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Você sabe o que é um arquivo de remessa? Saiba como sua empresa pode automatizar esse processo

Marcelo Siqueira 11/04/2022

Imagine a rotina de um grande banco, com o volume de transações realizadas diariamente e a correspondência entre outras instituições financeiras, empresas e clientes em geral. Para que o seu negócio tenha uma boa saúde financeira, é imprescindível ter o controle de todas as entradas, saídas de boletos, processos de remessa e retorno.

O arquivo de remessa é o instrumento utilizado para mediar a comunicação entre setor financeiro, cliente e banco. Além de ser obrigatório, é um recurso estabelecido pela Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN), e se não for utilizado gera cobranças de multa para as empresas.

Vamos conhecer melhor neste artigo como funciona o arquivo de remessa e quais as vantagens de utilizar uma plataforma de conciliação para ter mais agilidade e transparência na gestão financeira da empresa.

Boa leitura!

O que é arquivo de remessa e como ele é feito?

O arquivo de remessa é o documento que efetiva o registro de um boleto. Nele, todos os dados necessários sobre uma cobrança são incluídos para protocolar impostos, pagamento de títulos, folha de pagamento e outros valores financeiros.

É o meio de campo entre organização, pagante e o banco para notificar o registro dos documentos junto às instituições financeiras. Ou seja, qualquer problema numa movimentação, como extravio ou erro de digitação, pode ocasionar a não realização do pagamento.

O arquivo é gerado com extensão .REM e a federação define um layout específico e padronizado para que as instituições financeiras possam ler, efetuar o registro e as cobranças.

Todo boleto bancário precisa ser pago até uma data estipulada e deve conter as seguintes informações: banco do beneficiário, cedente, titular, valor, data de vencimento, instruções para quitação após vencimento, código de barras, número do beneficiário para conciliação bancária, agência do beneficiário, código do beneficiário e número do documento.

Como gerar um arquivo de remessa?

Existem duas formas de gerar um arquivo de remessa: manual ou automática. A primeira opção é mais arriscada a problemas de segurança, porque você deverá sempre gerar o arquivo a cada novo boleto e ainda fazer o download para anexar ao serviço de Internet Banking. Caso não encontre o local para indexação, deverá entrar em contato com o banco para verificar a atualização do status do boleto, o que demanda mais trabalho.

Quando feito de forma automática, o arquivo de remessa otimiza o tempo e a produtividade da empresa, ainda mais quando ela gera um montante alto de criação de boletos e outras transações financeiras.

Existe ainda uma orientação definida pelo Centro Nacional de Automação Bancária que sistematizou padrões de texto e quantitativo exato de informações para realizar o procedimento e que são definidos por duas siglas: o formato CNAB 400 e o formato CNAB 240

O primeiro guarda informações até o limite de 400 posições por registro e, por isso, tem menos volume. Usa carteira de cobrança simples e garantida, com a permissão de uso de postagem de títulos pelos Correios e serviços de Protesto.

Já o segundo possibilita mais informações num mesmo arquivo e pode ser dividido em 4 partes de 240 posições para cada título. Neste modelo a carteira de cobrança é simples, também pode postar títulos pelos Correios e serviços de protesto, com a permissão do serviço de banco correspondente, permite ainda a custódia de cheques e realiza agendamento de pagamentos

O ideal em todos os casos é fazer uso de um software de gestão, com o intuito de acelerar os procedimentos sem o risco de prejuízos por erros ou intervenção dos funcionários, o que otimiza demais o tempo de produção da gestão financeira da empresa.

Quais as vantagens da sua aplicação nas empresas?

Os benefícios são constatados de imediato pelos ganhos de controle e praticidade. Sobretudo se a empresa usa sempre boletos como forma de pagamento e em grande quantidade é muito importante o uso do arquivo de remessa para garantir que todos os documentos sejam registrados, além de poder depois fazer auditoria, verificar informações corretas entre a organização, o beneficiário e o banco.

Ter um processo automatizado diminui muito os riscos, aumenta o controle no preenchimento das documentações, evita fraudes, atrasos e recusas. Podemos ainda elencar outras vantagens, tais como: rapidez na liberação de pagamento, economia nos custos, a boa rastreabilidade, evita pagamentos duplos.

Outro benefício importante é o melhor aproveitamento dos recursos humanos porque o controle dos arquivos bancários de forma automatizada retira funções que deveriam antes ser feitas em tempo integral por funcionários e, com isso, a equipe pode ser remanejada para outras funções com foco na produtividade da empresa.

Como utilizar um arquivo de remessa?

Como falado anteriormente, o envio do arquivo de remessa deve ser feito no formato padronizado pelo CNAB, de acordo com o número de informações que precisa ser registrado. Alguns bancos podem ainda ter outras particularidades além daquelas determinadas no centro nacional de automação.

No fluxo, o cliente gera o arquivo de remessa a partir do modelo CNAB 400 ou CNAB 240. Depois o arquivo é encaminhado via internet banking. Ao receber o arquivo, o banco processa e, no dia seguinte, gera um arquivo chamado ‘arquivo de retorno’.

O cliente então precisa novamente acessar o internet banking e fazer o download do arquivo de retorno e importar esse arquivo no sistema que ele utiliza para, enfim, consultar o resultado do processamento do banco.

É um grande trabalhão, não é verdade?

Como uma plataforma de conciliação poderia ajudar nesse processo

É por esse passo a passo tão cheio de detalhes que os serviços automatizados colaboram no sistema de produtividade da gestão financeira de uma empresa. Ao fazer uso de uma plataforma de conciliação bancária, por meio de um software, o gestor financeiro consegue checar dados de pagamento, recebimento, saldo na conta, e avaliar as movimentações e lançamentos previstos, se foram realizados e se não há erros.

A plataforma de conciliação bancária faz todo o trabalho de comparar as informações que foram registradas pelo arquivo de remessa e comparar ainda com o arquivo de retorno, uma forma de realizar a conferência da movimentação financeira da empresa como um comparativo entre receitas, despesas e outros tipos de transações.

Conclusão

Com isso, reconhecer que a tecnologia ajuda bastante na melhoria dos processos de gestão financeira é também otimizar processos e reduzir custos.

Neste artigo, pudemos compreender melhor como funciona o arquivo de remessa, que é um procedimento que exige uma prática padronizada e num processo contínuo de checagem, cuidado com informações, envio e recebimento de arquivos e que quando gerido por um sistema tecnológico, como um software, a empresa adquire mais agilidade, confiabilidade, sofre menos riscos e prejuízos.

Com a solução de pagamentos da Boavista, você automatiza toda sua rotina de emissão de documentos, geração de boletos e movimentação financeira. Então, pare de perder tempo e garanta segurança na gestão da sua empresa.