos Comerciários discute esse tema e garante ao empregado o recebimento a quebra de caixa de 10%.

Lembrando que qualquer ajuste coletivo só será admitido como válido se for mais benéfico ao empregado, em face dos dispositivos da Constituição Federal, CLT e demais normativos do Ministério do Trabalho e Emprego e Sindicatos.

Fechamento do Caixa X Conciliação de Cartões: quais as diferenças?

Apesar de algumas empresas ainda acreditarem que, ao fazer o fechamento de caixa, também estão fazendo a conciliação de cartões, a verdade é que essas duas atividades são completamente diferentes.

O fechamento do caixa consiste em conferir as entradas e saídas do caixa da empresa, independentemente do seu tipo (dinheiro, cartão, ticket, etc), de forma que os valores estejam corretos.

Já a conciliação de cartões é o confronto das vendas realizada em cartão com o que foi registrado na adquirente, a fim de conferir se as parcelas das vendas serão recebidas no valor e prazo correto.

E não é apenas isso, a conciliação de cartões também envolve auditoria de chargebacks, cancelamentos, antecipação de cartão, conciliação bancária e muito mais.

Confira as principais diferenças entre as atividades:

 

Fechamento do Caixa	Conciliação de Cartões
Ajuda a compreender principais prazos e datas para empresa	Confronta os dados das vendas em cartão com o que foi recebido pela adquirente
Faz a conferência do resultado financeiro diário	Monitora taxas cobradas em aluguel de POS, vendas em cartão e antecipação de recebíveis
Possibilita entender melhor a preferências dos clientes na escolha dos meios de pagamento	Audita chargebacks, cancelamentos, estornos e antecipações de parcelas de vendas em cartões
Previne riscos	Garante que tudo o que foi vendido em cartão foi realmente pago pelas adquirentes, evitando perdas

Deu para entender a importância do fechamento de caixa na sua empresa? Então, aproveita para ler mais sobre a conciliação de cartões e se tornar um especialista neste assunto. Boa leitura!