Processo de contas a pagar e receber: 4 erros fatais para sua empresa

4 erros de contas a pagar e receber que prejudicam os negócios

Por mais simples que sejam, quando somados, pequenos erros cometidos no processo de contas a pagar e receber podem prejudicar o seu negócio.

Contas que se acumulam, planilhas que ficam desatualizadas, orçamentos elaborados sem a verificação das contas a pagar e receber… Enfim, essas e outras ações podem afetar as operações da empresa e, até mesmo, levar a falência.

Não precisa se desesperar!

A seguir você confere os principais erros no processo de contas a pagar e receber:

Desconhecer os vencimentos das contas a pagar

Não saber os prazos de pagamentos e recebimentos impede o planejamento dos gastos conforme a disponibilidade de recursos. E é aí que o problema começa.

Sem planejamento, problemas de capital de giro afetam o funcionamento do negócio. Como a falta de dinheiro para as despesas fixas e variáveis, compra de matéria-prima, entre outros itens essenciais.

Além disso, quando o empreendedor não tem controle das contas a pagar, perde excelentes oportunidades de “pechinchar” descontos na quitação adiantada de determinadas contas.

Ignorar o impacto de pequenos custos

Dependendo do tempo de atraso das faturas, o valor somado de juros e multas pode representar dinheiro suficiente para o pagamento de outra conta futura ou, ainda, ser utilizado como uma reserva de caixa, muito importante em épocas de aperto financeiro.

Um bom exemplo aqui são as taxas cobradas nas operações de cartões e boletos. Muitos empreendedores desconsideram esses pequenos encargos como custos.

Essa negligência dificulta que haja uma análise dessas cobranças para saber se realmente os valores estão ou não dentro do acordado em contrato.

O grande erro de muitos empreendedores é não controlar as taxas e juros ao realizar antecipações de recebíveis, nas operações de cartões. Pode-se estar gerando um impulso no fluxo de caixa, no entanto, com um custo muito alto.

Se você não domina as informações e não tem uma solução que simule qual o melhor cenário para fazer as antecipações, a dica é não realizar ou procurar um especialista.

É fundamental automatizar todo o processo das contas a pagar e a receber, levantando as taxas acordadas entre as operadoras e lojistas e, assim, gerindo com eficiência os custos incidentes sobre as vendas.

Você já considerou todos os custos que incidem na venda do seu produto? Não considerar todos os custos faz com que a sua margem de lucro seja prejudicada e, no pior cenário, você pode estar vendendo com margem negativa e tendo prejuízos.

Considerar valores ainda não recebidos

Esse é um dos erros mais comuns entre empreendedores. Considerar os valores pagos com cartão de crédito como disponíveis em caixa. Geralmente, as operadoras liberam os créditos em 30 dias. Isso significa que uma venda realizada hoje apenas será faturada no caixa depois.

Apenas vendas à vista representam recebimento imediato e têm seus recursos disponíveis. Vendas a prazo, no cartão de crédito, só podem ser consideradas no caixa no momento em que o valor for liberado e não no momento da venda. Do contrário, no final do mês o controle indicará uma disponibilidade inexistente.

É fundamental contar com soluções que possam manter um controle efetivo do volume de pagamentos e recebimentos, inclusive das operadoras de cartões. De forma a conhecer as projeções de entrada e saída de recursos e, assim, planejar os investimentos conforme a disponibilidade de dinheiro que efetivamente entra.

Misturar as contas da empresa com as contas pessoais

Faturas do cartão de crédito pessoal, prestações do carro, mensalidade da faculdade, despesas com restaurantes e cinema. Muitos empreendedores acabam misturando as contas da empresa com as contas pessoais e tendo graves problemas de caixa.

É preciso entender que as contas da empresa são de pessoa jurídica e as pessoais são de pessoa física, e jamais devem ser confundidas. Quando o gestor não sabe separar suas despesas das do seu negócio, acaba cortando os ganhos que efetivamente a empresa teria para investir nas suas operações. É preciso estipular exatamente o pró-labore e definir retiradas mensais que não sejam maiores do que deveriam.

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