Agora que já entendemos a utilização do Planejamento Orçamentário e também aprendemos a melhor forma de elaborar um, vamos colocar a mão na massa.

Mas, calma! Antes de implementar o planejamento na sua empresa é preciso definir quais são as Premissas e as Diretrizes do Controle Orçamentário desenvolvido.

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Entenda como trabalhar seu controle financeiro de forma estratégica

Mas o que são Premissas e Diretrizes

Podemos definir como uma proposição, é um fato inicial, o pontapé de um raciocínio ou um estudo. Vamos ver como colocamos em prática?

As Premissas são as orientações básicas para dar início ao Orçamento Empresarial, e devem estar em conformidade com cada um dos cenários eleitos pela controladoria (área encarregada de trabalhar o orçamento, seja ela a área de Planejamento e Controladoria ou mesmo a alta direção da empresa).

Já Diretrizes são orientações que definem e regulam um caminho a seguir. São as instruções ou as indicações para se estabelecer um plano ou uma ação.

Como exemplo de premissas, podemos citar: 

• Quantidade máxima de colaboradores;
• Crescimento mínimo nas vendas;
• Variação aceitável nos custos e despesas;
• Taxa de câmbio aceitável;
• Política de contas a pagar, receber e de estoque e etc…

Podemos citar como benefício da empresa ter as premissas claras, definidas e divulgadas:

• Uma maior e mais efetiva comunicação dos parâmetros de base que devem ser respeitados
• Redução do número de revisões, ajustes e correções no orçamento de cada área;
• Aumento do alinhamento entre a alta direção e gestores das áreas;
• Visão mais holística dos macro e micro cenários em que a empresa está inserida;
• Possibilidade de analisar separadamente as variações de resultado devido as alterações das premissas orçamentárias;
• Melhor nível de previsibilidade dos resultados futuros

Com as Premissas e Diretrizes definidas e alinhadas entre todos, o próximo passo é a criação dos cenários. 

Como criar cenários

Então vamos criar uma média, aumentar 50% e depois reduzir 25%, certo? Totalmente errado!!! Criar cenários não é apenas chutar para mais e para menos.

Você já parou para imaginar como seria sua vida daqui há alguns 05 anos? Pensou onde estaria? Com quem estaria? Você pensou no que estaria fazendo e tudo mais, não é mesmo? 

Cenário é  um conceito de origem militar e que foi amplamente difundido por estudos, sendo hoje muito utilizado como ferramenta de gestão.

Ele permite que estratégias sejam estabelecidas considerando-se um contexto futuro, onde fatores que podem alavancar a empresa são identificados, a fim de criar um diferencial competitivo.

A principal função da projeção de cenários é analisar o contexto (interno e externo) no qual a empresa está inserida e identificar fatores futuros que são passíveis de ocorrer.

É importante destacarmos aqui que a projeção de cenários não tenta prever o futuro, mas sim identificar fatores (variáveis) que podem se tornar reais em longo prazo. Desta forma a empresa pode se preparar, criando planos de ações prévios para os cenários mais prováveis.

Os três tipos de cenários mais utilizados

1. Cenário Otimista, onde a ideia central é prever um ambiente extremamente favorável para a organização, em que todas as metas de faturamento sejam batidas, o menor custo de produção seja alcançado, as despesas operacionais fiquem abaixo dos limites estabelecidos.

2. Cenário Pessimista, em que o oposto acontece, prevendo as piores situações de receitas, custos, despesas e investimentos para a organização.

3. Cenário Realista, mais pé no chão. Um cuidado a ser tomado é não confundir o Cenário Realista com um “meio termo” ou “ficar em cima do muro”. Cada cenário deve ser pensado de forma crítica, avaliando os impactos de cada decisão.

Podemos citar aqui um exemplo de cenário

A empresa vai adquirir uma nova máquina para a produção, e temos as seguintes análises….

• Nossa área produtiva está preparada para atender a nova demanda ou precisaremos contratar mais pessoas para operar a nova máquina?
• Temos espaço ou precisaremos investir em expansão da área produtiva para acomodar a nova máquina?
• Quanto à logística, conseguiremos escoar essa produção? Temos onde estocar? Ou vamos precisar investir na ampliação do esquema logístico e contratar mais pessoas?
• Precisaremos aumentar nossa equipe de marketing e vendas para dar vazão ao novo volume produzido? Os novos contratados precisarão ser treinados? Quanto isto custará?
• Precisaremos investir em equipamentos (computadores, tablets, celulares, automóveis etc.) para a equipe de vendas?
• Nosso fluxo de caixa está equilibrado (prazos de pagamentos x prazos de recebimentos estão adequados)?

Como fazer a gestão do Controle Orçamentário

Nessa etapa temos que fazer a gestão do que foi planejado em comparativo com o que foi realizado, ou seja, estamos falando aqui do acompanhamento orçamentário.

O Acompanhamento Orçamentário cria nas pessoas envolvidas uma visão holística da empresa, aumentando assim o engajamento dos gestores. Este acompanhamento periódico auxilia na tomada de decisão mais assertiva, e destacamos que a ideia de compromisso não deve ser confundida com punição. E o ponto chave está em trabalhar de forma colaborativa, buscando a melhoria contínua dos resultados financeiros da empresa.

No Orçamento Empresarial, as informações são divididas em três “tempos”: passado, presente e futuro, que geralmente nos referimos como histórico, realizado e planejado. E sugerimos que seja trabalhado da seguinte forma:

Planejado x Histórico

É a primeira que devemos fazer, pois nos mostra se o que foi planejado faz sentido. Devemos analisar os valores e os percentuais de evolução, 

Planejado x Realizado

É neste momento que identificaremos se os objetivos e metas planejados estão sendo alcançados. É normal que hajam desvios e que nem tudo saia como planejamos, mas se as coisas estiverem fugindo demais ao esperado, podem ser necessárias ações mais “enérgicas” para retomar o curso planejado!

Realizado x Histórico

Por fim, mas não menos importante, temos esta análise que é semelhante a primeira, que compara os resultados obtidos com os resultados do período anterior, mostrando se a empresa está realmente melhorando seus resultados e crescendo.

A última etapa do planejamento de controle Orçamentário são as revisões periódicas, ou seja, Revisões Orçamentárias.

As revisões são muito importantes para o alinhamento do controle orçamentário e elas devem ocorrer de acordo com as orientações da organização, tanto no tocante ao prazo como na questão financeira.

Além disso, é importante sempre divulgar os resultados para todos os colaboradores envolvidos com o Orçamento Empresarial, isso engaja a equipe e faz com que eles se sitam parte do projeto.

É natural que o processo de controle orçamentário otimize os recursos financeiros da empresa, porém área de gestão financeira precisa estar sempre atenta no planejamento e controle do orçamento da empresa. Uma das formas práticas é entendendo como esses custos estão afetando positiva ou negativamente dentro dos negócios. Não esqueça: planejar é também ser analítico.

Para toda empresa o controle orçamentário é necessário para a tomada de decisões estratégicas para garantir uma boa gestão financeira no negócio. Quer saber mais sobre gestão financeira? Então veja quais são os melhores livros para os profissionais da área.

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Paula Ayres