Automação de processos: quais atividades devem ser priorizadas?

A automação de processos é cada vez mais importante, ajudando as empresas internamente e tornando-as mais competitivas no mercado. Atualmente existem inúmeras formas de qualificar uma organização utilizando a tecnologia.

Porém, além de buscar automatizações, é necessário priorizar áreas e tarefas-chave para iniciar as implementações. Ou seja, definir os processos com mais impacto direto na empresa e benefícios mais importantes.

Se você precisa de ajuda com isso, continue lendo para entender o que deve ser automatizado primeiro e por quê.

Automação de processos: conciliação de vendas com cartões

Muitos negócios, principalmente no ramo do varejo, realizam grande parte das vendas com cartões de débito e crédito. Portanto, é preciso ter controle sobre os valores, os recebimentos, suas datas, as taxas envolvidas e outros elementos das transações.

Utilizar planilhas para ter o controle das movimentações financeiras na empresa é pouco produtivo e sujeito a diversos erros. No caso de um número muito alto de movimentações, essa tarefa torna-se realmente impossível.

Ademais, conciliar os dados das vendas com cartões evita que recebíveis deixem de ser liquidados sem a empresa ter ciência disso e que demais erros envolvendo valores — e que geram perdas — ocorram e passem despercebidos.

Para fazer a automação de processos de conciliação de cartões, é preciso, primeiramente, procurar uma solução automatizada no mercado. Depois ela deve ser integrada aos sistemas de TEF e ERP, utilizados para troca, conciliação e consolidação de dados, além da emissão de relatórios.

Automação de processos: gestão financeira integrada à contabilidade

Integrar a contabilidade ao setor financeiro da empresa é uma forma de automação de processos, como:

• registro de compras simultaneamente em contabilidade e relatórios financeiros com baixa automática de notas fiscais na escrituração contábil;
• conciliação bancária de, além dos elementos das vendas com cartões, todas as movimentações das contas bancárias da empresa;
• integração entre contas a receber e a pagar e entradas e saídas;
• geração de relatórios contábeis para uso gerencial.

Esse tipo de solução automatiza procedimentos, ajuda a empresa a otimizá-los e gera mais facilmente dados integrados para aplicação gerencial.

Dessa forma, a integração entre finanças e contabilidade reduz a possibilidade de haver erros na escrituração, pois ela é feita de maneira automática enquanto as movimentações financeiras ocorrem. Consequentemente, o negócio evita ser autuado com multas por entregar obrigações acessórias com erros, como o Fisco prevê.

Ademais, junto ao cumprimento de obrigações com o Fisco, existe o fato de os setores contábil e financeiro serem fundamentais para a saúde empresarial e terem movimentação constante diariamente. Logo, submetê-los à possibilidade de erros e à improdutividade pode afetar o negócio.

Aproveite para ler também: Erros de gestão financeira que fazem sua empresa perder tempo e dinheiro

Análise de dados para a tomada de decisões

Extrair informações internas e externas da empresa para basear a tomada de decisões dos gestores é algo que, manualmente, pode deixar que dados sejam esquecidos e percepções não sejam obtidas.

Para automatizar a mineração e a análise cruzada de informações de diversas fontes, existe o Business Intelligence (BI). A solução capta dados variados de dentro e de fora da empresa e exibe, em dashboards, análises preditivas, relatórios e gráficos personalizados para embasar tomadas de decisões estratégicas.

Então os gestores de setores e cargos distintos conseguem realizar ações, como:

• tomar decisões mais rapidamente, até mesmo em tempo real, pela visualização de números e fatos;
• aumentar a lucratividade;
• melhorar a experiência dos clientes com base em relatórios específicos;
• reduzir despesas;
• melhorar processos para aumento de produtividade.

Para adotar o BI, a empresa deve estar preparada em relação a pré-requisitos, como ter um planejamento estratégico, estabelecer metas e indicadores de performance e ter um modelo de gestão mutável.

A partir disso, é necessário integrar as ferramentas da empresa ao BI — quando possível —, estabelecendo as fontes de extração de dados, os usuários, os dashboards, os cruzamentos e as demais aplicações.

Percebeu como a automação de processos e tarefas é extremamente benéfico para as finanças do seu negócio? A produtividade e até a atuação da empresa melhora. Por isso, os gestores devem sempre buscar formas de qualificar suas organizações com ajuda da tecnologia para evitar perdas e maximizar ganhos.

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Kelma Pinheiro

Diretora de People