Planilhas de Conciliação Financeira: entenda os Riscos para Sua Empresa 

No mundo das finanças empresariais, a organização é fundamental para o sucesso. Porém, confiar em planilhas de conciliação para conciliar suas vendas pode representar um grande risco para a saúde se sua empresa.  

Entretanto, ainda hoje, muitas empresas ainda confiam em planilhas de conciliação financeira para gerenciar suas transações e registros.

Isso significa a inserção e tratamento das vendas manualmente, gerando uma série de complicações para sua empresa.  

Neste artigo, vamos explorar os riscos associados ao uso dessas planilhas e discutir porque é essencial considerar alternativas mais eficientes para manter a saúde financeira de sua empresa. 

 O que são Planilhas de Conciliação Financeira? 

Primeiramente, planilhas de conciliação financeira são documentos para acompanhar e conciliar vendas das empresas.  

Essas planilhas registram e comparam registros internos da empresa, como vendas, com os registros fornecidos por instituições financeiras, como extratos bancários e registros de cartão de crédito. 

Geralmente, os funcionários são responsáveis por inserir manualmente essas informações e conciliar os registros conforme necessário. 

Embora as planilhas de conciliação financeira sejam uma ferramenta comum para muitas empresas, elas também podem apresentar riscos, como a necessidade de atualizações manuais e o risco de erros de entrada de dados.  

Como alternativa, muitas empresas estão optando por softwares de conciliação financeira automatizados, que oferecem uma abordagem mais eficiente e precisa para conciliar vendas.   

Financeiro Organizado: importância para a saúde da empresa

Manter o financeiro organizado é crucial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor.  

Por isso, muitos setores optam por fazer a gestão financeira através de softwares utilizados no dia a dia. Em muitos casos, planilhas são essenciais para fazer esse acompanhamento e organizações.  

Porém, uma gestão financeira eficaz acompanha as receitas e despesas, identifica áreas de oportunidade de economia e toma decisões estratégicas fundamentadas. Fazer esse processo por meio de planilhas pode atrasar o gerenciamento desses dados.  

Vamos entender agora quais os riscos de manter a organização financeira das vendas em planilhas.  

Riscos de Utilizar Planilhas de Controle Financeiro 

Embora as planilhas de controle financeiro sejam amplamente utilizadas, elas também apresentam uma série de riscos e desafios. O maior deles é o potencial para erros humanos.  

As planilhas de conciliação exigem entrada manual de dados, aumentando a probabilidade de inserção incorreta de números, fórmulas ou informações.  

Um simples erro de digitação pode levar a cálculos imprecisos, registros incorretos de vendas e decisões financeiras equivocadas. 

Além disso, esses documentos armazenam informações sensíveis e confidenciais da empresa, como números de contas bancárias, saldos financeiros e detalhes de transações.  

No entanto, essas planilhas têm fácil acesso e compartilhamento, aumentando o risco de vazamento de dados ou violações de segurança.  

Por outro lado, esses arquivos também tem grandes chances de serem apagados, corrompidos ou danificados, devido a falhas de software ou hardware. 

Outro risco à conciliação feita via planilhas é a limitação dos programas. Os recursos e funcionalidades não oferecem suporte a recursos avançados, como automação de processos, geração de relatórios personalizados ou integração com outros sistemas de gerenciamento.  

Por fim, um dos entraves que uma planilha de conciliação de vendas pode trazer é a falta de escalabilidade.  

À medida que uma empresa cresce e suas vendas se tornam mais complexas, as planilhas de controle financeiro podem não conseguir acompanhar essa escalabilidade.  

Elas podem se tornar sobrecarregadas com grandes volumes de dados, tornando-as lentas, instáveis ou impraticáveis de usar. 

Em suma, podemos destacar 3 principais riscos: 

Desperdício de Tempo: 

O preenchimento manual de planilhas pode consumir muito tempo, especialmente à medida que a empresa cresce e o volume de transações aumenta. A necessidade de inserir dados e atualizar fórmulas pode demandar tempo, retardando processos. 

Limitação de Funcionalidade:  

As planilhas de controle financeiro tendem a ser inflexíveis e limitadas em termos de funcionalidades. Elas podem dificultar adaptação às necessidades específicas da empresa. 

Propensão ao Erro Humano: 

Pequenos equívocos na inserção de dados ou na formulação de fórmulas podem levar a grandes discrepâncias nos registros financeiros, resultando em prejuízos financeiros e complicações com parceiros.  

Em resumo, embora as planilhas de controle financeiro sejam uma ferramenta comum e acessível para muitas empresas, é importante reconhecer e mitigar os riscos delas.  

Explorar alternativas mais avançadas e automatizadas, como softwares de gestão financeira ou sistemas de conciliação, pode ajudar a superar esses desafios e melhorar a eficiência e a precisão da gestão financeira empresarial. 

Vamos conhecer as alternativas a seguir.  

A Melhor Alternativa para Planilhas de Conciliação: utilizar um Conciliador 

Diante dos desafios apresentados pelas planilhas de conciliação financeira, é crucial considerar alternativas mais eficientes e precisas.  

A melhor alternativa é o uso de um software de conciliação financeira, também conhecido como conciliador. 

Os conciliadores financeiros são ferramentas especializadas para automatizar e simplificar o processo de conciliação de vendas. Eles oferecem uma série de benefícios, incluindo: 

• Automatização do processo de conciliação 

• Economiza de tempo e redução de erros. 

• Integração com sistemas de gerenciamento (ERPs)  

• Integração com meios de pagamento 

• Facilidade na importação de dados. 

• Geração de relatórios detalhados  

• Segurança e conformidade para as transações das vendas 

Extrato Card e Cash: conciliadores ideais para abandonar planilhas de conciliação  

Conheça mais sobre nossas soluções financeiras que garantem mais agilidade e segurança para o seu departamento financeiro: 

Extrato Card – Conciliação para Meios de Pagamento: 

Com o Extrato Card, você tem total controle sobre suas transações com cartões de crédito, débito e outros meios de pagamento, garantindo uma gestão financeira mais precisa e transparente. 

Através desse conciliador é possível identificar inconsistências em vendas, taxas e repasses das suas operações de forma eficiente.  

Assim, sua empresa controla todas as maquininhas, POS e faz a conciliação de vendas de forma rápida e segura.   

Extrato Cash – Conciliação para Numerários: 

Com o Extrato Cash, você mantém o controle total sobre o dinheiro em espécie da sua empresa, garantindo segurança e transparência nas operações financeiras, sem precisar preencher planilhas.  

Em nosso software de conciliação, sua empresa realiza o rastreamento automático do dinheiro, identificando discrepâncias nos valores dos numerários de forma automatizada.  

Além disso, a empresa tem mais gestão de contratos com transportadoras de valores, arquivamento automático das guias de transporte de valores (GVTs) e recebe notificações de alerta sobre os valores segurados no cofre da sua loja.   

Nossos conciliadores são criados seguindo o Método Boavista de Conciliação, um método testado e comprovado que gera resultados exponenciais para centenas de clientes, independentemente do porte ou segmento de atuação.   

Em suma, embora as planilhas de controle financeiro sejam uma opção popular para muitas empresas, elas apresentam uma série de riscos e desafios que podem comprometer a saúde financeira de uma empresa.  

Considerar conciliadores pode ajudar a evitar erros, economizar tempo e garantir uma gestão financeira mais precisa e eficaz.  

Na Boavista, oferecemos soluções em conciliação financeira projetadas para atender às necessidades das empresas de todos os tamanhos.  

Experimente a segurança e a eficiência que nossas soluções podem oferecer ao seu negócio.  

Entre em contato conosco e descubra como podemos simplificar e otimizar a gestão financeira da sua empresa. 

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Jocelia Andrade