Para muitos profissionais, desenvolver relatórios de venda pode ser bastante desafiador. No entanto, essa é uma operação necessária. Afinal, consiste numa forma de apresentar resultados satisfatórios ao cliente, parceiro e colaborador. Ou, para gerentes, com o propósito de mensurar e monitorar o desempenho dos vendedores.
Esse recurso é bastante útil para empreendedores, freelancers e representantes comerciais. Porém, alguns erros graves podem ocorrer durante esse processo. Embora determinadas pessoas acreditem erroneamente que há informações demais, outras estão apostando nas métricas erradas.
Pensando nisso, criamos este artigo para que você possa aprimorar seus conhecimentos acerca dos relatórios de vendas e todos os detalhes relacionados. Boa leitura!
O que é são relatórios de vendas
Os relatórios de vendas devem ser um resumo dos dados relacionados ao que foi vendido, para que a empresa tenha controle sobre a saída de mercadorias e o lucro que elas trazem.
Cada relatório e suas informações relacionadas tem um propósito muito importante: apresentar um ponto de vista sistemático para compreender e avaliar parte ou todo o processo.
Uma vez que cada negócio precisa fornecer relatórios de vendas específicos com base em metas previamente estabelecidas, não é necessário formular regras de frequência para relatórios de vendas.
Para definir o período durante o qual os relatórios de vendas são necessários, você precisa considerar: disponibilidade dos dados que constituem o relatório, as necessidades da empresa e o objeto do relatório.
Por que ele é importante para o seu negócio
Os relatórios de vendas desempenham um papel importante na empresa porque são úteis não só para o setor empresarial, mas também para outras áreas da organização. Isso pode ser demonstrado pelo fato de que, por exemplo, um documento pode conter informações úteis para o departamento de marketing.
Dessa forma, ele poderá produzir comerciais e anúncios que atendam às necessidades dos clientes, pois terá mais conhecimento sobre as necessidades e desejos dessas pessoas. Outra área em que a empresa pode se beneficiar com este relatório é o departamento de cobrança, que pode ter uma lista completa das vendas realizadas em um determinado período de tempo.
Portanto, o método pode ser simplificado para permitir que os clientes paguem pelos bens adquiridos ou contratados, evitando assim a quebra de contrato. Portanto, os relatórios de vendas também contribuem para a boa saúde financeira da empresa.
Vale ressaltar que os relatórios de vendas também auxiliam nas decisões estratégicas. Isso porque, por exemplo, a partir das métricas obtidas em um determinado período de tempo, o gestor poderá verificar quais estão certas e quais estão erradas, reorganizando assim o plano estratégico nos pontos destacados.
Como fazer um relatório de vendas assertivo
Agora vamos discutir a parte sobre a qual a maioria das pessoas não tem certeza: como fazer relatórios de vendas. Aplicar essas estratégias as vezes é mais complexo e imprevisível.
Existem inúmeras métricas, diversas formas e particularidades. Caso você encontre esse problema, fique tranquilo. Aqui estão as principais medidas operacionais para gerar o relatório de negócios perfeito.
1. Defina um objetivo consistente
A maioria dos gestores sabe que muita informação atrapalha as nuances dos relatórios. Nesse caso, menos significa mais. Em razão disso, as organizações bem sucedidas escolhem KPIs (indicador chave de desempenho). Eles refletem o cumprimento de metas quantificáveis, que é a melhor forma de medir metas.
É errado pensar que grandes quantidades de dados tornarão os documentos mais eficazes. Geralmente, o ideal é que seja consistente e conciso. Ao líder e funcionários, a informação deve ser “verificada de perto”. Apenas assuntos importantes devem ser incluídos. Não há muito texto ou muitos números.
Em relação a construção do relatório, o custo das informações excessivas pode ser muito alto.
2. Definição do formato
Outra variação a considerar são os formatos dos relatórios. Ou seja, de acordo com os objetivos, pode ser feito em um simples papel impresso ou na forma de um vídeo de animação. Nesse sentido, para documento burocrático, que tem apenas a intenção de revelar o valor das vendas, o recomendado é ser menor
Aliás, você apenas conta os dados para alguém, não fazê-lo acreditar em alguma coisa. Dessa forma, enviar um breve e-mail pode ser suficiente.
Entretanto, caso você seja o gestor deseja apresentar o desempenho do trimestre anterior à todas as equipes, é ideal colocá-lo numa exposição de PowerPoint e mostrar os slides em formato de gráfico.
No entanto, se seu objetivo é persuadir grandes investidores com as informações de venda de uma empresa iniciante, essa iniciativa pode ser útil. O formato deve ser suficiente para atender a demanda.
3. Determinar o período das análises
Os relatórios de vendas devem ser vinculados a uma determinada fase. Essa alternativa é considerada com cuidado. O relatório terá uma composição todos os dias? Semanal? semestralmente? Caso não compreenda por que isso é essencial, a resposta está aqui: só é possível fazer a comparação de fases de tempo semelhantes.
Não faz sentido realizar uma comparação de performance do mês com o desempenho de um ano. Em outras palavras, apenas o ciclo de criação de relatório correto pode ser usado para a análise do indicador. É importante ressaltar que pode se valer do uso de diferentes períodos para múltiplas finalidades.
4. Estabelecer informações importantes
A próxima etapa é definir a informação necessária a fim de desenvolver os relatórios de vendas. Dessa forma, todo o conteúdo será integrante ao padrão do documento. A duração do membro das equipes, o número de pessoas, cargos e nomes, objetivos, canal utilizado, recolhimento e outros fatores que você considerar essencial.
Infelizmente, não existem receitas prontas aqui. Todos os dados e objetivo, estratégia e indicadores de cada negócio são variáveis. Porém, em relação a este último, algumas sugestões são considerar. Por exemplo:
- Volume de vendas;
- Valor de venda;
- Preço médio do ticket;
- Produtos mais vendidos;
- Produtos mais pesquisados;
- Ausência do catálogo fora de estoque;
- Dia e hora com a maior porcentagem de conversão;
- Números de contatos criados;
- Crescimento do volume de vendas;
- Crescimento médio de ticket;
- Custo de Aquisição do Cliente (CAC).
Portanto, sugerimos que você encontre métricas que possam ser consideradas como indicadores essenciais da sua empresa.
5. Dados sazonais
Dados sazonais consistem em dados que têm um impacto significativo na estratégia devido a alguma interferência externa. Dessa forma, requer a avaliação desses períodos em anos diferentes.
Você não pode comparar o relatórios de dezembro do mês de Natal com os de agosto. Você concorda? O comportamento dos consumidores muda de acordo com as datas.
Portanto, a mesma situação dos anos anteriores deve ser usada como comparação para avaliar os dados sazonais separadamente.
6. Simplificar a linguagem
A maioria dos relatórios de vendas está em formato digital. Esse modelo funcionará bem quando a importância da análise de dados for maior, como no envio de documentos ao departamento financeiro ou contábil.
Entretanto, na maioria das vezes, o relatório precisa transmitir informações claras. Essas práticas comunicativas facilita e resume toda a operação realizada por indivíduos e equipe em uma fase específica. Isso pode levar a impressão positiva, neutra ou negativa.
Portanto, deve ter em mente a linguagem exercida. Recomenda-se usar palavras simples e diretas e torná-las coerentes ao vocabulário dos consumidores.
Ferramentas podem auxiliar nessa construção
Para tornar os relatórios de vendas mais precisos, rápidos e com menos erros, algumas ferramentas podem ser utilizadas. Não há dúvida de que, na equipe de vendas, o mais utilizado é o CRM. As ferramentas de CRM podem automatizar uma série de ações, para que você possa criar relatórios com mais facilidade e reduzir erros.
Dessa forma, é possível registrar automaticamente atividades como e-mails enviados pela equipe de vendas, ligações realizadas e reuniões. Além disso, no CRM, o vendedor também pode incluir notas personalizadas sobre cada negociação em andamento.
Muitos indicadores também podem ser rastreados no CRM e esses indicadores também podem ser incluídos nos relatórios de vendas. Cada vendedor pode visualizar o número de oportunidades no canal, o volume de vendas durante a semana, o volume de vendas durante a semana e a taxa de conversão.
A importância da conciliação de vendas
Nos últimos anos, com o crescimento das vendas em diferentes meios de pagamento, os lojistas tiveram que se adaptar rapidamente à nova realidade. Como resultado, muitas empresas não implementaram processos eficazes de controle e monitoramento de vendas.
Diante desse cenário, é imprescindível controlar as vendas com cartões de débito e crédito, carteiras digitais, pix, aplicativos de delivery, etc. O setor financeiro é responsável pelo acompanhamento diário dessas informações.
Ou seja, é necessário alinhar as vendas realizadas nas lojas físicas ou virtuais. Esse processo fornece aos empresários a garantia de que seus valores permanecerão inalterados.
A conciliação de vendas inclui a visita a sites de operadoras e bancos para verificar o total de contas a receber de todos os adquirentes e o custo do aluguel de uma máquina de cartão de crédito. Este processo de mediação requer muita organização e disciplina, e cada etapa exige tempo e esforço.
Portanto, a conciliação de vendas é crítica para o sucesso financeiro e estrutural do projeto, além de determinar a cadência para atingir a integridade funcional da empresa.
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