3 riscos para postos com comprovantes de pagamento bagunçados

Canhoto, slip, comprovantes de pagamento, papelzinho ou “sua via”. Muitos são os nomes dados ao papel impresso após as vendas realizadas em maquininhas. Seja qual for o adotado pela sua empresa, é preciso tomar muito cuidado com os comprovantes de cartão de crédito.

O caso é mais sério em postos de combustível. É comum no setor a utilização de máquinas POS em vez de sistemas TEF. Isso se deve, sobretudo, pela comodidade da primeira opção não precisar ficar ligada a um fio ou a um computador. Afinal, os motoristas realizam a autorização do pagamento sem sair do carro.

Contudo, essa praticidade tem um preço alto ao abrir mão da automação. E ele é maior para redes de postos de gasolina que possuem diversas unidades. Leia o texto até o final e saiba mais!

Informações erradas em comprovantes de pagamento

É cultural em empresas do ramo de combustíveis que o “input” das informações seja realizado manualmente no sistema ERP pelos próprios frentistas. Muitas vezes no final do expediente, após horas de trabalho. Isso aumenta consideravelmente as chances de erro humano.

Assim, a empresa está sujeita ao registro errado das informações de venda, como modalidade (dinheiro/débito/crédito), data, valor, NSU ou autorização, bandeira, entre outras.

As informações, claro, podem ser acessadas pelo portal das operadoras e até a conciliação de cartões realizada manualmente. Entretanto, além de ser um processo que também está passível a erros, é também um método ineficiente se o posto de gasolina tiver um grande volume de vendas.

Extravio e deterioração dos comprovantes de pagamentos

Guardar os comprovantes de pagamento é importante para assegurar a assertividade das informações inseridas no seu sistema de gestão. Contudo, os comprovantes impressos por máquinas de cartão são termomagnéticos e, por isso, a tinta apaga facilmente.

Outro problema é que esses papéis podem se perder no fluxo de trabalho. Muitas vezes os frentistas precisam atender filas de carros que não param de chegar para abastecimento. Esses papéis são, provisoriamente, guardados em bolsos e, não raramente, se perdem.

Seja em qualquer dos dois casos, o gestor financeiro se vê em uma encruzilhada se encontrar incompatibilidade nas informações das vendas ou se a transação não for registrada pela operadora.

Fraude

Esse é um dos casos mais graves da falta de controle dos comprovantes de pagamento em postos de combustível.

Seja cancelando vendas, realizando cobranças duplicadas ou aproveitar a distrações para registrar valores errados. Empresas do ramo estão passíveis a fraudes praticadas não só por terceiros, mas por seus próprios funcionários.

O devido controle dos comprovantes de pagamento pode ser realizado de forma mais assertiva com auxílio de sistemas de conciliação de cartões. O gestor financeiro poderá controlar todas as transações realizadas pelas máquinas POS e confrontar dados entre seu sistema de gestão e a operadora de cartão.

Essa automatização empodera o controle das operações e reduzem drasticamente a possibilidade ações ilícitas.

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Jocelia Andrade