Conciliação financeira: o que é e qual a importância para a sua empresa

A Conciliação Financeira é uma prática fundamental para toda empresa, pois, através dela, é possível identificar divergências de valores pagos e recebidos, potencializar o lucro e evitar perdas financeiras.

Se você ainda não está convencido sobre a necessidade de implementar essa conciliação na sua organização, confira a seguir qual a importância desta atividade e qual é a melhor forma de implementá-la na rotina financeira da sua empresa:

O que é Conciliação Financeira?

A Conciliação Financeira é uma prática que garante o desenvolvimento da organização. De forma geral, consiste em conferir os dados financeiros e realizar a gestão de recebíveis, confrontando as informações e analisando se os valores que entram e saem das contas bancárias da empresa estão corretos.

A Conciliação Financeira busca garantir que todas as transações efetuadas pela empresa estejam corretas, identificando eventuais inconsistências e se certificando de que todos os saldos disponíveis nas contas bancárias estejam de acordo com o esperado.

Essa rotina garante a otimização da gestão da tesouraria, permite que novos investimentos sejam feitos de forma segura e evita perdas financeiras, e contempla quatro etapas. São elas:

• Conciliação de Cartões;
• Conciliação de Pagamentos;
• Conciliação de Cobrança;
• Conciliação Bancária.

Conciliação de Cartões

A Conciliação de Cartões consiste em confrontar os dados das vendas via cartões com o que foi recebido pela operadora, conferindo se os valores que foram repassados estão realmente corretos, se as taxas de cartão de crédito são as mesmas contratadas com as operadoras e outras informações úteis para a empresa.

O importante nesta etapa é ter certeza de que tudo o que foi vendido com cartões foi realmente pago pelas operadoras. Basicamente, esse processo ainda contempla outros três: a conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e a conciliação bancária de cartões.

Conciliação das Vendas:

confere se houveram divergências nos valores registrados, quantas e quais vendas foram canceladas e quantas vendas não foram confirmadas pelas operadoras.

Conciliação dos Recebimentos:

verifica se cada transação foi corretamente recebida sem divergências, se as vendas canceladas foram confirmadas e o valor foi descontado corretamente, se os chargebacks foram descontados, se houve inconsistências de tarifas e se valores de antecipações de cartões de crédito estão corretos.

Conciliação Bancária:

confere se existem diferenças nos valores recebidos em relação aos valores informados pelas operadoras e se tudo o que a empresa esperava receber, foi de fato creditado na conta.

Esse processo pode ser feito manualmente, mas isso pode trazer sérios prejuízos aos gestores. Uma opção para resolver os problemas referentes à não conciliação é a adoção de uma plataforma de conciliação financeira.

O  Extrato Card, solução da Boavista para conciliação de vendas em cartão, monitora o volume de vendas realizadas via cartão de crédito, audita as taxas, controla os POS e faz a conciliação bancária dessas vendas.

Conciliação de Pagamentos

A Conciliação de Pagamentos é uma maneira de gerenciar os pagamentos de fornecedores e funcionários das empresas por meio da troca de informações com bancos e sistemas de gestão, conciliando todos os pagamentos realizados com os valores que foram debitados na conta corrente da empresa.

O principal objetivo da Conciliação de Pagamentos é confrontar as informações recebidas de diferentes meios de pagamentos com as informações que estão nos sistemas internos, garantindo segurança e consistência nas informações gerenciais da empresa.

Nesta etapa, a conciliação é feita ao comparar todos os lançamentos de débitos de pagamentos nas contas da empresa com os pagamentos agendados no sistema de gestão interno da empresa. Confira alguns exemplos de tipos de pagamentos:

• Pagamento de fornecedores;
• Pagamento de salários;
• Ordens de pagamento;
• Transferências e depósitos;
• Pagamento de boletos bancários;
• Cheques compensados.

São muitas obrigações, e todas elas podem ser atendidas com a utilização de uma ferramenta especializada em conciliação de pagamentos.

Com uma ferramenta automatizada, você assegura que todos os pagamentos foram corretamente realizados, confrontando estes com os extratos da conta corrente, garante melhores decisões e tem uma melhor visão das tarifas cobradas pelos serviços, de acordo com a forma de pagamento.

Conciliação de Cobrança

A Conciliação de Cobrança é, de forma geral, o gerenciamento da carteira de cobrança da empresa. É uma maneira de acompanhar todas as movimentações de títulos e conciliar as liquidações que foram realizadas com os valores que, de fato, foram creditados na conta corrente da empresa, além do controle das taxas cobradas por esse serviço.

Essa conciliação tem o objetivo de gerar um confronto das movimentações bancárias com as informações externas para que seja feito um controle financeiro eficaz. Um trabalho desse feito manualmente torna-se muito oneroso, consequentemente, nada produtivo.

Com uma ferramenta especializada em Conciliação de Cobrança, esse processo de realizar um comparativo entre as contas a receber de títulos de cobrança e o que foi efetivamente recebido deixa de ser uma tarefa hercúlea. 

Assim, é possível reduzir a inadimplência, ter maior controle do custo dos serviços de cobrança e ter maior aderência às melhores práticas de gestão financeira para empresas.

Conciliação Bancária

Por fim, realizar a Conciliação Bancária consiste em confrontar as informações presentes nas contas bancárias com os dados obtidos a partir do monitoramento interno da empresa. Ou seja, é o processo de conferir se os valores esperados estão realmente na conta.

Geralmente, as empresas vendem por diversos meios, sendo boletos e cartões os mais comuns, mas somente ao fazer a conciliação bancária é possível confirmar se os valores dos recebimentos estão corretos, bem como os débitos de contas a pagar também.

Da mesma forma, como já citamos, há diversos compromissos que devem ser honrados e cobranças que precisam ser feitas em momentos distintos e que exigem muita energia dos times de contas a pagar e a receber.

Em meio a tudo isso, o fluxo de caixa da empresa sofre ganhos e perdas no decorrer do mês. Como acompanhar esse comportamento? Manualmente é bastante complicado. Por isso, ferramentas de automação de processos, também nesse contexto, são a opção ideal.

Garantir que o saldo bancário esteja correto é essencial para a análise do fluxo de caixa realizado pela empresa. Lembrando que, apesar de etapas distintas, elas se complementam e auxiliam no objetivo maior da Conciliação Financeira: garantir o sucesso financeiro da empresa.

Por que a Conciliação Financeira é importante para as empresas?

A Conciliação Financeira é fundamental para manter a saúde do negócio, além de ser um método eficiente para que gestores financeiros possam se certificar de que todas as transações que foram realizadas pelas empresas estão, de fato, corretas.

Afinal, se o controle financeiro da empresa não for eficaz, consequentemente haverá um enorme risco de prejuízos, podendo, inclusive, levar o negócio à falência. Somente ao manter o total controle das movimentações, analisando e validando todas, é possível concretizar estratégias mais efetivas e que contribuam de forma potencializada para o crescimento e desenvolvimento da instituição.

Empresas que investem em consultoria financeira especializada frequentemente encontram oportunidades para a otimização do processo de conciliação. E, pensando na importância da Conciliação Financeira para a sua empresa, listamos as 4 principais vantagens de realizar esse processo na sua organização.

1. Maior segurança nas transações de pagamentos de fornecedores e funcionários

Atualmente, um dos maiores desafios das empresas, principalmente àquelas que possuem muitos pontos de vendas e, consequentemente, diversos funcionários e fornecedores, é a realização dos pagamentos de forma mais ágil e eficaz.

Afinal, é comum ter que acessar vários portais bancários para a consulta e movimentação financeira, perdendo tempo, controle e segurança na decisão do pagamento.

Portanto, um dos maiores benefícios que a Conciliação Financeira traz para uma empresa é assegurar que os lançamentos de pagamentos a fornecedores e funcionários, foram, de fato, debitados corretamente na conta corrente da empresa.

Pode até parecer simples realizar pagamentos, mas quando se tem um grande volume de transações diárias, a situação pode fugir do controle do setor financeiro.

O Extrato Card auxilia na boa gestão e na consequente potencialização dos processos, pois ele, além de unificar as instituições financeiras em uma única plataforma, permite a autorização de pagamentos em níveis diferentes, de forma online.

2. Garantir que todos os lançamentos de títulos de cobrança pagos foram creditados na conta da empresa

Assim como é difícil ter total segurança nas transações de pagamentos, também é complexo manter controle de todos os lançamentos de títulos de cobrança pagos e se assegurar de que os valores creditados na conta estão realmente corretos.

Hoje, sabemos que um dos desafios da área financeira é o acompanhamento e movimentação de títulos de vários convênios de cobrança, a dificuldade para gerar 2º via de boleto ou gerar diversos boletos com valores atualizados após o vencimento, além da necessidade de acessar vários portais bancários para acompanhar as cobranças.

De fato, não é uma tarefa simples. Por isso, é necessário ir além e implementar uma ferramenta específica que consiga aderir às melhores práticas de gestão da cobrança, controlar, de forma segura e eficaz, se todos os valores foram creditados corretamente e reduzir a inadimplência no seu negócio.

Além disso, você consegue acompanhar essas informações e visualizar, de forma macro, como utilizá-las para tomar as melhores decisões financeiras.

3. Comprovar se as tarifas de cobranças, pagamentos e bancárias estão sendo cobradas corretamente

Quando falamos em tarifas, a situação é ainda mais agravante, pois não é raro encontrar empresas que não conseguem ter uma completa visão das tarifas cobradas pelos serviços de cobranças, pagamentos e outras movimentações bancárias.

Isso significa que, se não há um correto controle do que está sendo cobrado, quando houver uma cobrança divergente ela nunca será identificada.

Percebe o risco nesta situação? Afinal, você pode estar perdendo dinheiro agora sem perceber.

Logo, a implantação de um serviço especializado torna-se uma estratégia determinante quando se trata de controle das movimentações da empresa, o que ajuda a evitar as perdas financeiras.

4. Maior agilidade e segurança para tomada de decisões financeiras

Talvez este seja um dos principais pontos que levam um gestor financeiro a adotar a estratégia de Conciliação Financeira na sua empresa.

Afinal, tomar decisões é algo natural na rotina de qualquer líder, além de ser uma responsabilidade que pode impactar no sucesso de toda a organização. Sem falar que essas decisões também podem influenciar os indicadores financeiros.

No entanto, quando não existem processos bem estruturados, informações que não trazem segurança e um controle desordenado das movimentações financeiras, consequentemente, não há como tomar decisões concretas e efetivas.

Por isso, contar com a Conciliação Financeira só tem a agregar às decisões de gestores e diretores, contribuindo para um embasamento de dados seguros e o máximo de informações sólidas e justificadas.

Automatizando a Conciliação Financeira

Um processo automatizado de conciliação financeira garante que:

• todas as informações de contas estarão centralizadas;
• a conciliação de todos os lançamentos de pagamentos, títulos de cobranças e valores de tarifas será totalmente automática;
• a conferência de todas as tarifas bancárias contratadas através de cestas de serviços e convênios com os bancos não precisará de intervenção humana;
• haja redução de esforço operacional para a conciliação das movimentações bancárias e maior agilidade e segurança para tomadas de decisões financeiras.

Lembrando que a automação deve ser uma aliada da sua Conciliação Financeira, garantindo melhor organização dos processos, poupando um tempo que poderia ser utilizado para outras questões e potencializando a empresa, além de reduzir os custos operacionais.

A tarefa é complexa, mas tudo se torna mais produtivo se você optar por automatizar esse processo com as ferramentas certas, que lhe deem segurança da informação, mobilidade e conectividade a qualquer hora e lugar.
Agora que você já sabe qual a importância da Conciliação Financeira para seu negócio, que tal conhecer mais o Extrato Card? Assine nossa newsletter e receba outros conteúdos que mostram o valor das ferramentas de automação no processo de conciliação financeira.

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Felipe Costa

Especialista em Conciliação Financeira | Boavista Tecnologia