Registros contábeis: por que devo armazenar meus dados?

As empresas geram uma série de informações relevantes, cujos dados devem ser bem armazenados para subsidiar as tomadas de decisão. No entanto, os registros contábeis também devem ser guardados por uma exigência da legislação.

Para a empresa, isso representa a proteção de sua vida financeira. Afinal de contas, em caso de perda de dados, eles podem ser facilmente recuperados. Com isso, diversos problemas são evitados.

Neste artigo, vamos abordar a importância do armazenamento de dados de registro contábil e trazer algumas dicas práticas para implantar essa atitude no seu negócio. Então, vamos lá?

Por que armazenar os registros contábeis?

Os registros contábeis são muito importantes na rotina de qualquer negócio, por diversos motivos:

• avaliar a saúde financeira do negócio;
• compreender a totalidade de bens e patrimônio líquido da empresa;
• analisar se houve o lucro desejado em certo período;
• entender quais são as dívidas da instituição;
• averiguar as chances de arcar com novas dívidas e empréstimos, entre outros.

Os dados empresariais precisam ser controlados para haver uma gestão eficiente. Na Era da Informação, os negócios que contam com sistemas de armazenamento de registros contábeis conquistam vantagem competitiva e podem sair à frente da concorrência. Isso porque é possível identificar os erros e a necessidade de modificar estratégias, o que possibilita tomar decisões mais acertadas.

Outro motivo que justifica o armazenamento dos registros contábeis é a legislação. É o caso das notas fiscais, por exemplo, que precisam ser armazenadas durante, pelo menos, 5 anos. Caso essa ordem não seja cumprida, a empresa pode ser multada ou sofrer sanções.

Os registros de transações com cartões também devem ser devidamente guardados para evitar imprevistos, além de problemas contábeis e fiscais, e para permitir a conciliação de créditos. O resultado é uma organização financeira maior.

Como fazer o armazenamento de dados?

O ideal é contar com um software que faça o armazenamento de registros contábeis em um servidor externo, por oferecer integração, organização, segurança e eficiência na gestão.

Por meio de um sistema automatizado, os erros de preenchimento e leitura de dados são praticamente nulos, além da possibilidade de ordenar as informações da maneira que atenda melhor às necessidades da empresa.

Essa tecnologia possibilita que o processo seja feito de maneira mais fácil e ágil, colaborando para o aumento da produtividade como um todo. Assim, caso o data center da sua empresa tenha algum problema, as informações podem ser recuperadas facilmente. Inclusive as conciliações feitas no período. Outra vantagem é a possibilidade de se integrar com o software de gestão empresarial, como o ERP.

Esse sistema de gerenciamento ainda permite armazenar diferentes arquivos na nuvem, protegendo as informações e garantindo que todos os registros sobre o negócio sejam armazenados.

Registros contábeis: quais as vantagens dessa prática?

Fazer o armazenamento adequado dos registros contábeis é uma atitude importante para a sua empresa para evitar problemas, como crise de fluxo de caixa, perda de oportunidades para expansão e desembolso de dinheiro desnecessário.

Essa medida também aprimora a rotina contábil, o que facilita a gestão do negócio e permite que os órgãos responsáveis pelo imposto analisem a atividade empresarial. Ainda há outros benefícios alcançados com essa prática, veja a seguir!

Análise e cruzamento dos dados

O cruzamento de dados é importante pelo fato de que podem ser transformados em informação para aumentar a competitividade. Assim também podem ser identificadas tendências, oportunidades, padrões e ameaças, fazendo com que a empresa tenha mais chances de se destacar no mercado.

Redução de custos

Pelo fato de que é mais fácil fazer análises relevantes sobre os custos financeiros variáveis incidentes sobre as vendas, as chances de erros são menores. Essa vantagem é muito importante, tendo em vista que decisões erradas ocasionam prejuízos e perdas de oportunidades;

Avaliação do perfil do cliente

Facilita o alcance do público-alvo, já que os dados traçam um perfil de consumo e permitem definir estratégias mais direcionadas. O resultado é mais satisfação dos clientes, maior potencial de conversão e aumento de lucratividade.

Maior segurança

O aumento da proteção e da segurança dos dados evita o vazamento e o acesso de pessoas não autorizadas. Essa questão é ainda mais relevante para empreendimentos que fazem operações por cartão de crédito.

Mais controle financeiro e econômico

Com essa prática, todos os registros contábeis armazenados podem ser utilizados como dados para análise, indicando a situação financeira em que a empresa se encontra. Dessa forma, o gestor terá uma visão mais ampla sobre o crescimento e progresso do negócio, identificando se existe necessidade de futuras modificações.

A longo prazo, esses dados precisos e confiáveis podem ser de grande valia, principalmente no momento de tomar decisões mais acertadas.

Centralização da informação

Torna os documentos mais acessíveis ao reuni-los em apenas um lugar, otimizando o tempo, já que não será preciso ficar procurando em várias pastas espalhadas pelo setor.

Dessa forma, a busca por dados necessários se tornará mais rápida:  facilita no momento de fechar um acordo, contribui para o bom andamento do negócio, diminui o tempo e energia úteis na execução de outras atividades e evita problemas com perdas de documentos.

Essa centralização de informações visa possibilitar que você tenha foco, imprescindível para o gerenciamento de dados.

Evita imprevistos

A armazenagem correta de registros contábeis, de forma segura e eficaz, permite que a gestão documental feita por um software evite acidentes. Isso ocorre por não ocupar um espaço físico da empresa, reduzindo as chances de qualquer imprevisto.

Isso exclui as probabilidades de perda por enchentes, incêndios, mofo, insetos e demais situações inconvenientes que possam acontecer e destruir seus arquivos.

Além disso, como já falamos, por ter um acesso restrito por meio de senha, impede que os documentos da empresa caiam nas mãos de estranhos e terceiros, pois elas serão criadas por você e só serão passadas adiante se assim quiser.

Reduz problemas judiciais

Já pensou na situação de a empresa ser processada ou condenada judicialmente e tenha que pagar algo novamente, simplesmente por não conseguir comprovar o pagamento? Se sua documentação estiver armazenada corretamente e em dia, isso é quase impossível de acontecer, já que você encontraria rapidamente todos os registros e comprovantes de pagamentos.

Uma contabilidade organizada e em dia é fundamental e determinante nesse momento, reduzindo as chances de alguma falha que venha prejudicar o seu negócio.

Previne problemas com o Fisco

Se o Fisco quiser confirmar alguma informação prestada por sua empresa, poderá solicitar os comprovantes de pagamento. Caso você não os tenha e não consiga comprová-los, será obrigado a pagar novamente o tributo. O problema é que esse pagamento será acrescido de multas e taxas, gerando um gasto desnecessário.

É importante lembrar que manter registros de maneira adequada auxilia nas transações com cartões de débito e crédito, que possuem algumas particularidades, como o desconto de taxas pagas à administradora do serviço.

Por isso, é importante manter os registros contábeis sempre à mão e ter uma plataforma que permita resguardar os dados por determinado período. O resultado é mais tranquilidade para o seu negócio e a certeza de que as obrigações contábeis estão sendo cumpridas.

Entendeu por que você deve manter os registros contábeis da sua empresa? Aproveite sua visita em nosso blog e assine agora mesmo a nossa newsletter. Assim, receberá todas as nossas atualizações!