Conciliação Financeira: o que é e como fazer? Guia completo!

Qual é a importância da Conciliação Financeira para as empresas?

A Conciliação Financeira é uma prática fundamental para toda empresa, pois através deste método é possível identificar divergências de valores, potencializar o lucro e evitar perdas financeiras.

Se você ainda não está convencido sobre a necessidade de implementar essa conciliação na sua organização, confira a seguir qual a importância desta atividade e a melhor forma de implementá-la na rotina financeira:

O que é Conciliação Financeira?

A Conciliação Financeira é uma prática que garante o desenvolvimento da organização. De forma geral, consiste em conferir os dados financeiros, confrontando as informações e analisando se os valores que entram e saem das contas bancárias da empresa estão corretos.

O principal objetivo da Conciliação Financeira é garantir que todas as transações efetuadas pela empresa foram realizadas corretamente, identificar eventuais inconsistências e se certificar de que todos os saldos disponíveis nas contas bancárias estão de acordo com o esperado.

Essa rotina garante a otimização da gestão da tesouraria, permite que novos investimentos sejam feitos de forma segura e evita perdas financeiras.

Esse processo contempla quatro etapas. São elas:

 

  • Conciliação de Cartões;
  • Conciliação de Pagamentos;
  • Conciliação de Cobrança;
  • Conciliação Bancária.

 

Conciliação de Cartões

A Conciliação de Cartões consiste em confrontar os dados das vendas via cartões com o que foi recebido pela operadora, conferindo se os valores que foram repassados estão realmente corretos, se as taxas de cartão de crédito são as mesmas contratadas com as operadoras e outras informações úteis para a empresa.

O importante nesta etapa é ter certeza de que tudo o que foi vendido com cartões foi realmente pago pelas operadoras.

Basicamente, esse processo ainda contempla outros três: a conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e a conciliação bancária de cartões.

  • Conciliação das Vendas: confere se houveram divergências nos valores registrados, quantas e quais vendas foram canceladas e quantas vendas não foram confirmadas pelas operadoras;
  • Conciliação dos Recebimentos: verifica se cada transação foi corretamente recebida sem divergências, se as vendas canceladas foram confirmadas e o valor foi descontado corretamente, se os chargebacks foram descontados, se houve inconsistências de tarifas e se valores de antecipações de cartões de crédito estão corretos;
  • Conciliação Bancária: confere se existem diferenças nos valores recebidos em relação aos valores informados pelas operadoras e se tudo o que a empresa esperava receber, foi de fato creditado na conta.

Conciliação de Pagamentos

A Conciliação de Pagamentos é uma maneira de gerenciar os pagamentos de fornecedores e funcionários das empresas por meio da troca de informações com bancos e sistemas de gestão, conciliando todos os pagamentos realizados com os valores que foram debitados na conta corrente da empresa.

O principal objetivo da Conciliação de Pagamentos é confrontar as informações recebidas de diferentes meios de pagamentos com as informações que estão nos sistemas internos, garantindo segurança e consistência nas informações gerenciais da empresa.

Nesta etapa, a conciliação é feita ao comparar todos os lançamentos de débitos de pagamentos nas contas da empresa com os pagamentos agendados no sistema de gestão interno da empresa. Confira alguns exemplos de meios de pagamentos.

  • pagamento de fornecedores;
  • pagamento de Salários;
  • ordens de pagamento;
  • transferências e depósitos
  • pagamento de boletos bancários;
  • cheques compensados;
  • DOC’s e TED’s.

Essa prática é extremamente útil e eficaz, pois assegura que todos os pagamentos foram corretamente realizados, confrontando estes com os extratos da conta corrente, garante melhores decisões e assegura uma melhor visão das tarifas cobradas pelos serviços, de acordo com a forma de pagamento.

Conciliação de Cobrança

A Conciliação de Cobrança é, de forma geral, o gerenciamento da carteira de cobrança da empresa. É uma maneira de acompanhar todas as movimentações de títulos e conciliar as liquidações que foram realizadas com os valores que, de fato, foram creditados na conta corrente da empresa, além do controle das taxas cobradas por esse serviço.

Essa conciliação tem o objetivo de gerar um confronto das movimentações bancárias com as informações externas para que seja feito um controle financeiro eficaz.

Sendo assim, a Conciliação de Cobrança consiste em realizar um comparativo entre as contas a receber de títulos de cobrança e o que foi efetivamente recebido, assegurando que tudo o que a empresa deveria receber, realmente foi pago e creditado na conta corrente.

A Conciliação da Cobrança a viabilizada através da troca de arquivos nos formatos CNAB 240 e CNAB 400, disponibilizados pelos bancos e o processamento dos extratos de conta corrente da empresa.

Através da Conciliação de Cobrança, quando realizada corretamente, há a redução da inadimplência, maior controle do custo do serviços de cobrança e aderência às melhores práticas de gestão financeira.

Conciliação Bancária

Por fim, realizar a Conciliação Bancária consiste em confrontar as informações presentes nas contas bancárias com os dados obtidos a partir do monitoramento interno da empresa. Ou seja, é o processo de conferir se os valores esperados, estão realmente na conta.

Geralmente, as empresas vendem por diversos meios, sendo boletos e cartões os mais comuns, mas somente ao fazer a conciliação bancária é possível confirmar se os valores dos recebimentos estão corretos, bem como os débitos de contas a pagar também.

Além disso, garantir que o saldo bancário está correto é essencial para a análise do fluxo de caixa realizado da empresa.

Lembrando que, apesar de etapas distintas, elas se complementam e auxiliam no objetivo maior da Conciliação Financeira: Garantir o sucesso financeiro da empresa.

Por que a Conciliação Financeira é importante para as empresas?

A Conciliação Financeira é fundamental para manter a saúde do negócio, além de ser um método eficiente para que gestores e diretores financeiros possam se certificar de que todas as transações que foram realizadas pelas empresas estão, de fato, corretas.

Afinal, se o controle financeiro da empresa não for eficaz, consequentemente haverá um enorme risco de prejuízos, podendo, inclusive, levar o negócio à falência, pois somente ao manter o total controle das movimentações, analisando e validando todas, é possível concretizar estratégias mais efetivas e que contribuam de forma potencializada para o crescimento e desenvolvimento da instituição.

Pensando na importância da Conciliação Financeira para a sua empresa, listamos as 4 principais vantagens de realizar esse processo na sua organização.

#1. Maior segurança nas transações de pagamentos de fornecedores e funcionários

Hoje um dos maiores desafios das empresas, principalmente àquelas que possuem muitos pontos de vendas e, consequentemente, diversos funcionários e fornecedores, é a realização dos pagamentos de forma mais ágil e eficaz.

Afinal, é comum ter que acessar vários portais bancários para a consulta e movimentação financeira, perdendo tempo, controle e segurança na decisão do pagamento.

Portanto, um dos maiores benefícios que a Conciliação Financeira (traz) para uma empresa é assegurar que os lançamentos de pagamentos a fornecedores e funcionários, foram, de fato, debitados (corretamente) na conta corrente da empresa.

Pode até parecer simples realizar pagamentos, mas quando se tem um grande volume de transações diárias, a situação pode fugir do controle do setor financeiro.

Portanto, contar com a Conciliação Financeira na rotina é fundamental para uma boa gestão e para a potencialização dos processos.

#2. Garantir que todos os lançamentos de títulos de cobrança pagos foram creditados na conta da empresa

Assim como é difícil ter total segurança nas transações de pagamentos, também é complexo manter controle de todos os lançamentos de títulos de cobrança pagos e se assegurar de que os valores creditados na conta estão realmente corretos.

Hoje, sabemos que um dos desafios da área financeira é o acompanhamento e movimentação de títulos de vários convênios de cobrança, a dificuldade para gerar 2º via de boleto ou gerar diversos boletos com valores atualizados após o vencimento, além da necessidade de acessar vários portais bancários para acompanhar as cobranças.

De fato, não é uma tarefa simples. Por isso é tão necessário ir além e implementar uma rotina completa de Conciliação Financeira.

Isso faz com que você consiga aderir às melhores práticas de gestão da cobrança, controlar, de forma segura e eficaz, se todos os valores foram creditados corretamente e reduzir a inadimplência no seu negócio.

Além disso, você, como gestor, vai conseguir acompanhar essas informações e visualizar, de forma macro, como utilizá-las para tomar as melhores decisões financeiras.

#3. Comprovar se as tarifas de cobranças, pagamentos e bancárias estão sendo cobradas corretamente

Quando falamos em tarifas a situação é ainda mais agravante, pois não é raro encontrar empresas que não conseguem ter uma completa visão das tarifas cobradas pelos serviços de cobranças, pagamentos e (outras movimentações) bancárias.

Isso significa que, se não há um correto controle do que está sendo cobrando, quando houver uma cobrança divergente ela nunca será identificada.

Percebe o risco nesta situação? Afinal, você pode estar perdendo dinheiro agora sem perceber.

Logo, a Conciliação Financeira torna-se uma estratégia determinante quando se trata de controle das movimentações da empresa, o que ajuda a evitar as perdas financeiras.

#4. Maior agilidade e segurança para tomada de decisões financeiras

Talvez esse seja um dos principais pontos que leva um gestor ou diretor financeiro a adotar a estratégia de Conciliação Financeira na sua empresa.

Afinal, tomar decisões é algo natural na rotina de líderes financeiros, além de ser uma responsabilidade que pode impactar no sucesso de toda a organização. Sem falar que essas decisões também podem influenciar os indicadores financeiros.

No entanto, quando não existem processos bem estruturados, informações que não trazem segurança e um controle desordenado das movimentações financeiras, consequentemente, não há como tomar decisões concretas e efetivas.

Por isso, contar com a Conciliação Financeira só tem a agregar às decisões de gestores e diretores, contribuindo para um embasamento de dados seguros e o máximo de informações sólidas e justificadas.

Mas afinal, como fazer uma Conciliação Financeira?

Agora que você já entende a importância de adotar a Conciliação Financeira no seu negócio, é preciso começar a implementar este método e qual a melhor forma de conduzir esse processo.

Primeiro passo: Saiba quais contas estão ativas

É importante conhecer quais são as contas bancárias que estão ativas na sua empresa. Afinal, por conta das práticas de mercado, é possível que existam diversas contas diferentes com propósitos distintos e várias pessoas e agências envolvidas na rotina financeira.

Portanto, a primeira tarefa da Conciliação Financeira é consolidar as contas bancárias em um único local a fim de ter uma visão de quais estão ativas e ocorrendo movimentações que estejam impactando no caixa da empresa.

Segundo passo: Determine a rotina da operação

Ou seja, defina qual o período de análise que mais se adequa à sua operação, pode ser diária, semanal, mensal, trimestral ou como preferir. No entanto, uma boa prática é realizar a Conciliação Financeira diariamente.

Depois disso, defina também de quanto em quanto tempo você conferirá qual o saldo presente nas contas bancárias da empresa. Desta forma, você conseguirá comparar os recursos disponíveis na data inicial e final, fazer os resgates necessários e alinhar estes valores aos registros de pagamentos que foram armazenados.

Terceiro passo: Atente-se aos relatórios de controle

Potencialize a sua Conciliação Financeira atentando-se sempre aos relatórios de controle financeiro.

Um exemplo disso, é sempre realizar um acompanhamento de perto do fluxo de caixa, pois assim, é possível visualizar, de forma mais ampla, o histórico das movimentações financeiras.

Quarto passo: Confira e compare as movimentações com os extratos bancários

Na Conciliação Financeira também é importante organizar toda a documentação administrativa e compará-las com os extratos bancários de forma criteriosa e checar, com bastante cuidado, cada transação que foi efetuada na empresa.

Isso garante que todas as transações feitas estão, de fato, corretas, pois devem estar iguais ao histórico de débito bancário e de lançamentos de pagamentos.

Quinto passo: Faça as correções necessárias

Fazendo os passos anteriores e aplicando a Conciliação Financeira na empresa de forma correta, não é difícil chegar a esse passo.

Afinal, se você mantém um controle eficaz, consequentemente encontrará inconsistências que, por menor que sejam, devem ser resolvidas a tempo, a fim de evitar problemas financeiros maiores que possam comprometer a saúde financeira do negócio.

Por isso, diante de qualquer erro, é fundamental entender o que ocorreu, corrigir o problema e se certificar de que não aconteça futuramente.

Automatizando a Conciliação Financeira

Esse processo é ainda mais eficaz se contar com um sistema automatizado, garantindo que:

  • todas as informações de contas a pagar, receber e extratos de contas correntes estarão em ambiente único, de forma centralizada;
  • a conciliação de todos os lançamentos de pagamentos de fornecedores e salários com os respectivos débitos na conta corrente será totalmente automática;
  • a conciliação de todos os lançamentos dos títulos de cobrança pagos com os valores creditados na conta corrente também será totalmente automática;
  • a conciliação dos valores das tarifas da cobrança e dos pagamentos com os valores debitados em conta também será automatizada;
  • a conferência de todas as tarifas bancárias contratadas através de cestas de serviços e convênios com os bancos não precisará de intervenção humana, já que a inteligência financeira garantirá a auditoria automática constantemente;
  • haja redução de esforço operacional para a conciliação das movimentações bancárias;
  • e por fim, garantindo maior agilidade e segurança para tomada de decisões financeiras mais concretas e estratégicas.

Lembrando que: A automação deve ser uma aliada da sua Conciliação Financeira, garantindo melhor organização dos processos, poupando um tempo que poderia ser utilizado para outras questões e potencializando a empresa, além de reduzir os custos operacionais.

Confira como escolher o melhor sistema de conciliação financeira:

Como escolher um Conciliador Financeiro?

Agora que você já entendeu a importância de um sistema de Conciliação Financeira para seu negócio, é preciso pensar em qual se adequa melhor ao seu trabalho e fazer as perguntas certas.

Escolher seu Conciliador Financeiro não deve ser uma tarefa complexa, mas demanda encontrar a ferramenta que melhor se encaixa ao perfil da sua empresa:

  • Facilidade de uso: é isso que você busca em um Conciliador Financeiro. Se você deseja se livrar das planilhas e adotar um sistema automatizado para potencializar os seus resultados, então por que escolher um sistema que se assemelha e se baseia em planilhas? Essa ferramenta deve garantir facilidade de uso, além de segurança da informação, mobilidade e conectividade por meio da nuvem para acesso em qualquer lugar.
  • Suporte prático e acessível: outro ponto fundamental na contratação de um Conciliador Financeiro é ter certeza de que a empresa contratada oferecerá um suporte de alto nível, que seja prático e acessível e conte com uma área que se preocupa com o seu sucesso financeiro. Afinal, é importante se certificar de que não terá dor de cabeça para ter uma dúvida respondida, por exemplo.
  • Preço justo em relação ao valor do produto: outro ponto importante é pensar se vale a pena pagar tão barato por uma ferramenta que talvez não traga os melhores resultados. Lembre-se de que preço não é tudo, pois o que realmente importa é o valor do produto em si e o quanto ele otimiza a gestão financeira da sua empresa. Não se deixe levar apenas pelo valor da compra, pense nos seus resultados a longo prazo.

Agora que você já sabe qual a importância da Conciliação Financeira para seu negócio, que tal conhecer mais sobre a Conciliação de Cartões? Confira tudo o que você precisa saber para se tornar um especialista no assunto. Boa leitura!

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