Os fantasmas da conciliação financeira: o que mais assusta o seu negócio?

Quando se fala em conciliação financeira, muita coisa pode te deixar com calafrios ou de cabelo em pé. São muitos elementos aterrorizantes que rondam seu negócio, por isso é preciso conhecer todos eles, justamente para evitá-los.

Não é incomum encontrar gestores com dúvidas e dificuldades na hora de conciliar os números das suas respectivas empresas, mesmo tendo uma equipe qualificada em seus setores financeiros. Afinal, conciliação não é uma tarefa fácil, principalmente para companhias com alto volume de vendas.

Mas primeiro, para sabermos o que mais te assusta no mundo da conciliação financeira, temos que saber o que ela significa.

Por que a conciliação financeira é importante?

Em resumo, a conciliação financeira é a conferência dos dados financeiros da empresa, a partir do levantamento e análise das entradas e saídas de valores, para conferir se as informações estão corretas.

O seu objetivo principal é verificar se as transações efetuadas pela empresa foram registradas de maneira correta e, caso haja alguma anomalia, identificar a inconsistência e garantir que todo o ativo financeiro disponível da empresa esteja de acordo com o esperado.

Este processo é importante porque permite que novos investimentos possam ser concretizados sem perdas financeiras e de forma saudável para a organização.

As etapas da conciliação financeira

Comumente, este processo compreende quatro etapas:

Conciliação de cartões. De acordo com pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Cartão de Crédito e Serviços (Abecs), os brasileiros realizaram quase 6 bilhões de reais em transações com cartões entre junho e agosto deste ano.

Isso mostra o poder dos cartões no mercado e o quanto eles ainda estão – e pretendem permanecer – presentes. Para lidar com esse grande volume, você precisa saber quanto está recebendo e quanto realmente está sendo pago.

É aí que entra a conciliação. Nesta etapa, é preciso certificar-se de que todas as compras pagas pelo consumidor com cartões foram realmente repassadas pelas operadoras.

Para quem tem muitos PDVs e contas bancárias dinstintas, esse trabalho pode ser árduo. No entanto, é possível sim otimizar a tarefa e ter resultados consistentes em curtíssimo prazo.

Conciliação de pagamentos. O objetivo aqui é validar as operações de pagamento, isto é, se tudo que deveria ter sido pago pela empresa, como parceiros, fornecedores, funcionários, de fato foi pago, independentemente do meio (cartão corporativo, cheque, transferência, depósito etc.).

Esse procedimento proporciona uma realidade mais precisa sobre os custos que da empresa tanto em relação às ordens de pagamento em si quanto às tarifas que são cobradas pelos agentes financeiros para a emissão de cada transação.

Conciliação de cobrança. De forma geral, é a maneira de gerenciar a carteira de cobrança da empresa. O objetivo dessa etapa é monitorar a movimentação de títulos da empresa e conciliá-los com as liquidações realizadas que realmente entraram nas contas bancárias.

Por meio dela, se realizada de forma correta, é possível reduzir a inadimplência e ter um maior e melhor controle do custo dos serviços ou produtos.

Conciliação bancária. A conciliação bancária é procedimento indispensável a uma gestão financeira saudável e eficiente. Esse processo consiste no levantamento de todos os valores em dinheiro da empresa, seja em caixa, seja em contas bancárias.

O panorama da situação da organização deve ser comparada aos registros gerenciais, isto é, aos dados de fluxo de dinheiro administrado pelos gestores e registrados no sistema de gestão.

Com as informações em mãos, o gestor compara os dados do extrato bancário com os relatórios de venda para identificar possíveis discrepâncias.

Quando elaborada de maneira constante e efetiva, a conciliação bancária pode proporcionar segurança para novos investimentos e um planejamento estratégico certeiro.

Erros comuns nas empresas que assustam mais que a sexta-feira 13

Acompanhar de perto as vendas e demais operações financeiras é uma atividade que deve ser constante e que demanda bastante atenção da equipe responsável. No entanto, na correria do dia a dia, alguns erros são cometidos e, consequentemente, transformam-se fantasmas que amedrontam seu negócio dia após dia.

Ausência de lançamento ou baixa em alguma despesa ou receita.

Este deslize pode culminar no erro de cálculo da conciliação bancária. Normalmente, devemos estimar receitas e fixar despesas recorrentes e pontuais.

Isto porque é mais seguro fixar todas as despesas para diminuir as surpresas infelizes com gastos a mais e apenas estimar receitas, porque se vierem receitas além do estimado, é só comemorar.

Assim, quando esses pagamentos são realizados, é preciso dar baixa no sistema ou, no caso de uma despesa ser aumentada ou extinta, controlar os registros para que não se criem custos fantasmas, ou seja, que ninguém sabe de onde vieram nem para onde vão.

Erro no valor registrado.

Quando todos os lançamentos e baixas forem computados e, ainda assim, não houver conciliação entre registros contábeis, é possível que o valor ou a data da baixa estejam errados.

Portanto, toda a atenção deve ser redobrada na hora de registrar valores no sistema de gestão da sua empresa, seja no ato de venda, seja no lançamento de algum compromisso que deve ser honrado com terceiro.

Ausência de monitoramento de chargebacks.

Os chargebacks acontecem quando os clientes contestam compras e solicitam o cancelamento, com ou sem motivo aparente. No e-commerce, isso é bastante recorrente, tanto por conta do direito de arrependimento, quando o cliente tem um período de sete dias para cancelar a compra, como por atitudes de má-fé.

O problema maior não é a devolução de um dinheiro que já estava na sua conta, e sim o não monitoramento dessa devolução. Pois, se você não monitorar esses chargebacks, contará um certo montante que não chegará, o que prejudicará o seu fluxo de caixa.

Compras duplicadas.

É possível que uma mesma compra seja registrada mais de uma vez pela operadora, causando erros na contabilidade. Geralmente se passa um certo tempo até que o cliente tenha conhecimento da dupla cobrança e peça o estorno.

Partindo da mesma lógica dos chargebacks, isso causa uma ilusão de que há mais recebimentos do que de fato há.

Espantando os fantasmas da conciliação financeira de vez!

Já deu para perceber que não é fácil ficar de olho em tudo para que haja uma conciliação eficiente. E se eu te disser que você tem como evitar todos estes pesadelos?

A “arma” para afastar esses “fantasmas” não é sal grosso ou arruda: é um conciliador de vendas!

Estamos falando aqui de uma solução que pode revolucionar toda a sua gestão financeira. Aqui, na Boavista Tecnologia, temos o e-Extrato Card, que é uma ferramenta conciliadora de vendas em cartão capaz de automatizar processos e gerar insights que você não teria na conciliação manual.

Uma ferramenta como essa traz como benefícios a praticidade na hora de confrontar os dados de ERP, operadoras e bancos, a segurança dos dados no fluxo de conciliação de cartões, a facilidade de monitorar as parcelas das vendas e as tarifas cobradas em cada transação ou antecipação de recebíveis, entre outros.

Toda empresa tem seus fantasmas. Às vezes, eles podem atrapalhar e prejudicar seu crescimento, no entanto há saídas, basta compreender melhor as aflições e conhecer as soluções para elas.

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Felipe Costa

Especialista em Conciliação Financeira | Boavista Tecnologia