Recebíveis em cartões: 4 dicas para evitar problemas com o Fisco

Como gestor, é preciso saber lidar com situações complicadas do cotidiano, como problemas com o fisco e o controle dos recebíveis em cartões.

Os recebíveis em cartões podem promover uma gestão de sucesso, mas para evitar problemas ou necessidade de esclarecimentos na Receita Federal ou com o fisco estadual e municipal, é necessário que as empresas preparem corretamente todos os documentos fiscais de suas transações.

Como todos os casos de receitas, as vendas com cartões devem ser lançadas na contabilidade, assim, o estabelecimento que realizar vendas à vista ou a prazo por meio do cartão deverá verificar a exata contabilização dessas operações.

Neste post, vamos apresentar 4 pontos que você precisa prestar atenção para evitar notificações ou autuações pelo fisco. Acompanhe!

Os recebíveis em cartões

O cartões são uma das formas de pagamento mais usadas atualmente, pois reduz a burocracia e evita o manuseio de dinheiro. Além disso, possibilita ao consumidor o parcelamento de suas compras com maior praticidade, agilidade e segurança.

Isso contribui para o aumento das vendas e, mesmo que o recebimento demore, o comerciante tem a garantia do recebimento, o que torna a transação via cartão muito vantajosa.

Nesse caso, quais pontos necessitam de atenção?

Desde 2003, as operadoras de cartões remetem para a Receita Federal todas as transações das pessoas físicas e jurídicas feitas por meio de cartão de crédito e débito. As informações são enviadas pela Declaração de Operações com Cartões de Crédito (Decred), instaurada pela Instrução Normativa SRF nº 341/2003.

Os dados informados englobam todos os pagamentos e recebimentos em cartões, sendo compartilhados pela Receita Federal, estados e municípios com a finalidade de cruzamento de informações.

Quando a receita declarada for diferente da receita recebida por cartões, o fisco poderá expedir notificações ou autuações para que as empresas se justifiquem sobre as diferenças encontradas.

Para que isso não aconteça, alguns pontos precisam ser observados:

1. Informe sua declaração por meio da Escrituração Fiscal Digital (EFD)

As empresas contribuintes do IPI e ICMS são obrigadas a declarar suas movimentações por meio da EFD, que se trata de uma obrigação subsidiária do Sistema Público de Escrituração Fiscal (Sped Fiscal).

2. Preencha o registro 1.600 do Sped Fiscal

Esse registro tem a finalidade de identificar o valor total das transações de vendas ocorridas pelo declarante via cartão de crédito ou débito, especificado pela operadora de cartões.

Para inclusão no Registro 1.600 do Sped Fiscal, a empresa deve indicar o valor total das vendas confirmadas pelos extratos, excluindo as vendas estornadas, canceladas e os outros recebimentos não ligados à atividade operacional.

Portanto, esteja atento! Procure saber o conteúdo do arquivo do Registro 1.600 que sua empresa vem transmitindo para o fisco, pois todos os dados poderão ser eletronicamente confrontados.

3. Envie a documentação certa

Para evitar problemas, é essencial que, junto da declaração, sejam enviados corretamente todos os documentos fiscais das movimentações, como nota fiscal e cupom fiscal.

Caso sua empresa seja alvo de alguma fiscalização, é importante ter em mente que o órgão fiscalizador pode solicitar detalhamentos adicionais.

Se o seu processo de consolidação e conciliação de cartões ocorre de forma manual, existe um grande risco de falta de informações. Dessa forma, é muito importante possuir uma ferramenta que facilite o controle e a geração de relatórios com os detalhamentos exigidos em possíveis fiscalizações.

4. Preencha os dados corretamente

É primordial que a declaração seja feita com o máximo de atenção possível pelo declarante, que deve ter bastante cuidado no momento de preenchimento das despesas e receitas relativas aos cartões de crédito. Um erro pequeno pode gerar muitas dores de cabeça para o contribuinte.

Conforme a Lei 8.137/90, se o declarante não informar toda operação, ou faz de maneira incompleta, ele estará cometendo um crime contra a Ordem Tributária. Esse crime é tão sério que a pena varia de 2 a 5 anos de reclusão, além de multas altas.

A omissão das informações exigidas na EFD ocasiona a suspensão da inscrição estadual do empreendimento infrator, ocasionando na inabilitação para exercer suas atividades operacionais, de acordo com a Lei 7.098/98.

Como você percebeu, aceitar pagamentos com cartão é eficiente para aumentar as vendas e ter sempre um caixa disponível. Contudo, é necessário fazer o controle desses valores para evitar notificações ou autuações. Visto que as penas para qualquer ilícito são bem graves, é importante ficar atento.

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Kelma Pinheiro

Diretora de People