Plataforma de conciliação de vendas: o que considerar na hora de escolher uma? - Blog da Boavista | Conciliação Financeira Plataforma de conciliação de vendas: o que considerar na hora de escolher uma? - Blog da Boavista | Conciliação Financeira

Plataforma de conciliação de vendas: o que considerar na hora de escolher uma?

O comportamento do consumidor mudou radicalmente nos últimos anos, sobretudo no que se refere às formas de pagamento. O dinheiro deu lugar aos cartões de crédito e outros meios ainda mais modernos, como as carteiras digitais e o Pix. Nesse cenário, lojistas precisam fazer malabares para não saírem perdendo.

Isso ocorre devido à necessidade de auditoria dessas vendas, principalmente aquelas realizadas pelas operadoras de cartão, a fim de garantir que os valores estejam sendo corretamente creditados na conta. Para isso ocorrer bem, deve-se recorrer a uma plataforma de conciliação de vendas.

Fazer esse processo manualmente não é uma tarefa fácil. Adotar uma ferramenta como essa é a opção mais viável, mas é preciso ter muita atenção na hora de escolher a melhor opção.

O que é conciliação de vendas?

A conciliação de vendas em cartão, em resumo, é um procedimento que visa confrontar as informações de venda registradas no sistema de gestão do estabelecimento, com as informações recebidas pelas operadoras dos cartões e os extratos bancários disponibilizados pelas instituições financeiras.

Com isso, você evita problemas relacionados a cobrança de taxas indevidas, pagamentos duplicados, cancelamento de vendas, chargebacks… Através da conciliação, tais situações são prontamente identificadas e podem ser tratadas. 

Veja bem, vamos supor que você tenha feito várias vendas através de cartões durante um dia. Algumas delas foram feitas em crédito, outras no débito, outras através de Vale Alimentação, por meio de diferentes operadoras de cartão. Como controlar todas essas entradas e realizar essa conciliação com cada operadora com as quais você trabalha?

Cada pagamento realizado por meio de cada operadora tem sua particularidade, principalmente no que diz respeito às taxas cobradas pelas adquirentes, e se estas não forem auditadas, você estará perdendo dinheiro.

Porque a conciliação manual não é a melhor opção

Durante o processo de conciliação, é essencial realizar comparações e comprovações da quantidade de vendas, valores e outras variáveis mencionadas anteriormente. À medida que as vendas aumentam, o volume envolvido amplia o risco de erros, fraudes ou problemas que gerariam prejuízos significativos.

Volume de transações aumenta o risco de ocorrência de erros, fraudes ou problemas que poderiam acarretar prejuízos. Se torna essencial para garantir a integridade financeira e evitar perdas financeiras indesejadas.

Apesar das minúcias do processo, alguns gestores ainda trabalham com a conciliação de vendas manual, sobretudo com o uso de planilhas, a fim de ter um controle financeiro das transações de cartão de crédito e débito, ainda que de forma básica e rudimentar.

O uso de planilhas pode ser complexo, exigindo conhecimentos específicos sobre fórmulas e configurações para transformá-las em um sistema de informação organizado. No entanto, sua utilização não é tão confiável, uma vez que estão sujeitas a vários erros, já que dependem de alimentação manual e diária.

Como já dissemos, são muitas as variáveis que precisam ser analisadas para garantir a regularidade das informações e repasses das vendas feitas por meio das operadoras de cartão de crédito, e esta deve ser uma atividade diária e muito bem controlada.

O controle manual desses dados pode não ser a melhor opção, principalmente quando se pretende descobrir fraudes, erros e cobranças indevidas. A melhor opção é, portanto, a adoção de uma plataforma de conciliação de vendas.

O que é uma plataforma de conciliação de vendas?

As empresas buscam cada vez mais simplificar e automatizar tarefas administrativas financeiras, visando garantir a segurança dos dados e alcançar maior eficiência nos processos.

A adoção de soluções tecnológicas visa proporcionar segurança de dados e eficiência na automatização de tarefas administrativas financeiras, uma demanda crescente no setor empresarial.

Para realizar a conciliação de vendas, é essencial ter controle completo de informações e variáveis relacionadas às transações por cartões de crédito e débito. Esse volume representa parte significativa do fluxo de caixa de uma empresa.

É aqui que entra a plataforma de conciliação de vendas. Por meio dela, é possível ter uma visão completa de todos os valores transacionados pela sua empresa, fazendo uma conciliação automática junto às operadoras de cartão de crédito e os bancos.

Quais são as vantagens de uma plataforma de conciliação de vendas?

Ao lidar com várias adquirentes e subadquirentes, o gestor financeiro enfrenta o desafio de acompanhar um grande volume de dados que devem ser analisados de maneiras distintas. Por exemplo, ao realizar a conciliação de cartões com cada uma dessas operadoras, é necessário verificar todas as vendas individualmente através dos portais correspondentes a cada uma delas.

Na conciliação automatizada, isso é feito organicamente, analisando todas as transações e fazendo todos os cálculos necessários para que se tenha uma informação detalhada dos seus rendimentos com as vendas em cartão, considerando as diferentes instituições financeiras, métodos de pagamento (crédito, débito, parcelado) e as diferentes taxas de transação.

A centralização das informações financeiras e o controle automatizado das transações da sua empresa por meio da tecnologia simplificam a gestão e possibilitam a automação das atividades financeiras rotineiras, tornando-as simples e eficientes.

A automatização para se obter e racionalizar todos esses dados por meio da tecnologia garante que o gestor tenha dados mais precisos e uma visão mais acertada da situação da empresa e do seu progresso, além de oferecer maior produtividade entre os colaboradores.

Como escolher a melhor opção de plataforma?

As ferramentas de conciliação de vendas têm se desenvolvido e se tornado cada vez mais aprimoradas e automatizadas. Considerando a quantidade de informações que elas processam, a melhor opção deve ser aquela que atenda a alguns requisitos, sobretudo o da simplicidade e usabilidade.

Importante ainda é haver uma função de consolidação das vendas e dos recebíveis, que organizará as informações dos bancos e operadoras com as quais seu negócio trabalha.

Uma plataforma de conciliação de vendas deve promover a gestão de vendas, que te ajudará a identificar cancelamentos, chargebacks, transações duplicadas, realizar auditorias das vendas parcelas e das tarifas das operadoras.

A gestão de recebíveis é fundamental na conciliação, identificando erros e auditando antecipações de cartão. Além disso, oferece uma solução automatizada de conciliação bancária na gestão financeira.

Por meio da gestão de recebíveis, que inclui auditoria de antecipações de cartão, a conciliação bancária é simplificada e automatizada, proporcionando uma gestão financeira mais eficiente.

O e-Extrato Card, uma solução da Boavista Tecnologia, é a mais completa e segura plataforma de conciliação de vendas . Integrado aos principais ERPs do mercado e a mais de 140 adquirentes e subadquirentes, o conciliador oferece maior segurança dos dados no fluxo de conciliações de cartões, além de realizar auditorias automáticas das parcelas e tarifas de todas as suas transações.

Conheça mais sobre o e-Extrato Card e como ele pode auxiliar na tomada de decisões estratégicas de gestores e diretores financeiros.

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