3 motivos para não usar planilhas na conciliação de vendas

Ao fim de cada mês, trimestre ou ano, diversas equipes em todos os lugares e empresas gastam um tempo considerável utilizando planilhas na conciliação de vendas de suas companhias. Isso, é claro, pode significar um erro gravíssimo.

De acordo com um estudo realizado pela Capterra, 61% das pequenas e médias empresas ainda usam planilhas para cuidar das suas finanças. E 15% delas ainda estão no modelo de papel e caneta.

E, apesar de a tecnologia estar sendo inserida cada vez mais no mundo corporativo, a verdade é que ainda existe uma parcela considerável de empresas que gastam seu tempo neste processo, em vez de utilizá-lo em tarefas de maior valor agregado.

Levando isso em consideração e objetivando auxiliar você para jamais cometer este erro novamente, apresentamos motivos claros para que abandone esta prática de uma vez por todas e adote uma plataforma capaz de automatizar toda a sua rotina. Confira:

A conciliação de vendas no dia a dia

Quando um cliente realiza uma compra com cartão de crédito, pode acontecer que, em meio aos trâmites de pagamento, ocorram pequenas falhas que gerem uma discrepância na quantia recebida pela empresa.

Por este motivo, é fundamental que os responsáveis possam examinar todos os detalhes, levantando as vendas realizadas e conferindo todos os pormenores, como as taxas cobradas pelas operadoras. Assim, começa o processo de conciliação de vendas, uma tarefa trabalhosa, mas essencial no dia a dia de inúmeras corporações.

Em suas etapas, torna-se importante que os indivíduos possam identificar possíveis erros ou até mesmo inconsistências. Para tal, é necessário que os dados das compras efetuadas no estabelecimento possam ser cruzados com os montantes recebidos, conferindo todas as quantias.

Para realizar esta comparação entre o que foi registrado na contabilidade do negócio e o que foi fornecido no extrato bancário, muitas corporações acabam optando por usar planilhas, o que não é nada produtivo.

Por que usar planilhas na conciliação de vendas não é boa opção?

Existem diversas razões pelas quais você não deve implementar o uso de planilhas na conciliação de vendas. Conheça alguns destes motivos e elimine este hábito de uma vez por todas.

Desperdício de tempo

Utilizar planilhas manuais pode ser uma verdadeira perda de tempo para a sua equipe de finanças. Isso porque, em geral, esta prática demanda que a empresa disponibilize uma série de recursos qualificados para validar os dados – o que atrapalha na produtividade e interrompe o fluxo de trabalho de muitos funcionários.

Em alguns casos, para se ter ideia, as companhias chegam a levar dias para fechar os livros, ocupando grande parte do departamento em uma empreitada que poderia ser simplificada com a automação.

Levando em conta o tempo gasto durante todo o ano, soma-se um período no qual seus colaboradores poderiam estar inteiramente focados em outros afazeres que gerem de fato resultados para a corporação.

Para ler também: Prevenção de perdas em supermercados: como a automação pode ajudar seu negócio

Mais complexidade e menos flexibilidade

À medida que as finanças se tornam mais complexas, o mesmo ocorre com as planilhas e os processos de importação dos dados necessários. Logo, diante de um cenário como este, mais complexidade significa mais trabalho e mais testes para validar as informações coletadas.

Isso, inclusive, pode representar um problema considerável. Afinal, quanto mais complicado for o processo, maior a chance de um erro simples se transformar em algo substancial.

Ademais, as planilhas ainda apresentam uma condição importantíssima: elas não são conhecidas por sua flexibilidade. Dessa forma, quando os processos de negócios mudam, elas não conseguem acompanhar essa escalabilidade, gerando dificuldades para todos os envolvidos.

Maior probabilidade de erro humano

O problema mais grave de todos é que o uso das planilhas na conciliação de vendas pode gerar erro humano. Isso porque a inserção incorreta de um número, a exclusão acidental de uma célula ou a utilização de uma fórmula errada podem resultar em resultados errôneos que acarretarão problemas futuros.

Entenda: erros como estes podem significar danos à reputação corporativa e até multas por relatórios incorretos. Portanto, é indispensável que a validação dos dados seja feita da maneira mais adequada possível, verificando novamente os números e se concentrando a todo momento.

O problema é que fazer tudo isso manualmente consome tempo, e aí voltamos ao primeiro motivo citado neste tópico, transformando toda esta transação em uma verdadeira bola de neve.

A melhor opção: utilizar uma ferramenta automatizada

Como deixamos claro, usar planilhas na conciliação de vendas é bem trabalhoso e demorado. No entanto, ao contar com o auxílio de um software especializado, este processo pode ser inteiramente feito de forma automática.

Com isso, é possível acelerar os processos financeiros, verificando os extratos bancários e comparando-os com os registros já existentes na plataforma de contas da sua empresa.

Um exemplo claro de uma inovação como esta é o e-Extrato Card, uma solução da Boavista Tecnologia. Esta ferramenta garante que todas as vendas estejam reunidas em um só lugar, permitindo que o cliente possa conciliar as informações, analisá-las e tomar as melhores decisões para o negócio.

Dentre as vantagens que uma ferramenta conciliadora, como o e-Extrato Card, pode trazer, é possível citar:

Economia de tempo

Com a conciliação automática, o processo é feito rapidamente. Afinal, todas vendas são verificados de maneira imediata, a partir de um clique, como também se estas foram debitadas nas contas correntes da empresa.

Dessa forma, um trabalho que o setor financeiro levaria dias para realizar passa a ser feito em poucos minutos. Otimizar o tempo dos colaboradores e, consequentemente, aumentar a sua produtividade é um dos principais ganhos.

Precisão nas informaçoes

Como se sabe, ficar vasculhando diferentes planilhas ou registros de contas em papel, além de ser um trabalho bastante oneroso, é inteiramente passível de erros.

No entanto, a conciliação de vendas feita com o auxílio de uma ferramenta é completamente livre deste problema. Isso porque o sistema audita todas os dados de venda, tarifas, depósitos e automaticamente indica qualquer anomalia de forma fácil e rápida, sem que você precise perder horas a fio tentando refazer os cálculos para identificar a falha.

Logo, você terá acesso a contas mais consistentes e precisas, obtendo a garantia de que suas decisões financeiras sempre serão baseadas em informações respaldadas e corretas.

Combate a fraudes

Por ser precisa e rápida, este tipo de conciliação pode ajudar no combate a fraudes. Isso porque, nela, quaisquer irregularidades são detectadas rapidamente e podem ser investigadas.

Assim, se alguma fraude vier a acontecer, como estornos indevidos ou máquinas de cartão clonadas, você já fica ciente e pode tomar ações corretivas.

Agora que você já sabe os benefícios de abandonar as planilhas na conciliação de vendas, é hora de adotar uma ferramenta própria para isso, capaz de identificar e auditar as vendas feitas pelo seu estabelecimento, a partir de diferentes meios de pagamento.

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Paula Ayres