Ferramentas financeiras para aplicar na sua empresa

Olá pessoal, vamos falar hoje sobre as ferramentas financeiras. Elas são as nossas grandes aliadas na gestão financeiras das empresas.

Mas, antes vamos falar um pouquinho sobre gestão.

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Qual a importância da gestão financeira em uma empresa?

A gestão financeira é muito importante para determinar o destino que as empresas estão caminhando como também para a manutenção da saúde das organizações.

Um velho ditado corporativo, diz que quem manda nas empresas não é o dono, e sim o caixa. Ou seja, todas as ações como novos investimentos, contratação de colaboradores, ampliação da fábrica, abertura de novos mercados e etc, só poderão acontecer se a empresa tiver um caixa que permita tais acontecimentos, caso contrário não será possível.

Quando falamos da área financeira, nos referimos aos setores mais usuais que existem em todas as empresas, que são: Contas a Pagar (CAP), Contas a Receber (CAR), Cobrança (COB), Tesouraria (TES), Faturamento, Contratos, Custos, Orçamento e etc..

Quais são as principais ferramentas financeiras?

E de nada adianta falarmos dos setores se não tivermos as ferramentas apropriadas para acompanhar e gerar informação para às tomadas de decisões. Existem algumas ferramentas de gestão financeira, mas entre elas podemos destacar algumas.

Fluxo de Caixa (FXC)

O Fluxo de Caixa  é uma das mais importantes ferramentas financeiras que auxiliam nas tomadas de decisões da empresa. Pois é a partir dele que se obtém as informações primordiais em relação ao desempenho financeiro das organizações e às otimizações da gestão financeira.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

A Demonstração do Resultado do Exercício, ou simplesmente DRE, é uma tem como objetivo principal apresentar de forma prática o resultado consequente de todas operações financeiras realizadas em um espaço de tempo, geralmente as empresas fazem esse acompanhamento em um período de doze meses.

De uma forma simplificada essa ferramenta faz uma análise das despesas, custos e receitas de uma empresa e tem como resultado uma visão geral do desempenho da empresa.

Balanço Patrimonial (BP)

O Balanço Patrimonial é um relatório que reúne todas os registros contábeis e movimentações financeiras de uma empresa a fim de organizar e hierarquizar as informações necessárias para que os donos de empresas e gestores financeiros tenham acesso prático e direto às principais informações necessárias na hora da tomada de decisão.

Controle Orçamentário

Mais uma para a lista de ferramentas financeiras importantes: a planilha de controle orçamentário. É nela que se reúnem as despesas de uma empresa e se faz um comparativo entre o que realmente foi gasto e o que foi orçado durante o planejamento financeiro e estratégico do negócio.

A partir da analise nas informações presentes nessa ferramenta é possível se antecipar e prever possíveis erros que poderiam acontecer no futuro por conta de furos do planejamento orçamentário.

Como as ferramentas financeiras impactam nas rotinas da área

Normalmente, os requisitos básicos para as pessoas trabalharem no setor financeiro das empresas, é que sejam pessoas que já construíram um relação de confiança com a diretoria, sócios e donos. Exceto, quando falamos de grandes corporações que já possuem um avançado grau de amadurecimento profissional em sua gestão.

É muito difícil que os setores da área financeira consigam demonstrar ótimos resultados, sem a existência e utilização de ferramentas financeiras! E também deixamos claro, que não basta só que a empresa tenha tais ferramentas, é preciso que estejam em uso e sempre em busca de melhorias e aperfeiçoamento.

Então, vamos lá falar das macro rotinas dos setores.

Rotinas do Contas a Pagar (CAP)

• Realizar a conferência no sistema ERP todos os pagamentos agendados para aquele dia e imprime o relatório detalhado do ERP;
• Conferir o relatório impresso com os documentos físicos recebidos;
• Lançar os pagamento no banco e depois imprimir o relatório do banco, que deve coincidir com o relatório já impresso do ERP;
• Levar os documentos para a pessoa que tem o perfil de autorização dos pagamentos e ele confere e autoriza;
• Conferir no dia seguinte o relatório do ERP do dia anterior com o extrato bancário validando os pagamentos e realizando as baixas no ERP nas respectivas contas correntes;
• Comparar as informações do ERP x Banco x Físico;
• Gerar os comprovantes e baixa dos pagamentos no ERP, conforme os extratos bancários;
• Realiza a conciliação dos pagamentos.

Ferramentas financeiras que nos auxiliam no Contas a Pagar (CAP), podem nos ajudar nas seguintes etapas:

• Gerir os boletos que estão no DDA e nos permitir pagar em quaisquer bancos;
• Evitar pagamentos em duplicidades;
• Ser uma ferramenta Omnichannel;
• Gerar todos os comprovantes de pagamento de uma única vez e de forma prática;
• Sinalizar todos os pagamentos que não estão conciliados.

Rotinas do Contas a Receber (CAR) e Cobrança (COB)

• Após finalizar o faturamento, gerar o arquivo de remessa da cobrança no ERP e importar para o banco;
• Gerar o arquivo de retorno da cobrança no banco e importar no ERP, identificando os boletos pagos e realizando as baixas;
• Conferir no extrato bancário de ontem se houve algum recebimento através de transferência e caso sim, fazer a identificação do cliente e baixar;
• Após todas as baixas, iniciar a rotina de cobrança dos clientes que ficaram com títulos em aberto;
• Realizar a conciliação de todas as vendas e recebimentos através de cartão de crédito, e fazer as baixas;
• Acompanhar as contestações dos clientes;
• Realiza a conciliação dos pagamentos.

Ferramentas financeiras que nos auxiliam no Contas a Receber e Cobrança (CAR/COB), podem nos ajudar nas seguintes etapas:

• Identificar inconsistências antes do banco;
• Dividir o arquivo da remessa bancária do ERP para vários bancos;
• Gerar o retorno de forma unificada;
• Já calcular a inadimplência;
• Sinalizar todos os recebimentos que não estão conciliados;
• Realizar a conciliação de forma automática.

Rotinas da Tesouraria (TES)

• Conferir os extratos bancário, após o CAP e o CAR finalizarem suas respectivas baixas;
• Realizar os lançamentos avulsos dos extratos bancários;
• Iniciar a conciliação bancária e quando concluir, fechar o dia;
• Gerar as informação para o Fluxo de Caixa (FCX).

Ferramentas financeiras que nos auxilia na Tesouraria (TES), podem nos ajudar nas seguintes etapas:

• Fechar a conciliação do CAP e CAR;
• Conciliar as tarifas e cestas de serviços, conforme o convênio;
• Pesquisar em todos os bancos de forma Omnichannel;
• Gerar o Fluxo de Caixa (FCX), por empresa, por banco, por período e etc;

Como estamos vendo, em apenas 4 setores da área financeira, existem muitas atividades que precisam ser feitas no dia a dia e que são intrinsecamente relacionadas.

O sucesso da empresa depende do sucesso da execução destas atividades com eficiência.

Mas, antes de sair montando e usando estas ferramentas financeiras, é preciso preparar a base dados e garantir que as rotinas sejam cumpridas de forma correta e assertiva.

Com estas ferramentas financeiras e funcionalidades disponíveis, a gestão financeira será muito mais fácil e permitirá muito mais controle, ou seja, o sucesso da gestão já está iniciado, e agora será com vocês.

Percebam como existem muitas atividades a serem executadas e para sermos mais eficientes, estas ferramentas financeiras são imprescindíveis, não é mesmo? Cadastre-se na nossa newsletter para receber mais conteúdos sobre gestão financeira.

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Paula Ayres