Soluções para os desafios da conciliação de meios de pagamento

joceliaandrade 23/11/2021

Guia completo sobre como lidar com o processo de conciliação de meios de pagamento

A conciliação de meios de pagamento é uma prática básica de toda empresa, pois permite identificar a diferença entre as vendas realizadas e recebidas com o propósito de garantir a porcentagem dos lucros e evitar perdas financeiras.

Você tem dúvidas de como lidar com esse processo? Preparamos este guia completo para ajudar você e sua empresa a enfrentar os desafios que contemplam essa prática.

Caso a sua empresa ainda não realize a conciliação de meios de pagamento, este material também serve para te mostrar a melhor forma de implementá-la nas rotinas financeiras de sua empresa.

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O que é a conciliação de meios de pagamento?

A conciliação de meios de pagamento (também conhecida como conciliação financeira) é uma forma de controlar as vendas realizadas através de meios digitais, como maquininhas de cartão, Pix, carteiras digitais, e-commerce, QR Code, entre outros.

Assim, todas as vendas podem ser registradas de forma consistente em cada etapa. E o mais importante, a sua empresa vai saber exatamente se o que ela vendeu está recebendo como deveria.

O principal objetivo dessa conciliação é comparar a informação recebida nos diferentes meios de pagamento com a informação do sistema de gestão, ou ERP. Por fim, verifica-se se as vendas de fato foram depositadas com os valores corretos em suas contas.

Não esqueça! Isso é importante para garantir a segurança e consistência da informação e assegurar uma boa gestão financeira da sua empresa.

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Você deve ter percebido como a conciliação de pagamentos é importante para a gestão financeira da empresa, certo?

Contudo, esse processo tornou-se ainda mais importante em razão da crescente demanda dos consumidores por diferentes meios de pagamento. Para atender essa demanda, é necessário aceitar diferentes formas de pagamento nas lojas.

As carteiras digitais, por exemplo, foram usadas por 89% dos internautas brasileiros, segundo pesquisa feita pela empresa de tendências de mercado Toluna.

E o Pix, sistema de pagamento instantâneo do Banco Central, movimentou R$ 197,7 bilhões desde o início das suas atividades até o fim de fevereiro de 2021.

Já em dezembro de 2022, foram realizadas 100 milhões de transações em um dia, batendo recorde de valores.

Isso não é por menos. Afinal, as maquininhas estão amplamente distribuídas em vários estabelecimentos no território nacional. A Abecs (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços), estima que o segmento de máquinas de cartão tenha crescimento de dois dígitos nos próximos anos.

Com o surgimento de novos meios de pagamento e o volume de vendas realizadas em cada um deles, torna-se imprescindível verificar o andamento de todas as vendas realizadas por meio de cartões, carteiras digitais, Pix, entre outros, quando se deseja um retrato fiel da situação financeira de qualquer negócio.

Apesar disso, vários empresários ainda acham difícil realizar a conciliação de meios de pagamento em seus empreendimentos. Se for realizada de forma manual em planilhas, esse processo pode demorar semanas ou até um mês inteiro.

Em alguns casos, mesmo se o gestor tiver uma vasta equipe no setor financeiro, as falhas da conciliação continuarão a existir e esse fator pode, eventualmente, trazer custos indesejáveis para a empresa.

Quer saber quais são esses problemas? Continue lendo este texto!

Soluções para problemas de Conciliação, Recebíveis e Fraudes

Quais destes problemas são comuns na rotina da sua empresa?

Gestão financeira ineficiente

O primeiro erro que não pode ser esquecido envolve a má organização de todo o setor de gestão financeira. Se o empresário não acompanhar o andamento do próprio setor financeiro e não realizar procedimentos básicos, como a construção do fluxo de caixa ou a conciliação bancária completa, será difícil fazer a conciliação de meios de pagamento.

Vale lembrar que a organização financeira é uma das principais etapas que devem ser consideradas na gestão de qualquer negócio. Dessa forma, a falta de profissionalização da gestão representa uma ameaça real para a perenidade da empresa.

Falta de acompanhamento das taxas

Ao considerarmos as taxas, outro erro comum na conciliação de pagamentos é a incapacidade de rastrear as taxas de administração de adquirentes, subadquirentes, aplicativos de delivery, entre outros que você fornece em sua empresa como método de pagamento.

Para enfatizar, para cada transação realizada por meio do cartão, haverá uma determinada taxa que afetará o valor da transação, e a taxa vai variar. Nesse sentido, é importante monitorar de forma contínua e precisa a taxa e a mudança do logotipo do cartão.

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Chargebacks indevidos

Se o empreendedor não tiver uma estratégia acertada para minimizar essa situação, a recusa em pagar é uma das principais dores de cabeça que o empreendedor pode enfrentar nas transações de pagamento. Apenas para visualização, o chargeback se refere a uma disputa de compra diretamente com o administrador do cartão.

Nestes casos, a fim de proteger os consumidores contra a clonagem ou roubo do cartão, o administrador garantirá o reembolso em caso de litígio. Mas se os chargebacks são uma ferramenta de segurança, por que se preocupar com isso?

Principalmente por causa da ocorrência de fraude. Infelizmente, muitos usuários aproveitam a simplicidade inerente do processo para solicitar a devolução de mercadorias que foram realmente compradas.

Dificuldade para conferir os dados

Em razão do grande número de informações acerca desses procedimentos de conciliação de meios de pagamento, muitas empresas acabam colocando suas equipes de analistas financeiros em dificuldades operacionais.

Isso ocorre porque os processos de análise estão sendo realizados manualmente, tendo em vista o desafio de agrupar informações divergentes por categorias e, em seguida, realizar o monitoramento dos dados extraídos.

Nesse sentido, torna-se bastante cansativo mensurar as operações realizadas, a fim de acompanhar se há alguma anormalidade ou repetição de contestações.

Quando a empresa não opera mediante uma ferramenta propícia para realizar a conciliação dos meios de pagamento, os colaboradores, logicamente, exercem essas atividades de maneira manual.

Essa situação pode causar uma grande sobrecarga nos funcionários, o que pode afetar diretamente a integridade funcional da empresa.

Análises esporádicas

Quando se trata de reconciliação dos meios de pagamento, devemos ter em mente que o controle esporádico não é suficiente. Idealmente, a análise de entrada deve ser realizada diária ou semanalmente com base na quantidade de meios de pagamento.

Uma boa gestão é um dos pilares importantes para construir uma empresa de sucesso. Além de melhorar o controle financeiro do seu negócio, esta etapa também pode ajudá-lo a observar com mais detalhes se o impacto de oferecer diferentes métodos de pagamento é satisfatório.

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Pagamento elevado de taxas de juro

Infelizmente, isso acontece com frequência. Na hora de assinar um contrato, muitas operadoras oferecem juros menores. Contudo, as taxas podem mudar e a empresa nem perceber. Ou mesmo as operadoras podem cobrar valores indevidamente.

Essa situação pode se transformar num grande transtorno caso a empresa não possua a ferramenta adequada para identificar esse impasse com o propósito de corrigi-lo rapidamente.

Vulnerabilidade da empresa às fraudes

Ser vítima de fraude é algo que todas as empresas buscam evitar. No entanto, mesmo com códigos e chips seguros, muitas empresas ainda sofrem golpes que podem prejudicar seriamente a lucratividade da organização.

Isso também se aplica a disputas de compra (rejeição de pagamento), caso em que o cliente pede ao banco emissor (que pode ser um cartão clone) o cancelamento da compra para obter um reembolso.

A chave para um gerenciamento de reembolso eficaz é identificar rapidamente os problemas. Portanto, essa prática pode ser impedida de se transformar em estornos indevidos e causar prejuízos ao proprietário da empresa.

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Descontrole do fluxo de caixa

Será um grande desafio administrar o fluxo de caixa sem uma conciliação dos meios de pagamento. Os dados obtidos tornam-se difíceis de gerenciar, o que resulta no descontrole total sobre as transações financeiras e suas particularidades inerentes.

Cobranças indevidas

A centralização dos dados relativos às operadoras e bandeiras, bem como os recebimentos em contas bancárias, parcelamentos a receber e produtos à venda podem fornecer uma visão detalhada das transações com cartão que ocorrem na sua empresa.

Quando isso está em falta, sua empresa tem que arcar com as taxas inconsistentes cobradas pela operadora, o que normalmente requer a taxa de administração acordada em contrato.

Falta de produtividade da equipe

Por estar dedicada às atividades que exigem muito do seu tempo, as equipes diminuem a produtividade, pois acabam focando em apenas uma operação que requer muita dedicação e exige bastante trabalho, nesse caso, a conciliação de meios de pagamentos.

Dificuldade no acesso aos registros

Os dados serão registrados de maneira inadequada, e por não contar com uma ferramenta que automatize essas operações, será extremamente complicado acessar os registros desses procedimentos.

Falta de estruturação dos projetos

O planejamento financeiro está intimamente ligado com a conciliação dos pagamentos e dos recebimentos, e isso determina de que forma os projetos serão estruturados.

Ou seja, o próprio planejamento estratégico precisará de reformulações por não contar com ferramentas ideais, o que afeta diretamente a estruturação dos projetos da empresa.

Como resolvê-los?

Existem muitas obrigações, e uma ferramenta de conciliação financeira dedicada pode ser usada para resolver todas essas obrigações, como a nossa solução e-Extrato Card.

Usando ferramentas automatizadas, você pode garantir que todos os meios de pagamento sejam conciliados corretamente e compará-los com extratos de conta corrente para garantir melhores decisões.

Conheça o e-Extrato Card

No trabalho agitado, é difícil encontrar tempo na agenda lotada do diretor, não é? Imagine e tente persuadi-lo a desistir da planilha em alguns minutos e começar a usar o mediador de cartão eletrônico. Hoje, quantas pessoas no departamento financeiro são necessárias para realizar manualmente todas as vendas e reconciliações bancárias?

Embora tenham muitos funcionários no setor, essa capacidade é limitada. Depende não só do número de pessoas, mas também da duração e complexidade da operação. Especialmente quando feito em uma planilha. A perda de tempo leva à perda de dinheiro. Isto é um fato. Com a solução e-Extrato Card, a conciliação pode ser facilmente concluída.

Depois de algumas horas, você pode conferir as vendas no cartão, e ainda sobra algum tempo. Dessa forma, o departamento financeiro pode economizar tempo e ser mais eficiente, reduzindo a carga de trabalho das operações manuais e se concentrar em outras tarefas para o sucesso da empresa. Isso melhora o processo e elimina os transtornos da conciliação manual.

Obviamente, um dos objetivos da empresa é vender mais produtos. Afinal, é por isso que existe e só então pode se manter. Com tantas informações para lidar, é muito mais fácil perder dinheiro. Você concorda? Com o e-Extrato Card na empresa, você pode saber se todos os itens vendidos foram confirmados com a operadora.

Como resultado, a possibilidade de perda é reduzida e a eficiência é melhorada. Além disso, o software também informará se a operadora cobrou uma taxa diferente da acordada no contrato, se há uma venda repetida e se há um reembolso.

Lembre-se de que o mercado é altamente competitivo e que você precisa se adaptar à nova tecnologia para ter sucesso. Isso significa que é necessário investir em tecnologia de alguma forma para aprimorar seus negócios, caso contrário, você pode enfrentar o risco de graves perdas financeiras.

Sabemos que pode haver outros conflitos e até dúvidas sobre a solução do nosso software. Portanto, nossos especialistas estão sempre prontos para ajudá-lo a lidar com as principais objeções antes de tomar qualquer decisão.

Quer saber mais? Fale agora com a nossa equipe!

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