Desde que foi anunciado, o Pix se tornou uma das formas de pagamento mais utilizadas pelo consumidor, e é fundamental adaptar seu negócio para conciliar as vendas por meio desse formato.
Embora não seja mais uma novidade, muitos empreendedores ainda podem ter dúvidas sobre as possibilidades da transferência instantânea, e qual a melhor forma de monitorar esses recebimentos.
No entanto, é fundamental realizar um planejamento completo antes de implementar essa opção no seu estabelecimento para não ter problemas contábeis ou fiscais no futuro.
Então, se deseja adotar o Pix na sua empresa, nós, da Boavista Tecnologia, sabemos como te ajudar! Confira as dicas que separamos sobre a conciliação desse meio de pagamento, e veja como ele funciona na prática.
Pix: mais um meio de pagamento
O Pix é a nova forma de pagamento, lançada pelo Banco Central do Brasil (Bacen) em novembro de 2020, e se tornou um dos métodos de transferência mais usados pelos consumidores.
De acordo com dados do Bacen, até julho de 2022 existiam 478 milhões de chaves cadastradas para transações financeiras, o dobro da população brasileira. 95% desses registros são de pessoas físicas, ou seja, usuários comuns.
Essa popularidade se deu pelas características que o Pix apresenta, como:
- gratuidade nos envios e recebimentos;
- praticidade na hora de movimentar o saldo;
- cadastro gratuito;
- aceitação em milhões de estabelecimentos.
A alternativa surge como mais um meio de pagamento para os consumidores honrarem seus compromissos financeiros e realizarem transações comerciais.
Além disso, as empresas também foram beneficiadas, podendo ter suas próprias chaves jurídicas para receber ou enviar pagamentos referentes ao varejo. Esses cadastros são associados a uma conta bancária em nome do estabelecimento, que também gera extratos e contabiliza todas as movimentações.
Ainda, existe a possibilidade de usar o Pix por meio de QR Codes, o que torna o processo ainda mais simples para o cliente.
No entanto, esse formato funciona como um pagamento normal, mesmo que não seja mediado por nenhum sistema ou maquininha. Nesse caso, ele também exige um devido monitoramento por meio de conciliação.
Como a conciliação de vendas funciona atualmente?
Atualmente, a conciliação de vendas em estabelecimentos de varejo acontece, principalmente, com transações feitas via cartão de crédito ou débito, a partir de algumas etapas comuns na maioria dos empreendimentos. Veja cada passo:
1. Recebimento do valor
Quando o cliente deseja finalizar a compra, o valor é recebido pelo POS ou TEF pela sua maquininha.
Ele também deve ser registrado no seu sistema de gestão (ERP), que controla as vendas e outros cadastros para tornar sua rotina comercial mais simples.
É por meio dessa plataforma que a operadora do cartão é notificada, avaliando se existe a possibilidade de concluir a compra.
2. Operado autoriza a compra
No cartão, ou mesmo por boletos, por exemplo, a operadora deve autorizar a transação e repassar para a instituição financeira responsável.
Isso é necessário para atestar a existência de saldo ou de margem de crédito na conta do consumidor.
Geralmente, essa comunicação acontece dentro de alguns segundos, quando a maquininha ou sistema processa o pagamento.
3. Banco repassa o valor
Por fim, o banco repassa o valor pago na sua conta corrente ou jurídica, de acordo com o que estiver vinculado ao seu sistema.
Além disso, é comum que o procedimento demore alguns dias para disponibilizar o montante, dependendo do pacote que você adquiriu junto à operadora da sua maquininha.
4. Sistema concilia as vendas
Apenas depois de realizar todas essas etapas durante o pagamento é que o sistema poderá conciliar as vendas. Isso porque ele poderá acessar os detalhes e confirmar que o processo foi bem-sucedido.
Assim, desconta os devidos itens do estoque, anexa o montante no relatório de contabilidade e desconta os tributos referentes à operação.
Com um sistema moderno, como o Método Boavista de Conciliação, as informações do seu ERP, os valores repassados pelas operadoras com as quais você trabalha, e os números dos seus extratos bancários são confrontados para que seja possível identificar possíveis falhas.
Qualquer operação financeira que demanda verificação da operadora e do banco realiza a conciliação dessa forma.
E a conciliação de vendas com o PIX?
Enquanto isso, com o lançamento do Pix, a conciliação de vendas passou a sofrer algumas alterações.
Afinal, a transferência não possui mediador, sendo feita diretamente da conta do cliente para a sua. A ferramenta responsável por isso é o Sistema de Pagamentos Instantâneos, a infraestrutura criada pelo BACEN para liquidar as transações via Pix.
No entanto, por não estar associado ao seu sistema ERP, em um primeiro momento, pode ser mais difícil identificar as informações que acompanham esse recebimento, pois não é contabilizado de forma integrada.
Nesse caso, é necessário adotar outros métodos para ser capaz de controlar os pagamentos por Pix de maneira eficiente.
Para isso, existem algumas dicas que podem ajudar o seu negócio. Confira:
1. Utilize as mesmas contas bancárias
Seja por meio de cartão de crédito ou por Pix, busque manter a mesma conta bancária registrada no seu sistema. Ou seja, concentre todas as operações no mesmo lugar.
Dessa forma, será mais simples de comparar os extratos e identificar possíveis falhas financeiras que comprometem a sua organização contábil.
E uma vez que a conta bancária jurídica é flexível, você poderá vincular ela na maquininha, no seu sistema ERP e criar uma chave de recebimento instantâneo sem precisar abrir outro cadastro.
Além disso, procure usar as mesmas chaves Pix, para evitar confusões na conferência. Algumas pessoas podem transferir por meio de DOC ou TED, e é importante distinguir os dados durante a conciliação.
2. Gere um comprovante de recebimento
Se o seu negócio passou a utilizar o Pix como forma de pagamento, considere gerar um comprovante de recebimento para essa operação.
Pode ser um método simples, como anotar em uma planilha, apenas para ter os registros oficiais de que recebeu o valor.
Estabelecimentos de maior porte utilizam as maquininhas para emitir um QR Code, por exemplo, o que deixa registrado a movimentação, para a futura conciliação.
No entanto, se o seu varejo está em expansão ou você ainda não possui uma plataforma de integração que conte com essa alternativa, gere um comprovante manual para auxiliar na conferência do extrato posterior.
3. Tenha um sistema de conciliação moderno
Ainda, se você quer conciliar suas vendas com Pix, é fundamental considerar um sistema moderno para te auxiliar nesse processo.
Ter uma ferramenta adaptada para esse método poderá facilitar a sua rotina contábil, além de agilizar as verificações e identificar os erros mais rapidamente.
Com um sistema integrado, o seu empreendimento também poderá unir outros bancos de dados, como estoque e emissão de nota fiscal, mesmo para uma forma de pagamento recente como o Pix.
Conheça a Boavista Tecnologia
A Boavista Tecnologia é uma empresa especializada em consultoria e serviços de Tecnologia da Informação (TI), e oferece diversas soluções para o seu negócio, como o e-Extrato Card e a Conciliação de Pix.
Atuando no mercado há mais de 30 anos, a companhia pôde desenvolver uma ferramenta que atendesse aos estabelecimentos e facilitasse essa operação no dia a dia.
Com esse sistema, é possível consolidar e conciliar as suas vendas feitas pelo Pix, além de unificar seu sistema de gestão e as movimentações bancárias.
Todo o controle será feito por um time de especialistas da Boavista, que assegura o recebimento de todos os dados e indica possíveis divergências.
Dessa forma, a sua empresa poderá lidar com as inconsistências de maneira mais tranquila, sem comprometer as finanças.
Ainda, também realiza a auditoria de contratos e taxas acordados em negociações prévias com os Bancos.
Usando integração com ERP/TEF, é possível garantir uma conciliação completa em todas as fases, desde o recebimento do valor, até a autorização da operadora e registro no seu sistema.
Vale a pena fazer a conciliação de vendas no Pix?
Assim como a conciliação de vendas de outros formatos de pagamento, acompanhar as transações no Pix é igualmente importante para o seu negócio.
Sem essa administração centralizada, existem mais chances da sua empresa ter falhas e inconsistências nos arquivos, prejudicando seu faturamento e as suas obrigações fiscais, especialmente sem um sistema integrado que realiza os lançamentos.
Além disso, por ser uma forma de transferência instantânea, se torna mais difícil acompanhar todos os registros, principalmente em períodos de alta em vendas, como a Black Friday e as festividades de final de ano.
Por esse motivo, vale a pena não apenas fazer a conciliação de vendas no pix, mas também contar com uma solução especializada para isso.
Dessa forma, você não precisará se preocupar com possíveis lacunas nas suas verificações, e contará com um time de especialistas para orientar a sua rotina contábil.
Considere uma ferramenta de conciliação de vendas no Pix e modernize o seu negócio de maneira prática! Conheça as soluções da Boavista Tecnologia e saiba como melhorar a gestão financeira da sua empresa.
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