Controle financeiro para farmácia: 7 passos para otimizar

Controle financeiro para farmácia: o que é preciso para alcançar o sucesso financeiro?

O controle financeiro nas farmácias exige disciplina e comprometimento para que possa ser realizado de maneira eficiente e proporcionar melhores resultados para o negócio.

Segundo a Febrafar, o faturamento das farmácias no Brasil em 2018 foi 11,89% maior se comparado a 2017.

Em 2019 as previsões de crescimento do faturamento devem se manter na mesma faixa, com o mercado farmacêutico em geral crescendo cerca de 10% e as associativistas 20%.

Esses dados nos mostram a relevância e o crescimento do varejo farmacêutico no Brasil e a grande necessidade de implantação de controles a fim de que haja a maximização nos resultados.

Confira a seguir a importância do controle financeiro para farmácias através dos principais pontos a serem observados na empresa.

Planejamento estratégico

Como anda o planejamento estratégico da sua farmácia hoje? Se a sua resposta é “não tenho certeza”, então você tem um problema em mãos.

Como todo trabalho de controle financeiro, o primeiro passo é o planejamento. O trabalho em uma farmácia é bastante agitado – é preciso fazer a conferência das vendas através do PBM, realizar a conciliação bancária e das vendas via cartões, controlar o TEF, as maquininhas POS e manter o sistema de gestão em dia. E isso ainda não é tudo.

Por isso, é preciso definir bem os processos da empresa e ter certeza dos objetivos e metas da farmácia.

O próximo passo é analisar o momento que a empresa vive e, assim, identificar as possíveis falhas e pontos de melhorias da organização.

Por fim, toda farmácia utiliza algum tipo de sistema de gestão. É muito recomendável integrar o sistema a um Conciliador de Cartões, a fim de potencializar o controle financeiro.

E para que tudo isso aconteça da melhor forma possível, é aconselhável que a farmácia faça um planejamento baseado nos dados e informações do negócio, deixando de lado as decisões com base na intuição.

Automação do financeiro

A automatização dos processos financeiros pode ser um belo combustível na busca pelo sucesso financeiro da farmácia. A utilização de uma ferramenta tem o potencial de gerar resultados a curto, médio e a longo prazo.

Como já dito no tópico anterior, quando a farmácia consegue unir o seu sistema de gestão a um Conciliador de Cartões, por exemplo, o controle financeiro é otimizado e aperfeiçoado.

Vale a pena utilizar uma parte do dinheiro da farmácia para investir em um bom sistema, que, além da parte financeira, também acaba sendo importante para outros setores da farmácia.

Embora o objetivo principal seja um só, é possível verificar fluxo de caixa, estoque, compra de produtos, vendas via cartões e mais.

Acompanhamento do Fluxo de Caixa

Além das etapas anteriores, para alcançar o sucesso financeiro e obter um melhor controle financeiro na farmácia é importante manter um acompanhamento e um extremo cuidado com o fluxo de caixa.

Ter um fluxo de caixa atualizado e monitorado com frequência é uma excelente iniciativa para desenvolver um correto controle financeiro na organização.

A medida em que você realiza um acompanhamento regular das entradas e saídas do caixa da farmácia, esse movimento torna-se importante para você ter uma completa noção dos recursos da empresa.

Controlar o estoque

Não manter o controle do estoque da sua farmácia pode ocasionar uma influência bastante negativa no controle financeiro.

A grande quantidade de medicamentos e outras mercadorias estocadas na empresa significa que há recurso parado e, por consequência, há menos fluxo de caixa e menos capital de giro à disposição da empresa. Concorda?

No entanto, manter o estoque baixo também pode se tornar um problema para a farmácia. A falta de produtos a serem repostos pode prejudicar o atendimento e complicar o negócio como um todo.

Portanto, é aconselhável a utilização de um sistema de gestão para manter o controle do estoque. Além disso, você deve ficar atento à algumas questões importantes:

  • identificar as mercadorias existentes no estoque;
  • ficar atento às entradas e saídas;
  • conferir a maneira como as entradas são registradas e se preocupar em categorizar as mercadorias;
  • fazer inventários periodicamente, verificando sempre se o estoque do sistema é o mesmo que está presente na farmácia.

Monitorar as taxas

As taxas de operadoras e bancos podem variar bastante entre as instituições financeiras ou dependendo do segmento da empresa.

E se você não sabia disso, já passou da hora de entender melhor as taxas que são cobradas aí na sua farmácia.

Manter um bom controle exige um cuidado a mais para escolher as melhores taxas, de forma que o financeiro da farmácia não seja prejudicado e consiga ser melhor otimizado.

Com o monitoramento recorrente das taxas cobradas, você contribui para que sejam evitadas cobranças indevidas, evitando perdas financeiras que, muitas vezes, podem ser de larga escala e prejudicar a saúde financeira do negócio.

Ao fim de cada período, para apurar os resultados, você pode verificar que pequenos valores cobrados de forma indevida podem representar grandes prejuízos para o controle financeiro da farmácia.

Conferir as vendas em cartões

Outro ponto importante para potencializar o controle financeiro da sua farmácia é ter uma efetiva administração das vendas realizadas por meio de cartões.

Para que o fluxo de caixa esteja sempre saudável, é muito importante que haja sempre um confronto dos dados recebidos pelas operadoras com aqueles que constam no seu sistema de gestão ou que efetivamente entraram na conta bancária da empresa.

Esse processo é chamado de Conciliação de Cartões e tem o objetivo de garantir que tudo o que foi vendido via cartão foi realmente pago pelas operadoras e, por consequência, evitar prejuízos financeiros.

Esse processo contempla outros três, tão importantes quanto. São eles: conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária.

  • A conciliação das vendas permite saber se houveram divergências nos valores registrados, se houve alguma transação duplicada, quantas e quais vendas foram canceladas e quantas vendas não foram confirmadas pelas operadoras, mas estão registradas em seu sistema;
  • A conciliação dos recebimentos permite saber se cada transação foi corretamente recebida ou não; se houve alguma diferença nas datas previstas para pagamento; se as vendas canceladas foram confirmadas e o valor foi descontado; se todos os chargebacks foram resolvidos; se houve alguma divergência entre as taxas cobradas e as negociadas e, por fim, controlar as taxas cobradas na antecipação de cartão e se os valores antecipados estão corretos;
  • A conciliação bancária, por fim, permite saber se existem diferenças nos valores recebidos em relação aos valores que a operadora informou no relatório e confirmar se tudo o que a empresa esperava receber, foi de fato creditado na conta.

Um processo bem implementado tem o potencial de se tornar uma alavanca poderosa de sucesso financeiro para farmácias.

Mesmo uma farmácia não muito grande pode se aproveitar das estratégias para implementar uma gestão financeira mais eficiente e gerar mais resultados.

No entanto, contar com a tecnologia garante um trabalho com mais qualidade e melhores resultados.

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