Contas a Receber: aprenda a otimizar o seu controle

joceliaandrade 14/10/2019

O controle de contas a receber é fundamental para qualquer empresa, independente do seu porte ou segmento.

Essa prática é fundamental para garantir uma boa gestão financeira para os negócios, permitindo que os gestores acompanhem o fluxo de caixa e possam ter uma visão completa da saúde financeira da companhia.

O processo de tomada de decisão será impactado, já que as escolhas serão feitas com antecedência e os profissionais terão informações importantes para o negócio.

Confira a seguir o que é o contas a receber, qual o seu objetivo e como otimizá-lo.

O que é o Contas a Receber?

Antes de qualquer definição do contas a pagar e a receber é importante destacar que ambos devem fazer parte do planejamento financeiro da empresa, o que vem antes mesmo da própria ação de pagar ou de receber.

Logo, quando essas informações são colocadas em uma planilhas ou em um sistema de gestão (ERP), esses valores são uma previsão do dinheiro.

Mas, especificamente, no contas a receber é registrado tudo aquilo que está previsto para entrar no caixa da empresa, tais como as entradas (aumentos) e as baixas (reduções).

Você pode colocar nessa conta os títulos de crédito, promissórias ou letras de câmbio, por exemplo.

Como fazer o controle do Contas a Receber?

Sempre é bom lembrar que investir em ferramentas eficazes, como um sistema de gestão, por exemplo, é uma excelente maneira de potencializar o controle financeiro.

No entanto, ainda que você ainda utilize planilhas ou conte com um ERP, é importante ter dedicação para otimizar os seus resultados e evitar a falta de organização.

Por isso, é extremamente é importante manter uma organização do contas a receber.

Fazendo isso, você consegue reduzir a inadimplência dos seus clientes ou de fornecedores e otimizar os resultados financeiros.

Organize todas as suas contas a receber

Onde você faz o registro de todas as contas a receber atualmente?

É importante ter uma visão geral de todas as entradas financeiras previstas da empresa, de forma que você esteja sempre ciente de todas os datas.

Você pode criar categorias e organizar suas contas por clientes, por tipo de pagamento ou de outra forma, contanto que facilite o dia a dia da sua empresa.

Por meio dessa organização, você conseguirá enxergar o futuro de todas as suas transações e conseguirá se preparar com antecedência para pagar as despesas.

Se você não sabe por onde começar, confira algumas ideias de categorias:

vendas a prazo;
vendas à vista;
recebimento de fornecedores;
entre outras.

O importante é que você encontre a categoria que se adeque ao seu dia a dia e entregue o que a empresa precisa.

Uma dica é calcular qual a taxa média de inadimplência da sua empresa e monitorar este dado.

Faça o planejamento do seu fluxo de caixa

Com a organização das suas contas, é possível saber quanto dinheiro entrará na conta nos próximos dias e organizar o seu fluxo de caixa.

Neste momento, você pode também deve

organizar pagamentos;
organizar investimentos que podem ser feitos;
e também marcar as vendas em atraso ou em negociação a serem pagas no futuro, bem como os juros aplicados nelas.

Para ajudar nesse controle, é aconselhável fazer o acompanhamento do dia de pagamento.

Você deve analisar os dias em que cada cliente paga suas dívidas e identificar os períodos em que terá dinheiro no caixa para quitar suas contas a pagar.

Saiba como cobrar os seus devedores

Você deve sempre estar preparado para cobrar o seus devedores.

Para isso, você deve ter um setor de cobrança ou designar um profissional que ficará responsável por esta tarefa.

Vale ressaltar que para realizar essas cobranças é importante ter os argumentos certos e estar atento ao Código de Defesa do Consumidor, para que a prática seja considerada legal.

Desta forma, uma negociação feita da maneira certa pode recuperar parte do dinheiro que foi perdido.

Faça um planejamento financeiro a longo prazo

Por fim, além do controle das contas a pagar e a receber, é importante ter um planejamento financeiro a longo prazo.

Desta forma, a empresa assume o compromisso de orientar os seus funcionários e a diretoria aos objetivos que serão necessários para o crescimento da empresa.

Como é a rotina do Contas a Receber?

A rotina do Contas a Receber varia de acordo com o porte e o segmento da empresa. Afinal, não se espera que micro e pequenas empresas tenham um fluxo de recebimentos tão grande quanto grandes lojas de departamento ou franquias mundialmente famosas, por exemplo.

Mas, independente da quantidade de recebimentos a serem registrados, no dia a dia a pessoa responsável pelo Contas a Receber segue, na maioria das vezes, os seguintes passos:

1. Ao final de cada dia e após finalizar a rotina do diária do faturamento, a pessoa gera o arquivo de remessa da cobrança e importa no internet banking.

2. Através do internet banking, a pessoa gera o arquivo de retorno da cobrança e importa no ERP, identificando os boletos pagos e realizando as baixas, normalmente de forma automática.

3. Após isto, confere no extrato bancário de ontem se houve algum recebimento através de transferência e caso sim, faz a identificação do cliente e baixa na conta corrente específica.

4. Ao concluir todas as baixas de recebimentos do dia anterior, inicia a rotina de cobrança dos clientes que os pagamento não foram identificados.

5. Sugere-se que o acompanhamento da rotina de cobrança seja feita através do ERP e deixando todas as conversas registradas.

6. Ao negociar com os clientes, os boletos de cobrança são gerados, enviados para os clientes e feita a remessa bancária.

7. Acompanha-se também tanto o depósito dos cheques recebidos, como sua compensação.

8. Caso o cheque volte, é analisado o motivo e a possibilidade de reapresentar e nos casos que não é possível reapresentar, inicia-se o contato com o cliente.

Faça a gestão do Contas a Receber com uma ferramenta de conciliação

Fazer a conciliação de cobrança no seu negócio é extremamente importante para se ter um acompanhamento assertivo em relação aos valores de contas a receber da empresa.

Com isso, você tem mais informações importantes e tempestivas sobre a previsão de contas a receber, percentual de inadimplência, valores cobrados a serem creditados no dia, divergências entre os valores cobrados e os valores creditados, auditoria das tarifas cobradas pelos bancos em relação aos serviços prestados.

Se quiser entender como funciona uma ferramenta própria para a gestão de cobrança, basta solicitar uma demonstração conosco.