Método Boavista de Conciliação: a metodologia da Boavista para garantir o sucesso dos clientes

O Método Boavista de Conciliação foi criado para ser uma forma previsível e escalável de direcionar os nossos clientes a alcançarem melhores resultados na sua conciliação de cartões. Confira como funciona.

Assim como aprender algo novo, aplicar a conciliação de cartões da forma correta para obter resultados efetivos pode parecer bastante complexo, além de demandar um mínimo de esforço, tempo e recursos. No entanto, a conciliação de cartões não precisa ser complicada.

Pensando nisso, nós criamos o Método Boavista de Conciliação: uma maneira de direcionar os nossos clientes a alcançarem melhores resultados na sua conciliação de cartões e avançarem mais rapidamente.

Esse método foi baseado nas melhores práticas de mercado e vem sendo aprimorado pelos nossos consultores ao longo dos anos com base na experiência real dos nossos clientes.

O que é o Método Boavista de Conciliação (MBC)?

O Método Boavista de Conciliação, ou simplesmente MBC, foi criado pela Boavista Tecnologia com o objetivo de ser uma forma previsível e escalável de direcionar os nossos clientes a alcançarem melhores resultados na sua conciliação de cartões e avançarem mais rapidamente e cada vez melhor no uso do sistema e-Extrato Card, seguindo sempre um caminho para o sucesso da sua empresa.

Nós aplicamos esse método em centenas de clientes, dos mais diversos portes e segmentos, e conseguimos gerar excelentes resultados.

O ponto alto é que essa estratégia foi baseada nas melhores práticas de mercado e vem sendo aprimorada pelos nossos consultores ao longo dos anos com base na experiência real dos nossos clientes.

Portanto, o que vou mostrar à você é algo simples e focado em resultados, que já foi amplamente aplicado e aprovado por diversas empresas em todo o Brasil e que o nosso time de Sucesso do Cliente utiliza como base em suas consultorias com nossos clientes.

Como funciona o Método Boavista de Conciliação (MBC)

O método é dividido em uma série de 4 etapas que fornecem as melhores práticas para contribuir com a evolução do uso da ferramenta e ajudam o usuário a extrair o melhor do sistema e-Extrato Card.

Essas etapas são um conjunto de passos mínimos que o cliente precisa executar diariamente para alcançar o sucesso da sua conciliação de cartões.

Confira quais são elas:

• Consolidação das Vendas e Recebíveis
• Gestão das Vendas

• Gestão dos Recebíveis

• Gestão Financeira
  

A seguir, vamos explicar cada uma delas e dar mais detalhes sobre o que o cliente deve desenvolver para conseguir potencializar a sua gestão de cartões. Acompanhe!

Etapa 1: Consolidação das Vendas e Recebíveis

O início do processo de conciliação de cartões deve sempre acontecer no dia seguinte à venda, que é quando as operadoras disponibilizam os arquivos.

Portanto, a primeira etapa é a consolidação das informações do dia anterior, de forma a organizar os dados financeiros antes de fazer a conciliação em si.

Atualmente, a primeira etapa é feita pela Boavista, portanto nós ficamos responsáveis em fazer a consolidação das vendas e dos recebimentos de todos os clientes e nos limitamos à esse trabalho de organização, sem gerar e nem alterar as informações de vendas, recebimentos e financeiro, que sempre são geradas pelas operadoras, ERPs dos clientes e extratos bancários.

Confira os pontos a serem observados na etapa de Consolidação das Vendas e Recebíveis:

Horário de Corte

Antes de fazer a consolidação das vendas, é importante conhecer o horário de corte das operadoras.

Funciona assim:

Cada operadora possui um horário limite para realizar o fechamento dos lotes de vendas.

Isso significa que se a operadora tem um horário de corte às 22h30, por exemplo, então todas as vendas que foram realizadas até esse horário serão disponibilizadas um dia depois.

No entanto, todas as vendas realizadas depois do horário limite, só entrarão no lote seguinte que será disponibilizado somente dois dias depois.

Tipos de Arquivos das Operadoras

Neste caso, existem diversos tipos diferentes de arquivos para cada operadora e a Boavista tem o cuidado de processá-los sempre na ordem correta.

Explicando:

Uma operadora, por exemplo, habilita 4 arquivos para um cliente que possui um código de estabelecimento matriz.

Esses arquivos são:

• Venda;
• Financeiro;
• Antecipação; 
• Cessão de Recebíveis.

E precisam ser processos nesta sequência.

Monitoramento de Tráfego de Arquivos

Os arquivos são recebidos por diversas tecnologias e cada cliente possui uma quantidade e periodicidade de arquivos que precisam ser validados, variando de acordo com a quantidade de operadoras, bancos e formas de integração com o sistema de gestão.

Além dos robôs que alertam erros de monitoramento desses arquivos, temos um time que é responsável por regular e gerenciar todo esse processo, interagindo com as operadoras, bancos e parceiros que mantêm os sistemas de gestão (ERP’s), para solucionar possíveis conflitos, falhas de processamentos ou de integração, antecipando a resolução de problemas que podem acontecer nas etapas seguintes do MBC.

Etapa 2: Gestão das Vendas

A partir desta etapa, o cliente começa a atuar diretamente junto com o sistema e-Extrato Card. É neste momento que acontece o primeiro confronto de informações entre as vendas realizadas com cartões que foram registradas pelas operadoras e as vendas que foram registradas pela empresa, por meio do sistema de gestão, PDV ou TEF.

É recomendado que esse procedimento de confronto das informações seja realizado somente três dias depois da venda, pois antes disso as operadoras ainda estão disponibilizando os extratos das vendas, como expliquei no tópico anterior, em Horário de Corte.

Lembre-se que: conciliar as suas vendas antes dos 3 dias pode ocasionar retrabalho, afinal, como os extratos ainda estão sendo disponibilizados, existe a possibilidade de as informações ainda não estarem 100% corretas.

Então, a recomendação é fazer a conciliação das vendas todos os dias, mas sempre conferindo as informações dos 3 dias antecedentes.

É nesta etapa que é possível identificar se existem diferenças de informações entre o que consta no sistema de gestão e o que consta na operadora, o que possibilita acionar a operadora antes da liquidação da venda para correção dos erros.

É importante deixar claro que também é possível fazer esse processo sem, necessariamente, haver uma integração do ERP, TEF ou PDV com o sistema e-Extrato Card.

Por meio das informações de quantidade de transações e o valor acumulado das vendas em cartões que são obtidos através do encerramento da maquininha POS ou do fechamento do Caixa, é possível fazer a conciliação com a ajuda do sistema e-Extrato Card.

No entanto, a integração facilita esse processo, diminuindo o trabalho manual e possibilitando a identificação de divergências cada vez mais rápida e assertiva.

Confira por que integrar o seu ERP a um conciliador de cartões.

Atualização de Vendas e Agendamento de Recebíveis

Ainda na etapa de Gestão das Vendas, é possível utilizar as informações conciliadas para realizar ajustes de operadoras, bandeiras, valores de vendas, números de parcelas e agendamento de recebíveis no sistema de gestão, para que as informações estejam igualadas aos registros que estão nas operadoras.

Consequentemente, você não terá problemas nas liquidações dos seus recebíveis, no seu fluxo de caixa e nas escriturações contábeis, como durante os registros do Sped Fiscal, por exemplo.

Cancelamento de Vendas e Chargeback

Com a gestão das vendas também é possível identificar os cancelamentos e atuar nos avisos de chargebacks antecipadamente.

Em ambos os casos são considerados estornos, no entanto o cancelamento é feito pela operadora ou pelo lojista e o chargeback é feito pelo cliente.

No caso do cancelamento, ele pode ser considerado parcial ou total e são apresentados nos arquivos financeiros das operadoras em até dois dias depois da data da solicitação da ação, ou seja, quando a operadora ou a loja solicitou o cancelamento.

Já o chargeback, o cliente solicita quando não reconhece alguma compra realizada e que consta na fatura do seu cartão e notifica a bandeira. Quando isso acontece, a loja é notificada pela operadora e tem um prazo de 5 a 8 dias para comprovar que aquela venda realmente existiu.

No caso de empresas que trabalham com vendas de alto risco, que são aquelas em que o cliente não insere a senha do cartão, como as lojas e-commerce, por exemplo, não possui um prazo para comprovação, com exceção das empresas que negociaram com a operadora.

Duplicidade de Vendas

A transação duplicada acontece quando o cliente precisa comprar duas ou mais vezes na mesma loja, seja por uma necessidade dele ou por um problema sistêmico, ela será também cobradas duas vezes na sua fatura.

Esse tipo de evento, caso seja indevido, pode levar à uma ação judicial e causar um prejuízo à empresa.

Apesar do sistema TEF e das maquininhas POS possuírem diversas alternativas que ajudam a controlar a duplicidade, uma venda é considerada duplicada quando algumas informações são repetidas, como:

• número do cartão;
• data da venda;
• loja onde a venda ocorreu;
• bandeira do cartão;
• valor da transação.

Na etapa da Gestão de Vendas é possível afirmar se houve uma duplicidade ou se, realmente, houveram duas vendas diferentes.

E só é possível ter certeza cruzando com as informações presentes no cupom fiscal, nota fiscal ou pedido.

Auditoria de Tarifas

Ainda nesta etapa, acontece a auditoria das tarifas que foram acordadas entre a empresa e a operadora.

É importante dar uma atenção especial a esta fase, pois existem casos em que o contrato com a operadora vence e os valores mudam sem que o lojista saiba ou ainda, em outros casos, onde a operadora cobra uma tarifa errada sobre a venda realizada, ocasionando uma perda financeira à empresa.

Confira a verdade que nunca contaram a você sobre as taxas de cartão de crédito.

Portanto, durante a Gestão das Vendas, esta é uma etapa que não pode passar despercebida.

Etapa 3: Gestão dos Recebíveis

Esta é essencial para gerenciar e auditar o processo de antecipação de cartão, controlar todas as parcelas que estão em aberto e conciliar a carta de circularização.

Confira o que deve ser feito durante a etapa de Gestão dos Recebíveis:

Gestão das Divergências

Todos os dias existem informações a serem tratadas, portanto esta etapa é importante para realizar a gestão das divergências encontradas nos recebimentos, ou seja, valores que foram creditados com divergências em relação às vendas realizadas na loja.

É importante fazer essa conferência diariamente a fim de evitar o acúmulo de tarefas no setor financeiro.

Recebíveis em Aberto

O agendamento de pagamento dos recebimentos das vendas em cartões é processado em conjunto com os registros de vendas das operadoras, e caso a operadora credite um valor divergente, é nesta etapa que essa informação é identificada.

Em quase todos os casos, por conta da ausência de arquivos ou registros, as operadoras depositam os recebimentos das vendas no banco e não enviam os status de pagamentos do mesmo, o que atrapalha a conciliação bancária da empresa.

Nesse caso, é importante acionar a operadora para que ela disponibilize a informação correta do status de pagamento.

Auditoria de Antecipação de Cartão

Ainda na Gestão dos Recebíveis, é importante se atentar para a conferência das tarifas que são aplicadas nos lotes/parcelas de vendas antecipadas, se estão de acordo com o que foi acordado em contrato com a operadora e se o depósito confere com o líquido proveniente da mesma.

Além disso, é importante não deixar de lado a Antecipação pelo Banco, que é quando o cliente usa os recebíveis para garantir um empréstimo ou conta garantida junto ao domicilio bancário. Neste caso, será necessário o travamento dos recebíveis dos lotes/parcelas ou estabelecimentos envolvidos na operação.

Confira: Guia completo da Antecipação de Cartão de Crédito

Carta de Circularização

A Carta de Circularização, seja eletrônica ou física, é um documento enviado pela operadora para que a empresa possa auditar as parcelas que estão em aberto, a fim de confirmar a ocorrência de fatos contábeis ou seus saldos registrados.

Este documento contém informações das parcelas a receber para que a empresa mantenha o controle do agendamento dos recebíveis por período, geralmente mensal.

Portanto, nesta última etapa, é importante também realizar a conciliação da Carta de Circularização, para que ela possa ser devidamente utilizada.

Etapa 4: Gestão Financeira

Por fim, é indispensável que a empresa confira se as ordens de pagamentos que foram expedidas pelas operadoras, realmente se transformaram em depósitos nas contas bancárias.

Portanto, a conciliação bancária é a última etapa, onde a empresa saberá se todo o valor bruto das vendas, menos as comissões das operadoras, mais ou menos os ajustes, foram realmente creditados na conta corrente.

É importante destacar: O extrato bancário é um lançamento de débito ou crédito na conta corrente do cliente, portanto, só através dele, não é possível saber quais são as parcelas que estão sendo liquidadas.

Apenas com a conciliação é possível navegar nos dados e ter a certeza de qual parcela já foi liquidada ou está em aberto.

Agora é com você!

Já mostramos como funciona o MBC, mas está na hora de você começar a aplicar o método na sua área.

Tenha em mente que os resultados não virão da noite para o dia, mas que se você mantiver a organização e realizar as etapas corretamente e com dedicação, você terá uma melhora contínua e escalável nos processos financeiros internos.

E, é claro, se você mantiver o hábito de aplicar o Método Boavista de Conciliação na sua gestão de cartões, poderá se considerar uma empresa de sucesso financeiro.

Para auxiliar você:

• Se você já usa o sistema e-Extrato Card em sua empresa, pode conversar com um de nossos especialistas da área de Sucesso do Cliente e saber mais informações sobre como utilizar o MBC no sistema e-Extrato Card;
• Se você ainda não usa o sistema, converse com um de nossos consultores e entenda na prática como o e-Extrato Card e o MBC podem ajudar a potencializar os resultados financeiros da sua empresa. Inscreva-se abaixo:

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Geminiano Farias