Como fazer o controle de contas a pagar em 5 passos - Blog da Boavista | Conciliação Financeira

Como fazer o controle de contas a pagar em 5 passos

Ao analisarmos os fatores responsáveis que levam empresas a fecharem tão precocemente, a falta de controle financeiro está no topo da lista como um dos principais motivos.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Sebrae, em torno de 24% de empresas fecham antes mesmo de completarem dois anos de existência no mercado. Entre um dos motivos para esse fim está a desorganização financeira, ou seja, a falta de controle de contas a pagar e a receber.

Nesse sentido, saber como fazer um controle financeiro de forma segura e eficaz é primordial para a saúde de qualquer negócio.

O setor de contas a pagar é responsável por toda saída de caixa da empresa, isto é, é dever do setor dele gerenciar e acompanhar todas as despesas da organização. Isso inclui todas as obrigações financeiras fixas da empresa, como a folha de pagamento dos funcionários, contas de água e energia elétrica, dentre outras.

A importância do setor de contas a pagar para as empresas

Este setor é fundamental para a empresa identificar quais os seus gastos e com o que está gastando, além de levantar o saldo da empresa e controlar também o fluxo de caixa.

Nesse sentido, permite-se que o gestor consiga identificar as obrigações a pagar, evitar multas e juros, tornar prioridade alguns pagamentos, conciliar os saldos contábeis e verificar as obrigações que foram contratadas e ainda não foram pagas.

Por fim, o setor de contas a pagar é essencial dentro do controle financeiro da empresa para que esta consiga se manter e prosperar em seus objetivos.

Como fazer o controle de contas a pagar de maneira assertiva

O controle de contas a pagar deve iniciar de modo que a prioridade seja dada para as contas de acordo com a data de vencimento de cada uma. Além disso, é importante mensurar a relevância de cada conta para o empreendimento.

Caso não haja dinheiro suficiente para cobrir todas as contas, é essencial priorizar as que são mais importantes e que influenciam diretamente no funcionamento da empresa.

Além dessas questões, separamos a seguir alguns passos importantes sobre como fazer o controle de contas a pagar de maneira efetiva na sua empresa. Confira!

1. Registre todas as movimentações

Um dos principais passos sobre como fazer o controle de contas a pagar de forma assertiva é registrar tudo o que sai do caixa da empresa.

Essa tarefa é fundamental pois é ela que permite a administração de outras atividades financeiras necessárias para o desenvolvimento da sua empresa, como controle de fluxo de caixa, acompanhamento de estoque, ciclo financeiro etc.

Portanto, registrar todas as movimentações financeiras da empresa garante um controle inicial que permite a execução de outras atividades importantes.

2. Controle o fluxo de caixa

Outro passo importante para manter o controle de contas a pagar é ter o controle do fluxo de caixa de caixa adequado.

Ele é o responsável pelo monitoramento de todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa, portanto, você fica ciente de tudo que está recebendo e do quanto tem para pagar compromissos.

Tudo deve ser registrado, mesmo as movimentações menores, para se ter uma noção ampla do dinheiro que a empresa tem.

Com um controle de fluxo de caixa eficiente, você consegue saber se terá dinheiro suficiente para pagar todos os fornecedores naquela semana. Se não tiver, é importante analisar o montante e as previsões para escolher qual compromisso honrar primeiro.

3. Organize os centros de custos

Centro de custo é um processo que muitas empresas utilizam para separar e organizar as finanças de cada um. Ou seja, cada setor tem um orçamento separado dos outros e cabe a ele fazer a gestão desse dinheiro durante o período estipulado, geralmente de um ano.

Em uma empresa com processos mais maduros e utilização de centros de custo os pagamentos são realizados pelo setor Financeiro, mas o dinheiro sai da conta da área pagadora.

Por exemplo, o Marketing precisa pagar a agência de Marketing Digital. O valor mensal dessa agência está atrelado ao centro de custo do Marketing. O Financeiro, portanto, retirará o dinheiro de lá para realizar esse pagamento.

Dessa forma, há uma melhor organização dos pagamentos, pois cada setor controla seus compromissos e podem agir de maneira célere caso haja algum problema, como falta de recurso ou necessidade de rateio.

4. Faça pagamentos antecipados

Fazer pagamentos antecipados pode ser uma ótima forma de organizar o controle de contas a pagar.

A depender do contrato, um boleto pago antecipadamente pode fornecer descontos que, somados em lote, representam uma economia considerável nos cofres da empresa.

Além disso, essa antecipação de pagamentos pode excluir erros simples como atrasos e até mesmo esquecimentos de contas a serem pagas, o que pode gerar inadimplência por parte da sua empresa.

5. Automatize processos

A depender do tamanho da empresa, a rotina do contas a pagar pode ser muito intensa por conta do alto volume de pagamentos. Fazer tarefas manuais torna-se um problema.

Utilizar recursos tecnológicos para otimizar tempo pode ser uma excelente solução para seu negócio, já que vai automatizar processos antes realizados manualmente.

Aprovação de boletos, pagamentos em lote e até mesmo a conciliação do que foi pago são alguns dos processos que podem ser automatizados por meio de ferramentas.

Com isso, você ganha um time mais produtivo, maior assertividade nos pagamentos realizados e redução de prejuízos financeiros.

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