Conciliação Financeira: o que é e como fazer

Neste artigo, você vai entender tudo sobre Conciliação Financeira: o que é e como fazer. Gerenciar as finanças de uma empresa é como pilotar um avião: sem as ferramentas corretas, é fácil perder o rumo. Um dos painéis de controle mais cruciais para essa jornada é a conciliação financeira. Embora o termo possa soar técnico, seu conceito é fundamental para a saúde e a sustentabilidade de qualquer negócio com altos volumes de transação.

Se você já se perguntou se todas as vendas foram realmente pagas, se as taxas cobradas pelas operadoras de cartão estão corretas ou se o saldo do seu controle interno bate com o do banco, você já sentiu a necessidade da conciliação. Ela é o processo que garante que seus registros financeirosestão em perfeita sintonia com a realidade externa, como extratos bancários e relatórios de vendas.

Vamos desmistificar a conciliação financeira, mostrando sua importância, os diferentes tipos e um passo a passo prático para implementá-la na sua empresa. Vamos lá?

O que é conciliação financeira?

A conciliação financeira é um processo de verificação e comparação. Em essência, trata-se de confrontar os dados financeiros registrados internamente pela sua empresa (em planilhas, sistemas de gestão internos ou ERPs) com as informações de fontes externas, como extratos bancários e relatórios de recebimento.

Assim, pense nela como uma auditoria interna de rotina. O objetivo é simples: garantir que cada centavo que entrou esteja devidamente registrado e que os saldos batam. Se o seu controle de fluxo de caixa diz que você tem R$ 10.000,00 na conta, o extrato do banco precisa confirmar esse valor e as operadoras precisam debitar o valor em sua conta.

Essa prática é vital para empresas de todos os portes. Para o pequeno empreendedor, é a garantia de que o controle financeiro está correto. Para grandes corporações, é um pilar indispensável da governança corporativa e da contabilidade, prevenindo erros que podem custar milhões. Em resumo, a conciliação é a base para uma gestão financeira confiável e transparente.

Qual a importância da conciliação financeira?

Adotar a conciliação financeira como um processo regular vai muito além de apenas “bater os números”. É uma prática estratégica que traz benefícios diretos para a operação e o planejamento do negócio.

1. Controle financeiro assertivo

Primeiramente, realizar a conciliação de forma consistente oferece uma visão clara e precisa da saúde financeira da sua empresa. Você sabe exatamente quanto dinheiro tem disponível, quais contas foram pagas e quais recebíveis ainda estão pendentes.

Além disso, ter esse nível de controle sobre o fluxo de caixa é fundamental para a tomada de decisões. Com dados confiáveis em mãos, fica mais fácil planejar investimentos, negociar com fornecedores, gerenciar o capital de giro e projetar o crescimento do negócio com segurança. Logo, sem a conciliação, você estaria tomando decisões com base em suposições, o que é um risco enorme.

2. Detecção de fraudes e erros

Discrepâncias entre seus registros internos e os extratos externos são sinais de alerta. A conciliação financeira é a ferramenta mais eficaz para identificar esses problemas rapidamente. Os erros podem ser simples, como um lançamento duplicado ou uma taxa de operadora não registrada.

No entanto, também podem indicar problemas mais graves, como transações não autorizadas, desvios de dinheiro ou fraudes financeiras. Por isso, identificar uma cobrança indevida ou um pagamento que não caiu na conta no início do processo pode economizar tempo, evitar prejuízos e proteger a empresa de atividades fraudulentas, tanto internas quanto externas.

Quais são os tipos de conciliação financeira?

A conciliação pode ser aplicada a diferentes áreas das finanças de uma empresa. Os tipos mais comuns são a bancária, a de cartões e a de recebíveis, cada uma com seu foco específico.

Conciliação bancária

A conciliação bancária é a forma mais fundamental do processo. Ela consiste em comparar o livro caixa ou o controle financeiro interno da empresa com o extrato da conta corrente. O objetivo é verificar se todos os depósitos, transferências, pagamentos e taxas registrados internamente correspondem aos movimentos listados pelo banco. Geralmente, é nessa etapa que a empresa confere valores recebidos via Pix. Como resultado, esse processo ajuda a identificar valores ainda não compensados, taxas de serviço não previstas e possíveis erros de lançamento, garantindo que o saldo contábil reflita o saldo real disponível.

Conciliação de cartões

Para empresas que vendem com cartões de crédito, débito, voucher este tipo de conciliação é essencial. O processo é mais complexo, pois envolve comparar as vendas registradas no seu sistema com os valores que as adquirentes (operadoras) efetivamente depositam na sua conta.

Aqui, é preciso verificar não apenas o valor bruto da venda, mas também as taxas de administração taxas por trasação, os aluguéis de maquininha, os prazos de recebimento e possíveis estornos (chargebacks). Fazer essa conciliação de pagamentos manualmente ou por amostragem pode ser um desafio, devido ao alto volume de transações. A Conciliação de cartões é crucial para garantir que você está recebendo o valor correto por cada transação.

Conciliação de recebíveis

A conciliação de recebíveis foca em garantir que tudo o que sua empresa tem a receber foi, de fato, pago pelos clientes. Isso envolve o acompanhamento de boletos, faturas, duplicatas e outras formas de pagamento a prazo.

O processo consiste em cruzar as informações de vendas com os registros de entrada no caixa e no banco. Essa prática é vital para uma gestão de receitas eficiente e para combater a inadimplência, pois permite identificar rapidamente quais clientes estão com pagamentos atrasados e tomar as medidas necessárias para a cobrança.

Como fazer a conciliação financeira?

Implementar um processo de conciliação financeira pode parecer complicado, mas, ao dividi-lo em etapas, torna-se uma tarefa gerenciável e lógica.

Passo 1: Coleta de informações

O primeiro passo é reunir toda a documentação necessária. Isso inclui:

• Registros internos: Planilhas de controle, relatórios do seu sistema de gestão (ERP), livro caixa e registros de vendas.
• Documentos externos: Extratos bancários de todas as contas da empresa, faturas de cartão de crédito corporativo e relatórios detalhados das adquirentes de cartão.

Organizar esses documentos por período (diário, semanal ou mensal) pode ser uma tarefa árdua, a depender do volume de transações. Quanto mais a for essa automatizada for essa coleta, mais fácil será a etapa seguinte.

Passo 2: Análise e comparação

Em segundo lugar, com todos os dados em mãos, começa a etapa da comparação. A abordagem mais comum é usar o extrato bancário como ponto de partida e verificar se cada lançamento corresponde a um registro interno.

O objetivo é identificar as discrepâncias:

• Lançamentos que estão no extrato bancário, mas não no seu controle (ex: taxas bancárias).
• Lançamentos que estão no seu controle, mas ainda não no extrato (ex: um boleto emitido que não foi compensado).
• Valores que não batem entre os dois registros.

Agora, imagine um supermercado, que tem por dia, uma média de mil transações por dia. É humanamente inviável verificar cada um desses lançamentos de forma manual.

Passo 3: Ajustes e correções

Após identificar as divergências, é hora de investigá-las e corrigi-las. Se uma taxa da operadora foi debitada a mais, acione-a para compensação. Já se um cliente pagou um valor diferente do faturado, entre em contato para entender o motivo. Se houver um erro do banco, contate seu gerente.

Ao final deste passo, todos os itens devem ter sido justificados. O resultado ideal seria uma base de dados precisa para a sua contabilidade e gestão financeira. Mas, na prática, ao fazer esse processo de forma manual, muitas lacunas ficam em aberto.

Quais erros evitar na conciliação financeira?

Mesmo com um processo bem definido, alguns erros comuns podem comprometer a eficácia da sua conciliação. Fique atento para evitá-los:

• Deixar para depois: A procrastinação é a maior inimiga da conciliação. Acumular meses de transações transforma uma tarefa gerenciável em um pesadelo. Estabeleça uma rotina fixa (diária) para manter o processo em dia.
• Falta de organização: Não ter uma ferramenta para organizar e registrar informações leva a erros e perda de tempo. Use pastas digitais ou físicas e padronize seus registros.
• Ignorar pequenas diferenças: Aquele R$ 1,50 de diferença pode parecer insignificante, mas pode ser o sintoma de um problema maior ou, somado a outras pequenas divergências, gerar um rombo no final do mês. Investigue todas as discrepâncias.
• Confiar na memória: Não tente gerenciar o processo de cabeça, de forma manual. Você precisa de uma ferramenta que documente tudo, aponte o motivo de cada ajuste e armazene os comprovantes.
• Depender exclusivamente de processos manuais: Para empresas com um volume crescente de transações, usar planilhas de conciliação é insustentável. O risco de erro humano é altíssimo e o tempo gasto é enorme.

A automação na conciliação financeira

Processos manuais ainda são mais comuns do que deveriam na rotina financeira. Se a sua operação se identifica com os cenários abaixo, talvez seja a hora de buscar mais visibilidade e eficiência.

• A conferência de pagamentos depende do acesso a múltiplos sistemas (ERP, portal do banco, portal da adquirente).
• Há dificuldade para saber o que já foi pago e o que ainda falta receber.
• Existe uma incerteza constante se as tarifas cobradas pelas operadoras de cartão estão corretas.
• As informações entre adquirente, banco e ERP nem sempre batem.
• O tempo para o fechamento contábil é consumido com tarefas que poderiam ser automáticas.
• Erros ou divergências são extremamente difíceis de identificar em meio a tantos dados.

Felizmente, a tecnologia financeira oferece a solução: a automação. Ferramentas e softwares de conciliação podem automatizar a maior parte do trabalho pesado. Eles se integram diretamente aos seus bancos, ERPs e meios de pagamento, coletando os dados automaticamente. Em seguida, seus algoritmos comparam milhares de transações em tempo ágil, identificando correspondências e sinalizando apenas as exceções que exigem atenção humana.

Automatizar essa parte da rotina pode ser mais simples e mais rápido do que parece. Plataformas comooview foram pensadas para resolver exatamente o que nenhum sistema financeiro tradicional cobre bem: a conciliação completa entre todos os seus meios de pagamento, ERP e bancos, com controle do início ao fim da jornada.

O que faz um conciliador financeiro?

Tradicionalmente, um conciliador financeiro é uma ferramenta de automação. Um software conciliador, como o view, atua como um assistente incansável para o seu time financeiro. Geralmente, ele te dá visão com dashboards e conciliação financeira integrados, centralizando informações e transformando dados brutos em insights para a tomada de decisão. Isso libera a equipe de tarefas repetitivas e manuais, permitindo que foquem em análises estratégicas que realmente agregam valor ao negócio.

Conclusão

Finalmente, a conciliação financeira não é apenas uma obrigação contábil; é um instrumento poderoso de gestão. Ela proporciona a clareza necessária para navegar no complexo ambiente de negócios, garantindo controle, segurança e previsibilidade. Ao transformar dados em informações confiáveis, você capacita sua empresa a tomar decisões mais inteligentes e a crescer de forma sustentável.

Ignorar esse processo é como navegar sem bússola, deixando a empresa vulnerável a erros, fraudes e má gestão do fluxo de caixa. Por outro lado, adotar uma rotina de conciliação, especialmente com o suporte da automação, fortalece a saúde financeira do seu negócio.

Portanto, se os desafios da conciliação manual estão consumindo o tempo do seu time e gerando incertezas, é hora de considerar a tecnologia como sua maior aliada. Ferramentas especializadas simplificam a rotina, oferecem uma visão unificada das finanças e garantem a precisão que sua gestão merece.

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