Planejamento orçamentário: entenda as etapas para definir o orçamento da sua empresa

Planejamento orçamentário ou orçamento empresarial não é um bicho de sete cabeças, como muitas vezes imaginamos.

Conceitualmente, podemos definir Planejamento Orçamentário como o controle de todas as entradas e de todas as saídas da empresa, e, nesse ponto, nos referimos ao faturamento e aos gastos (despesas e custos). 

Em outras palavras, você conseguirá controlar e acompanhar todas as “receitas” e todas as “despesas”. Mas não para por aí.

Outra grande utilização do Planejamento Orçamentário é a possibilidade da gestão do que vai acontecer no futuro, ou seja, se tudo aquilo que foi pensado e elaborado, nós conseguiremos acompanhar se ele foi realizado.

Resumindo, o orçamento empresarial ajuda nos controles atuais e futuros.

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Somente grandes empresas trabalham com planejamento orçamentário?

Acredite, todas as instituições podem trabalhar com planejamento orçamentário. Não precisa ser uma empresa para poder usar.

Independentemente do tamanho das organizações, todas podem utilizar e se aproveitar dos benefícios desta ferramenta tão abrangente.

Para trabalhar com orçamento empresarial precisa ser diretor ou gerente?

Também não! Independentemente da sua função ou da sua hierarquia você pode usar esta ferramenta e colher os seus frutos.

Inclusive, você pode utilizar até em sua vida pessoal.

Como começar a utilizar o planejamento orçamentário?

Você já disse alguma dessas frases?

• Este mês tive um excelente faturamento, mas não sobrou dinheiro;
• Eu sei que tive lucro, mas não vi a cor do dinheiro;
• Como posso melhorar minha gestão financeira?

Se essas frases já são comuns pra você, fique tranquilo, pois o planejamento orçamentário lhe ajudará bastante.

Informações são a matéria prima de qualquer plano de negócio, portanto, antes de começar o seu planejamento, pesquise e procure conhecer tudo sobre a sua empresa.

Quando fala-se sobre o orçamento empresarial, percebemos algumas reações das pessoas e podemos destacar algumas, como: atitude negativa ao controle das informações, indiferença ao novo ou rejeição às melhorias.

O planejamento orçamentário pode despertar estas reações em pessoas que não acreditam ou não querem sair da zona de conforto.

Em contrapartida, ele também desperta alguns outros pontos:

• vontade de crescer;
• definição indicadores de eficiência;
• controle os gastos;
• aumento da lucratividade;
• criar-se o sentimento de dono do negócio;
• aumenta o engajamento dos colaboradores;
• define o rumo da sua empresa;
• e muito mais.

Mas antes de começar a elaborar o seu planejamento e definir regras para os seus colaboradores cumprirem, é importante seguir alguns passos necessários. Veja!

A base para o planejamento orçamentário

Para tudo o que fazemos na vida, o alicerce é fundamental. Isso significa que, com uma base bem feita, todo o caminho se torna mais fácil.

Normalmente, nas grandes organizações, a área que é responsável pelo planejamento orçamentário é a controladoria, que geralmente é gerida pelo controller.

Então só pode ser feito por um controller? Claro que não.

Esta ferramenta pode se ajustar para o tamanho da sua empresa, independentemente do seu cargo ou função.

Qualquer pessoa com experiência na área e com um boa visão holística pode gerir e acompanhar.

Confira as principais características para se tornar responsável pelo planejamento orçamentário:

• ter a consciência de que é um profissional de apoio;
• ter uma grande visão sistêmica;
• possuir capacidade de influência e persuasão;
• pensar de forma racional, justa e imparcial;
• possuir grande capacidade analítica;
• ter capacidade de lidar com múltiplos interesses.

É possível trabalhar com o planejamento orçamentário sem possuir todas estas características.

No entanto, possui algumas destas já é uma grande vantagem. Afinal, as outras podem ser desenvolvidas.

O que faz um controller? Veja suas principais funções:

• fornecer informações para todas as áreas da empresa;
• entender todas as operações da empresa;
• comunicar-se claramente com todos os colaboradores;
• fornecer projeções e cenários;
• focar na gestão de custos;
• avaliar o desempenho setorial e global.

Como bem sabemos, algumas características e funções facilitam com que as pessoas desempenhem o seu papel com maior facilidade.

Confira a seguir as principais etapas para colocar em prática o seu orçamento.

Etapas do orçamento empresarial relacionadas às competências humanas

1. Envolva as pessoas;
2. Seja conciso e objetivo;
3. Desenvolva a gestão nos seus colaboradores.

1. Envolva as pessoas

Esta é uma das etapas mais importantes do orçamento empresarial, pois aqui será possível conseguir o engajamento dos colaboradores envolvidos.

Em outras palavras, é preciso fazer com que as pessoas se sintam parte do processo, responsáveis pela meta definida e pelo resultado alcançado. 

Neste momento é possível aflorar nas pessoas o sentimento de dono.

O Orçamento Empresarial, feito de forma colaborativa, consegue gerar muito mais frutos e atingir os melhores resultados.

A diretoria da empresa não consegue fazer nada sozinha. Ela precisa dos colaboradores das áreas para entender as reais necessidades da organização e buscar as melhores alternativas, no quesito custo e benefício.

E lembre-se, é mais fácil conseguir o engajamento das pessoas em um plano orçamentário definido por elas do que por um plano imposto a elas.

2. Seja conciso e objetivo

Todos nós sabemos que quanto maior o nível de detalhamento das informações, melhor será o embasamento para a tomada de decisão, correto? 

No entanto, é preciso ter um grande cuidado com o nível de detalhamento exigido, pois pode atrapalhar mais do que ajudar.

Muitas vezes a falta de objetividade prejudica o andamento dos trabalhos e das reuniões.

Quem nunca saiu de uma reunião pensando que aquelas duas horas poderiam ter sido resumidas em 30 minutos?

Porém a objetividade ao extremo pode privar as pessoas de algumas informações extremamente valiosas. Busque sempre o equilíbrio!

3. Desenvolva a gestão nos seus colaboradores

Os gestores das empresas precisam pensar de forma macro, ou seja, precisam ter uma visão sistêmica e enxergar a empresa de forma única.

Desta forma, é possível que as energias sejam canalizadas e direcionadas sempre para o mesmo objetivo.

Quando a empresa consegue fazer com que os gestores e colaboradores desenvolvam e pratiquem a gestão dos recursos materiais, financeiros e humanos todos saem ganhando.

Afinal, o sentimento de pertencer toma conta de toda a equipe.

Lembre-se que desenvolver as habilidades de gerir recursos precisam ser treinadas e praticadas diariamente.

Além disso, é importante não confundir o Planejamento Orçamentário com adivinhação, chutes ou simplesmente com a repetição do passado.

E saiba mais, o Orçamento Empresarial precisa estar totalmente conectado com o Planejamento Estratégico da empresa.

O ideal é que as empresas elaborem o Planejamento Estratégico antes do orçamentário, definindo suas estratégias e seus objetivos e então o desdobre no seu Planejamento Orçamentário.

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