Gestão de recebíveis: 3 sinais de que sua empresa precisa automatizar

Uma gestão financeira correta é o carro-chefe para manter seu empreendimento saudável. Mas é preciso ter habilidade para conseguir manter o controle das finanças no negócio, seja ele de pequeno ou grande porte. E é justamente disso que a gestão de recebíveis trata.

Na prática, você precisa de dinheiro para manter uma empresa funcionando de forma eficiente e sem problemas. Ao garantir que as contas a receber sejam recebidas no prazo, você também garante que terá o dinheiro necessário para pagar seus fornecedores. Portanto, toda empresa precisa gerenciar as contas a receber e as contas a pagar com eficiência.

Quando a gestão não é realizada corretamente, o fluxo de caixa começa a ter inconsistências que podem prejudicar seriamente o negócio. Pensando nisso, preparamos este artigo para trazer como funciona a gestão de recebíveis e compartilhar 3 sinais que indicam a necessidade de uma ferramenta para lidar com essa atividade.

O que é de fato a gestão de recebíveis e quais problemas você pode encontrar?

A definição de gestão de recebíveis pode ser considerada como uma gestão das contas e faturas que uma empresa tem para receber, mas também envolve todo o processo de definição da política de cobranças e decisão dos prazos de pagamento.

Ao realizar a gestão de recebíveis, precisamos garantir a pontualidade da cobrança de pagamentos e da cobrança de dívidas e fazer o acompanhamento para ter os pagamentos em dia. Essas são ações essenciais da gestão de contas a receber.

Um exemplo simples acontece com as vendas em cartões de crédito. Nós sabemos que na hora que a venda é realizada e registrada no cartão, existe um prazo de cada operadora repassar o valor para a empresa que faz a venda – normalmente são 28 dias, com a dedução das taxas. Sem gerenciar esse fluxo, é difícil acompanhar os recebimentos.

Pensando em todo o processo de gerenciamento de contas a receber, ele normalmente segue algumas dessas etapas listadas abaixo:

• Faturamento da venda para o cliente;
• Registro de transações com suas datas de recebimento;
• Acompanhamento do vencimento através de cronograma de cobrança;
• Envio de cartas de cobrança com detalhes da conta e data de vencimento

Se forem permitidos descontos à vista para pagamentos ou antecipação de recebíveis, é realizado um ajuste que vai refletir nas contas.

Por que é importante automatizar a gestão de recebíveis?

A gestão de contas a receber é uma parte importante da gestão de um negócio. É essencial na geração de entrada de caixa na empresa e tem um enorme impacto no fluxo de caixa futuro.

Quando há um atraso em qualquer pagamento, isso pode causar uma escassez de fluxo de caixa para a empresa. Isso torna fundamental que a organização gerencie efetivamente suas contas a receber, a fim de evitar problemas financeiros graves.

O gerenciamento eficaz de recebíveis também pode ajudar a aumentar as vendas e, portanto, os lucros. Isso acontece porque estender as opções de crédito aos clientes geralmente estimula mais vendas e ajuda a criar um bom relacionamento entre o cliente e o negócio.

A gestão eficiente de recebíveis é, portanto, essencial para um bom fluxo de caixa em uma empresa.

Automatização para estratégia financeira

Atividades rotineiras relacionadas ao financeiro podem estar suscetíveis a erros humanos devido a alta complexidade, repetição e tempo dedicado. A gestão de recebíveis, por exemplo, requer a conferência de diversos meios de pagamento e, se for feita manualmente, toma um tempo que pode ser dedicado a outras atividades também importantes. 

A automação das estratégias financeiras garante mais produtividade e prevenção a fraudes de forma efetiva.

3 situações que podem ser resolvidas por uma ferramenta de gestão de recebíveis

Para administrar um negócio com sucesso, as entradas de caixa são cruciais e devem ser mantidas em um nível ideal. Embora a gestão de recebíveis pareça ser uma tarefa simples, ela depende da natureza do seu negócio e diferentes fatores.

É por isso que, em alguns casos, é preciso saber reconhecer os sinais de alerta que mostram algum problema. Afinal, toda a organização vai se preparar para resolver qualquer questão relacionada ao fluxo de entrada e saída de valores.

Aqui, um sistema de automação de contas a receber elimina o risco de erro humano, como erros de digitação e extravio de documentos. Então, que tal conhecer os sinais que mostram que sua empresa precisa de uma ferramenta de gestão de recebíveis? Listamos aqui os 3 principais!

1. Alto fluxo de contas para gerenciar

À medida que o negócio cresce, a gestão de recebíveis torna-se uma tarefa complexa. Já imaginou ter que lidar todos os dias com um alto volume de informações de diferentes formas de recebimento?

Nesse caso, você precisará de uma boa ferramenta para gerenciar seus recebíveis, tornando essa tarefa mais otimizada e segura.

Se você não tiver um bom sistema de gestão integrado, esses registros podem ficar fora de controle rapidamente.

2. Baixa eficiência nos processos

Usar soluções de gerenciamento de recebíveis vai ajudar na eficiência? Sim! Até porque um dos sinais de que você precisa dela é quando existe um fluxo de trabalho que não é efetivo, ou seja, com baixo rendimento.

Os problemas de rendimento acontecem quando há vários erros humanos ou atrasos na operação, que no fim podem gerar a perda de dados.

3. Dificuldade no preenchimento de dados

A captura e o preenchimento manual de dados é muito trabalhoso e demorado quando falamos do processo de gestão de recebíveis. Como sabemos que tempo é dinheiro, se você sente essa dificuldade no dia a dia do setor financeiro, com certeza precisa de um sistema automatizado que transfere essa carga de trabalho para a tecnologia.

Embora muitos possam considerar a automação do sistema como algo demorado para implementar, saiba que não é bem assim! Dar esse passo é essencial para aliviar a pesada carga de trabalho manual.

Lembre-se que programas automatizados podem criar faturas, enviar lembretes e criar listas de recebimentos diários com base na entrada automatizada de dados. Podem ser integrados com diversos tipos de pagamento, como cartões de crédito, transferências bancárias e até mesmo com o Pix.

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Como a Boavista pode ajudar na gestão de recebíveis da sua empresa

Que tal facilitar a conciliação de todas as suas vendas, sejam elas em cartão, delivery, Pix ou carteiras digitais? A Boavista Tecnologia pode ajudar você nesse processo de antecipação de recebíveis através da operadora que efetuou a venda!

Nós disponibilizamos no mercado o e-Extrato Card, solução capaz de fazer a conciliação financeira inteligente em diversos meios de pagamento. É a ferramenta de automatização e controle total da sua conciliação de vendas e recebíveis.

Com ela, o seu dia a dia vai mudar totalmente no processo de gestão de recebíveis:

• Terá maior facilidade para identificar vendas duplicadas, cancelamentos e chargebacks;
• Sua conciliação financeira será executada em menos tempo e com menos falhas operacionais;
• Terá a melhor administração das taxas e contratos acordados com as adquirentes;
• Vai garantir agilidade para identificar e corrigir fraudes e divergências;
• Terá total controle da entrada e saída dos valores das contas bancárias;
• Conseguirá notar uma melhora na gestão financeira entre matriz e filiais.

Agora é a hora de garantir o acesso à melhor ferramenta de gestão de recebíveis! Então não perca tempo: entre em contato com o time Boavista e confira essa e outras soluções que podemos oferecer para você.

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Paloma Almeida