Sistemas para lojas de varejo: quais as vantagens e como escolher o melhor para o seu varejo

Os sistemas para lojas de varejo organizam os processos e potencializam os ganhos da empresa.

No entanto, se você não sabe quais os tipos de sistemas e o potencial dessas ferramentas para o seu segmento, continue lendo este post.

Você vai entender os diversos tipos de sistemas para lojas de varejo, quais são as suas vantagens e também o que deve ser levado em consideração ao escolher cada um. Confira!

Por que os sistemas de gestão são importantes para o varejo?

Um dos grandes diferenciais de ter um sistema de gestão na sua loja de varejo, é poder integrar, garantindo a segurança das informações e descomplicando a experiência de todos os envolvidos na rotina da empresa.

Por exemplo:

Um sistema de gestão permite saber o andamento da performance da empresa, através de indicadores, permite que o gestor avalie como está a performance de cada setor ou filial, ficando mais fácil pensar nas estratégias e direcionar a energia na atividade fim do negócio, definindo ações de melhoria dos resultados e avaliando o que está dando certo ou errado.

Além disso tudo, um sistema elimina controles paralelos e centraliza tudo em um único local, deixando de lado toda uma burocracia desnecessária.

Tipos de sistema de gestão:

• Sistema para gestão financeira: faz o controle financeiro das entradas e das saídas da empresa. Além disso, também pode emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), emitir e baixar boletos, gera o fluxo de caixa, o ponto de equilíbrio e a DRE Gerencial, administra o contas a pagar e receber, auxilia na identificação dos gastos com tarifas, taxas bancárias e juros pagos, fornece diversos relatórios e mais;
• Sistema para a contabilidade: um sistema desse tipo melhora a produtividade da empresa, pois evita o retrabalho de atividades contábeis. Por exemplo: este sistema elabora a DRE e o Balanço Patrimonial contábil, calcula tributos, faz o controle da folha de pagamento e avalia os indicadores contábeis da empresa;
• POS ou PDV para o varejo: o POS, Point of Sale ou Ponto de Venda, é utilizado na venda de produtos aos clientes. As funções de um POS incluem controlar as vendas, criar ordens de compra (não é de venda?), fazer a leitura de códigos de barra, oferecer uma base de dados de vendas e fazer atualizações automáticas de preços;
• Sistema para vendas: um sistema desse tipo melhora a eficiência no controle do estoque com a reposição automática, otimiza o processo de compra com fornecedores e agiliza as vendas, além do uso do CRM. Tudo isso para potencializar as vendas com o relatório de curva ABC, economizando tempo e trabalho e melhorando a assertividade da equipe de comercial;
• Sistema para o estoque: este é um sistema muito importante para lojas de varejo, pois se faltar algum produto no estoque em um período de alta das vendas, a empresa pode perder oportunidades e dinheiro. No entanto, se houverem muitos itens no estoque, podem haver problemas com produtos vencidos ou obsoletos. Por isso, as vantagens de um sistema desse tipo incluem o cadastro de produtos, controle de compras, reposição automática de estoque, acompanhar o giro e a cobertura dos produtos e a possibilidade de administrar várias filiais ao mesmo tempo;
• Sistema para gestão empresarial: este tipo de sistema melhora a administração do varejo em si, integrando todos os setores da empresa. Entre as suas principais funções está o cadastro de clientes, produtos, serviços e fornecedores e o seu controle, elaboração de orçamentos, emissão de nota fiscal, geração e baixa de boletos de cobrança, controle de estoque, conciliação bancária, uso do controle orçamentário e demais indicadores operacionais e estratégicos;
• Sistema para conciliação de cartões: um sistema desse tipo permite que a conciliação de cartões, ou gestão das vendas e recebimentos em cartões, seja feita de forma automática. Além disso, verifica se os valores das vendas realmente entraram na conta bancária do varejista e no prazo certo, confirma os pagamentos previstos e realizados, notifica divergências nas transações e nos depósitos que possam causar perdas financeiras, informa todas as solicitações de estornos dos clientes e ainda disponibiliza, em tempo real, muitas informações úteis para a gestão do varejo, por meio de gráficos e relatórios com os mais diversos cruzamentos, de acordo com a necessidade.

Como escolher sistemas para lojas de varejo adequado?

Confira 4 passos fundamentais para a contratação de um sistema de gestão aderente ao cenário das empresas de varejo.

#1: Identifique as oportunidades e necessidades

Cada empresa possui particularidades diferentes e objetivos únicos.

Por isso, você deve ter isso em mente para determinar a sua expectativa com a contratação de um sistema de gestão.

Com isso muito bem definido, fica mais fácil saber qual sistema escolher.

#2: Liste as funcionalidades essenciais em uma ferramenta

Quando você definir o tópico anterior corretamente, automaticamente você já possui uma lista de funcionalidades essenciais para a sua empresa.

Esta lista indica quais fornecedores podem ou não ser considerados quando você estiver pesquisando o melhor sistema, e nunca deixe o sistema limitar o seu negócio.

#3: Procure as melhores empresas fornecedores de sistemas

Antes de tomar a sua decisão, é importante considerar a experiência da empresa em atender ao segmento de varejo, avaliar o projeto de implantação da organização, a competência técnica e eficiência do backoffice e suporte.

Você pode fazer isso através da solicitação de uma demonstração do produto, solicitando à empresa uma apresentação dos níveis de serviço de suporte oferecido e pedindo referência de outros clientes já atendidos.

#4: Avalie o preço do sistema

O preço é o último a ser considerado, mas também deve entrar na sua avaliação, afinal os custos do produto também influenciam na decisão de compra.

No entanto, a comprovação de que a ferramenta traz resultados efetivos é mais importante do que o preço.

Você deve avaliar o quanto os processos serão otimizados e as despesas serão reduzidas com a aquisição desse sistema.

Faça uma estimativa financeira e calcule em quanto tempo o investimento irá melhorar as margens operacionais e o markup da sua loja.

Considere todas essas sugestões e conte com uma empresa experiente para dar o suporte necessário na implantação do seu próximo sistema para varejo. Esse pode ser um diferencial decisivo.

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Felipe Costa

Especialista em Conciliação Financeira | Boavista Tecnologia