A organização, o planejamento adequado e a inovação são qualidades fundamentais dentro de um setor financeiro para quem quer alcançar o sucesso em seu negócio.
Nesse sentido, é importante que os gestores financeiros estejam em constantes buscas por novas formas de aprimoramento para manter a saúde financeira de sua companhia. Um dos processos extremamente importantes para isso é a gestão de boletos.
Dessa forma, gestores que buscam otimizar os serviços dentro da gestão de boletos estão buscando também por um diferencial competitivo do mercado, pois estão em sintonia com as necessidades de seus clientes.
Portanto, neste post apresentaremos algumas informações importantes acerca da gestão de boletos e o que você pode fazer para que isso seja uma grande solução para os setores de contas a pagar e a receber, não um problema.
O que é gestão de boletos?
A gestão de boletos é nada menos que a organização, controle e acompanhamento de todos os boletos que são emitidos como forma de pagamento para os setores de contas a receber e contas a pagar. É uma das mais importantes estratégias do setor financeiro de qualquer empresa.
De acordo com a Federação Brasileira de Bancos (Febraban), mais de 4 bilhões de boletos são processados e emitidos anualmente no Brasil. Nesse sentido, por ser uma das formas mais utilizadas de pagamento nas organizações atualmente, a gestão de boletos deve existir para evitar erros quanto a valores, datas de vencimento e dados de faturamento empresarial.
Essa atividade requer muita atenção em relação aos vencimentos dos documentos gerados, o que permite o manejo do controle de inadimplência de clientes e possíveis negociações.
Se a gestão de boletos for executada com qualidade, ela pode ser uma grande aliada e uma importante solução no fluxo financeiro de um negócio. Isso porque os pagamentos com boletos bancários proporcionam certas vantagens para a empresa, uma vez que o processo visa otimizar a gestão financeira empresarial.
Por outro lado, uma má gestão de boletos pode pôr em risco a saúde financeira de qualquer negócio, causando furos em caixa pelo não recebimento adequado de pagamentos.
Por que ela é importante para as empresas?
A gestão de boletos se mostra imprescindível em uma empresa, pois é ela quem organiza a entrada de pagamentos de clientes e mostra se a empresa está indo bem ou prestes a ter um grande problema.
Confira, a seguir, algumas características de uma boa gestão de boletos:
#1 Transparência
Utilizar boletos assegura maior transparência nas transações e facilita cada vez mais a rotina de pagamentos tanto da empresa, quanto dos clientes. Pois, em caso de não cumprimento da obrigação, é possível mapear os inadimplentes e agir para rever o quadro.
Os boletos devem ser utilizados de forma registrada para que seja uma solução eficaz para a empresa, e não mais um problema a ser resolvido. Isso porque os boletos que não são registrados não são reconhecidos pelos bancos enquanto não é realizado o seu pagamento adequado.
#2 Organização
Caso o boleto atinja o seu vencimento, seria necessário fazer uma nova cobrança incluindo multas e juros pelo atraso para então ser enviado novamente para o cliente, correndo o risco de não ser pago.
Ao se trabalhar com o devido controle, os vencimentos passam a ser controlados. Dessa forma, identifica-se a tempo aqueles documentos que estão prestes a vencer bem como os parceiros que sempre apresentam boletos em atraso.
Isso evita furos no fluxo de caixa que podem trazer prejuízos à empresa, já que valores que estavam previstos acabam não sendo recebidos.
Do lado do contas a pagar, pode-se identificar se com antecedência os boletos que correm o risco de serem pagos em duplicidade ou mesmo fraudados, o que traria mais problemas para a empresa.
#3 Previsibilidade
Quando se faz uma boa gestão de boletos, é possível entender como será a aplicação de juros e multas em casos de não pagamentos pela empresa. Nesse sentido, conhecer os valores percentuais das cobranças é essencial para que o seu fluxo de caixa não fique comprometido.
No sentido contrário também vale. É possível já mensurar o valor que será recebido, contando os juros e multas, daqueles clientes que costumeiramente fazem seus pagamentos em atraso.
Como tornar a gestão de boletos mais otimizada?
O universo financeiro está cada vez mais maduro e disruptivo. A automação de processos é uma grande valia para um mercado dito tradicional, por isso surgem a cada dia novas ferramentas capazes de otimizar rotinas e, consequentemente, a gestão como um todo.
Utilizar plataformas automatizadas tanto para a conciliação de pagamentos quanto para a conciliação de cobrança é uma forma de otimizar os processos nos times de contas a pagar e a receber, diminuir inadimplências, agilizar a rotina de cobranças, evitar pagamentos indevidos e muito mais.
Sem contar que uma gestão de boletos com base em uma ferramenta também facilita na hora da aprovação dos pagamentos, por meio de autorizações e agendamentos feitos direto pelos gestores na plataforma.
Tendo a tecnologia como aliada, a gestão de boletos da sua empresa pode ser a grande solução para o crescimento do seu negócio, deixando de ser mais um problema a ser resolvido.
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