Entenda a importância da conciliação de pagamentos para sua empresa

A conciliação financeira é um processo essencial para qualquer negócio. Afinal, é por meio dela que são conferidos dados financeiros importantes da organização para garantir a sua sustentabilidade.

Mas, o que poucos gestores sabem – ou não entendem com tamanha profundidade – é que a conciliação financeira vai muito além da famosa batida de caixa. Ela é composta por quatro etapas que passeiam por áreas importantes do setor financeiro: conciliação de vendas, conciliação de pagamentos, conciliação de cobrança e conciliação bancária.

Elas funcionam isoladamente, mas, quando unificadas, trazem resultados excelentes para o negócio, pois oferecem um panorama amplo dos gastos e recebimentos, das entradas e saídas.

Mas, vamos com calma! Neste post, vamos nos atentar ao processo de conciliação de pagamentos, um dos quatro pilares da conciliação.   

O que é a conciliação de pagamentos?

Muitas empresas têm um alto fluxo de pagamentos diariamente. Fornecedores, folha de funcionários, contas fixas, como água, energia, internet, toda uma variedade de custos que precisam ser pagos na data correta e no valor estipulado.

Isso passa ser um problema quando o controle desse pagamento é feito de maneira superficial. Quando não há um acompanhamento total desses pagamentos, não é possível garantir se eles estão de fato sendo executados corretamente.

Para ler também: Pagamento em duplicidade: como evitar este erro na sua empresa

E essa vigília é extremamente importante, pois, em meio à rotina intensa do setor de contas a pagar, podem haver pagamentos feitos em duplicidade, alguns podem não ser feitos e até mesmo outros serem liquidados indevidamente porque foram inseridos no bolo de papéis (inclusive, essa papelada também é um problema).

A conciliação de pagamentos é exatamente o processo que visa fornecer uma gestão eficiente e assertiva de todos os pagamentos que sua empresa faz, independentemente da natureza. Esse processo é ainda mais potencializado quando se usa uma plataforma automatizada específica para isso.

Na conciliação de pagamentos automatizada, você centraliza todas as suas contas em um único ambiente e confere se as saídas das contas bancárias correspondem aos valores dos boletos autorizados.

Por que a conciliação de pagamentos é importante?

Esse processo ajuda a empresa a garantir que todos os compromissos da empresa estejam sendo honrados do jeito e no momento certo. Dessa forma, é possível citar alguns pontos que reforçam a sua importância:

#1 Centralização das informações

Em uma plataforma automatizada de conciliação de pagamentos com uma solução multiconvênio, todas as contas bancarias, mesmo de instituições financeiras diferentes, são reunidas no mesmo ambiente.

Como também há a integração com o sistema de gestão (ERP) utilizado pela empresa, as informações de pagamento são coletadas e confrontadas com as fornecidas pelo banco por meio dos extratos de Débito Direto Autorizado (DDA).

#2 Organização das contas

Fazer essa verificação garante que as contas da empresa estejam bem organizadas. Os pagamentos são controlados de acordo com a data de recebimento, por quantia ou fornecedor, permitindo que essas informações ajudem no controle de pagamentos e na gestão financeira geral.

Contas organizadas ajudam a evitar o esquecimento dos pagamentos ou pagar a mesma conta duas vezes. Além disso, ainda pode ser usado como insumo para controlar o fluxo de caixa.

#3 Acompanhamento dos vencimentos

Também é uma forma de controlar mais assertivamente as datas de vencimento. Deixar essa data passar, não somente reflete mal na reputação do seu negócio, como também traz prejuízos financeiros, pois é preciso pagar juros e multas.

Na conciliação de pagamentos, você pode observar os boletos previstos para o dia, as próximas semanas e até mesmo para todo o ano e comparar com o fluxo de caixa. Dessa forma, você tem uma noção se haverá dinheiro em caixa suficiente ou não para honrar com esses pagamentos na data do vencimento.

Inclusive os cheques a serem compensados também podem ser incluídos em uma plataforma de conciliação de pagamentos, afinal também são meios de pagamento utilizados no dia a dia, mesmo que em menor escala.

#4 Autorização de pagamentos

Sabemos que, em uma empresa de médio ou grande porte, muitos são os pagamentos a serem feitos, desde fornecedores a funcionários. E estes pagamentos são responsabilidades de setores distintos.

As autorizações de pagamento tornam-se, portanto, uma dor na hora de fazer a engrenagem girar, porque os responsáveis nem sempre estão a postos para realizar essa autorização, mesmo sendo extremamente necessária.

Em uma plataforma, as autorizações são direcionadas para determinados grupos e podem ser realizadas por meio de alçada direta de forma automática e segura.

Fazendo isso, evita-se a impressão e acúmulo de papéis, que podem ser perdidos.

#5 Controle das taxas bancárias

O ambiente de conciliação compila automaticamente os valores pagos e exibe-os em dashboards, o que permite confrontá-los com os dados das contas correntes de forma ágil e prática.

Nesse contexto, as informações de pagamento registradas no seu ERP são confrontadas com o que foi debitado nas contas correntes da empresa e, em última instância, com o as tarifas cobradas realizadas pelo banco.

Se houver tarifas fora do acordado em contrato, estas são sinalizadas para que seja feita a correção junto aos entes financeiros.

#6 Mapeamento de fraudes e fornecedores

Certamente, pagamentos em duplicidade ou indevidos são uma das principais dores de quem tem um alto fluxo de pagamentos diariamente. Os motivos podem ser vários, desde a perda do controle dos boletos impressos a má-fé de colaboradores e tentativa de fraudes de terceiros.

Uma das funcionalidades de uma plataforma de conciliação é apontar os boletos emitidos para pagamento em duplicidade.

Além disso, ela indica quais os fornecedores listados para pagamentos não foram cadastrados previamente. Nesse caso, o gestor pode agir para inseri-lo no hall de fornecedores ou exclui-lo para que seus boletos não entrem na fila de pagamentos, pois isso pode ser uma fraude.

Como fazer uma conciliação de pagamentos assertiva?

Fazer esse processo manualmente é bastante complexo e complicado. Além de tomar muito tempo da equipe, significa expor-se a possíveis erros que podem prejudicar toda a gestão financeira.

Usar planilhas para fazer esse processo não é uma opção interessante, por isso a melhor alternativa é contar com uma ferramenta de conciliação de pagamentos automatizada.

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