Plataforma de conciliação de vendas: o que considerar na hora de escolher uma?

Plataforma de conciliação de vendas: o que considerar na hora de escolher uma?

O comportamento do consumidor mudou radicalmente nos últimos anos, sobretudo no que se refere às formas de pagamento. O dinheiro deu lugar aos cartões de crédito e outros meios ainda mais modernos, como as carteiras digitais e o Pix. Nesse cenário, lojistas precisam fazer malabares para não saírem perdendo.

Isso porque essas vendas, conduzidas pelas operadoras de cartão, principalmente, precisam ser auditadas para que se tenha certeza de que os valores estão caindo na conta. Para isso ocorrer bem, deve-se recorrer a uma plataforma de conciliação de vendas.

Fazer esse processo manualmente não é uma tarefa fácil. Adotar uma ferramenta como essa é a opção mais viável, mas é preciso ter muita atenção na hora de escolher a melhor opção.

O que é conciliação de vendas?

A conciliação de vendas em cartão, em resumo, é um procedimento que visa confrontar as informações de venda registradas no sistema de gestão do estabelecimento, com as informações recebidas pelas operadoras dos cartões e os extratos bancários disponibilizados pelas instituições financeiras.

Com isso, você evita problemas relacionados a cobrança de taxas indevidas, pagamentos duplicados, cancelamento de vendas, chargebacks… Com a conciliação essas situações são identificadas, podendo ser tratadas de prontidão. 

Veja bem, vamos supor que você tenha feito várias vendas através de cartões durante um dia. Algumas delas foram feitas em crédito, outras no débito, outras através de Vale Alimentação, por meio de diferentes operadoras de cartão. Como controlar todas essas entradas e realizar essa conciliação com cada operadora com as quais você trabalha?

Cada pagamento realizado por meio de cada operadora tem sua particularidade, principalmente no que diz respeito às taxas cobradas pelas adquirentes, e se estas não forem auditadas, você estará perdendo dinheiro.

Porque a conciliação manual não é a melhor opção

Na conciliação, a  quantidade de vendas, valores e demais variáveis, as quais já citamos, precisam ser comparadas e comprovadas porque podem atingir um grande volume à medida em que se aumentam as vendas, aumentando o risco de erros, fraudes ou quaisquer problemas que podem acabar gerando prejuízos.

Apesar das minúcias do processo, alguns gestores ainda trabalham com a conciliação de vendas manual, sobretudo com o uso de planilhas, a fim de ter um controle financeiro das transações de cartão de crédito e débito, ainda que de forma básica e rudimentar.

As planilhas podem ser complicadas, pois demandam certos conhecimentos quanto às fórmulas ou na sua configuração enquanto um sistema de informação organizado. A sua utilização não é tão confiável, pois elas estão suscetíveis a diversos erros, uma vez que devem ser alimentadas manualmente e de forma diária.

Como já dissemos, são muitas as variáveis que precisam ser analisadas para garantir a regularidade das informações e repasses das vendas feitas por meio das operadoras de cartão de crédito, e esta deve ser uma atividade diária e muito bem controlada.

O controle manual desses dados pode não ser a melhor opção, principalmente quando se pretende descobrir fraudes, erros e cobranças indevidas. A melhor opção é, portanto, a adoção de uma plataforma de conciliação de vendas.

O que é uma plataforma de conciliação de vendas?

Cada vez mais as empresas procuram simplificar e automatizar tarefas administrativas no setor financeiro a fim de terem maior segurança quanto aos dados e maior eficiência nos processos.

A conciliação de vendas exige que se tenha um controle completo de muitas informações e variáveis referentes às suas vendas realizadas por meio de cartões de crédito e débito, o que é primordial, pois esse volume de vendas representa parte significante do fluxo de caixa de uma empresa.

É aqui que entra a plataforma de conciliação de vendas. Por meio dela, é possível ter uma visão completa de todos os valores transacionados pela sua empresa, fazendo uma conciliação automática junto às operadoras de cartão de crédito e os bancos.

Quais são as vantagens de uma plataforma de conciliação de vendas?

Ao operar com diversas adquirentes e subadquirentes, o gestor financeiro precisa acompanhar inúmeros dados que serão analisados de formas diferentes – por exemplo, para se realizar a conciliação de cartão em cada uma dessas operadoras, há a necessidade de se verificar todas as vendas através dos portais de cada uma delas.

Na conciliação automatizada, isso é feito organicamente, analisando todas as transações e fazendo todos os cálculos necessários para que se tenha uma informação detalhada dos seus rendimentos com as vendas em cartão, considerando as diferentes instituições financeiras, métodos de pagamento (crédito, débito, parcelado) e as diferentes taxas de transação.

A centralização das informações financeiras e o controle automatizado das entradas e saídas da sua empresa através da tecnologia facilitam a gestão e permitem que as atividades financeiras de rotinas sejam automatizadas e executadas de forma simples e eficaz.

A automatização para se obter e racionalizar todos esses dados por meio da tecnologia garante que o gestor tenha dados mais precisos e uma visão mais acertada da situação da empresa e do seu progresso, além de oferecer maior produtividade entre os colaboradores.

Como escolher a melhor opção de plataforma?

As ferramentas de conciliação de vendas têm se desenvolvido e se tornado cada vez mais aprimoradas e automatizadas. Considerando a quantidade de informações que elas processam, a melhor opção deve ser aquela que atenda a alguns requisitos, sobretudo o da simplicidade e usabilidade.

Importante ainda é haver uma função de consolidação das vendas e dos recebíveis, que organizará as informações dos bancos e operadoras com as quais seu negócio trabalha.

Uma plataforma de conciliação de vendas deve promover a gestão de vendas, que te ajudará a identificar cancelamentos, chargebacks, transações duplicadas, realizar auditorias das vendas parcelas e das tarifas das operadoras.

A gestão de recebíveis, importante dentro do processo de conciliação, identifica erros e realiza auditoria das antecipações de cartão, além de oferecer uma aplicação de gestão financeira para a realização de conciliação bancária de forma automatizada.

O e-Extrato Card, uma solução da Boavista Tecnologia, é a mais completa e segura plataforma de conciliação de vendas . Integrado aos principais ERPs do mercado e a mais de 140 adquirentes e subadquirentes, o conciliador oferece maior segurança dos dados no fluxo de conciliações de cartões, além de realizar auditorias automáticas das parcelas e tarifas de todas as suas transações.

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