Conciliação de vouchers: Saiba porque ela é tão importante

Se você tem uma empresa ou um negócio na área de vendas e precisa constantemente verificar suas contas e o fluxo contábil, é de grande utilidade aprender um pouco sobre a conciliação de voucher, um recurso que pode ser automatizado e é disponibilizado por empresas de tecnologia.

A conciliação de voucher consiste na conferência de todas as vendas realizadas do negócio, ou seja, se elas foram registradas corretamente pela maquininha e também pela administradora do cartão. Esse procedimento é de grande importância para identificação de possíveis erros ou fraudes nas transações.

Ela surge como uma oportunidade para que empresas possam melhorar sua gestão financeira, otimizando processos e garantindo qualidade, sem estourar o orçamento mensal do negócio.

Com base nisso, vamos falar sobre o processo de conciliação de voucher, sua importância para uma maior transparência nas transações e como uma plataforma de conciliação pode potencializar a gestão financeira da empresa.

Boa leitura!

O que é a conciliação de voucher?

Primeiramente, vamos saber o que são os vouchers. Eles são benefícios que as empresas oferecem aos empregados, os conhecidos vale-alimentação, vale-refeição e vale-combustível. Eles funcionam de modo diferente em relação a outros cartões e, por esse motivo, o acompanhamento dos pagamentos acaba sendo mais complexo.

Na conciliação de voucher é feita a conferência de todas as vendas realizadas, para verificar se o sistema de maquininha e a administradora de cartões registraram as transações financeiras. Ela pode ser feita também por meio do procedimento de conciliação de cartão, porém, o fato de ter taxas diferentes e outras condições de repasse exige um acompanhamento mais apurado.

Como sabemos, o procedimento de pagamento e uso de maquininhas e administradoras de cartões não é somente automático. É um processo que também envolve a ação de pessoas. Dessa forma, entre a inserção da senha até o repasse do pagamento na conta da empresa podem haver inconsistências que a conciliação irá verificar.

A conciliação de voucher vem, portanto, colaborar com a transparência sobre valores finais que não chegaram até a empresa, para entender onde pode ter havido erro e garantir mais credibilidade nas vendas feitas por essas modalidades.

Por que ela é importante?

Como já pontuamos, os vouchers são cartões de benefícios. E, geralmente, acompanhar o fluxo de pagamento de todas as transações associadas a estes cartões demanda tempo e atenção. 

Ainda mais se você gerencia ou administra uma empresa de médio ou grande porte, com um grande volume de funcionários. O trabalho multiplica e aumenta também a necessidade de contratação de mais colaboradores para esse fim.

Assim, adotar uma rotina de conciliação de voucher na empresa possibilita que o negócio trabalhe com ações de prevenção de perdas no recebimento e auxilia na resolução de divergências entre as vendas e os recebimentos. 

Existem alguns métodos que facilitam o processo de conciliação bancária, como a adoção de planilhas, organização de tabelas, como o próprio Excel. Porém, a automatização do processo sistematiza todas as transações de forma automática e deixa tudo disponível online para rápida conferência, com informações organizadas e sistematizadas.

04 benefícios da conciliação de voucher para sua empresa

Compreendido o que são os vouchers, como ocorre a conciliação de voucher na empresa, vamos saber melhor, então, que benefícios, na prática, o recurso pode oferecer ao empreendimento que o adota.

• Previne fraudes e combate erros

Ocasionalmente, pode ser comum uma transação financeira registrar no momento da venda um comprovante que indique a confirmação do pagamento, porém nem sempre esse registro pode chegar até o saldo da conta da empresa. Por diversos motivos: falha na conexão de internet, erro na digitação dos dados da empresa.

Noutras situações até mesmo golpes e fraudes podem acontecer. Uma delas, o tal golpe da maquininha, acontece quando o equipamento é trocado por outro idêntico quando o operador desvia a atenção e os pagamentos vão para outra empresa. 

Como hoje as empresas de consultorias oferecem diversos suportes, como, por exemplo, o uso de aplicativos de conciliação para verificação imediata das transações financeiras, eles já ajudam a identificar no momento da venda se houve alguma inconsistência ou se alguém cometeu alguma fraude ou erro.

• Administra taxas 

Isso porque a conciliação de voucher vai colaborar para também observar como os valores mudam de acordo com os percentuais de tarifas, que podem ser por motivo de período de promoção, cadastros errôneos ou mudanças de contrato.

A atualização periódica sobre taxas aplicadas em diferentes modalidades de pagamento e vendas também garante a boa gestão do fluxo financeiro. Daí que o gestor pode inclusive planejar de que forma, quando, como vai usar a maquininha do pagamento de vouchers. 

As taxas não apontam apenas o custo por cada transação, e podem estar incluídos alguns serviços, como antecipações, em alguns percentuais e por esse motivo o lucro real da empresa pode estar sendo prejudicado.

• Soluciona problemas

Na conciliação de voucher, a verificação de situações de pagamentos indevidos, taxas mal cobradas ou outras situações de erros nas transações financeiras podem servir para possíveis correções, sobretudo se todos os dados comprovarem que houve um erro.

Também é possível orientar usuários sobre ter mais atenção em procedimentos nos quais de forma recorrente acontecem os problemas. Ou propor lembretes para a não ocorrência de novos erros, um trabalho também que envolve a administração ou gestão.

• Melhoria da gestão 

E isso acontece por consequência da verificação de problemas e identificação de pequenos ou grandes erros. O aprimoramento do gerenciamento do fluxo e rotina da empresa, em perceber, modificar e consolidar processos financeiros, diminui o número de problemas, e melhora a confiança não só de quem compra os serviços como quem atua na própria empresa.

Se o negócio da empresa é no setor financeiro, garantir processos que sejam corretos, assertivos e eficientes, pode atrair mais clientes que não desejam os mesmos problemas.

Conclusão

Diante as demandas de mercado que pedem celeridade e dinamismo nos processos, com precisão e confiança, adotar ferramentas digitais tem se tornado o melhor caminho para uma transformação digital consistente.

No caso, da gestão financeira de um empreendimento, as ferramentas reduzem o tempo que antes se dedicava aos procedimentos manuais e passíveis de erro. 

Nesse sentido, vimos neste artigo, por exemplo, que os benefícios que a utilização do recurso de conciliação de voucher para cartões de benefícios pode colaborar na gestão financeira de uma empresa, ajudando a verificar inconsistências e a promover melhorias substanciais. 

E que a melhoria da transparência, por sua vez, em todas as etapas deste tipo de transação financeira diminui riscos de fraudes, inclusive, pode até trazer benefícios para o setor de recursos humanos em empresas que usam esse tipo de cartão como benefício para seus empregados.

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Jocelia Andrade