Fechamento de caixa para farmácias: entenda como fazer corretamente

Fazer o fechamento do caixa é uma atividade bastante comum na rotina das empresas que lidam com movimentações de venda durante o dia e muito importante para a saúde financeira de qualquer negócio.

Apesar de ser essencial no trabalho das organizações, também é uma atividade que necessita de foco e atenção. Afinal, ela pode gerar dúvidas entre os operadores, gestores financeiros e até mesmo entre os empreendedores.

Diante disso, é preciso conhecer estratégias e soluções que permitam que você faça o fechamento do caixa corretamente e torne essa atividade uma aliada da gestão eficiente para sua farmácia.

Quer saber mais sobre o fechamento do caixa, os benefícios de adotar essa atividade na rotina da sua farmácia e um passo a passo completo para fazer de forma correta? Então, continue a leitura deste artigo, tire todas as suas dúvidas sobre o assunto e comece a tornar o seu fechamento de caixa ainda mais eficiente. Acompanhe!

O que é fechamento do caixa?

Dependendo da sua atividade, pode ser necessário realizar um fechamento diário do caixa. O fechamento do caixa é a atividade de conferir todas as entradas e saídas do caixa da empresa em um determinado período. Ao fechar o caixa, é possível conferir se os valores estão corretos, qual o saldo final e fazer as correções necessárias.

Comparado com o que era feito no comércio alguns anos atrás, o fechamento de caixa é semelhante à contagem de caixa feita no final do dia, onde o dinheiro era contabilizado na caixa registradora. Agora, com o avanço dos meios de pagamento, isso envolve todos os cálculos relacionados a diferentes recebimento, como:

• Cartões de crédito;
• Cartões de débito;
• Vale-alimentação;
• Vale-refeição;
• Vale-presente;
• Cheques;
• Pix;
• Transferências;
• Criptomoedas;
• entre outras.

Essa atividade faz parte do controle financeiro e da rotina de todas as empresas. Ainda que pareça ser uma atividade simples para uma farmácia, ela requer atenção e muito cuidado por parte da pessoa responsável por essa tarefa. Afinal, por meio do fechamento do caixa, é possível encontrar erros, enganos ou mesmo fraudes que podem impactar a área financeira do seu negócio.

Como funciona o fechamento de caixa na prática?

Agora passando para a parte prática, podemos descrever o fechamento de caixa através de um exemplo: digamos que você trabalha em uma drogaria e começou o dia com um saldo de caixa de R$ 100 em dinheiro. Ao longo do dia, você fez várias outras vendas e gerou várias entradas de valores.

No final do dia, o valor faturado e resultante deste conjunto de vendas deverá ser igual ao valor presente no caixa menos o saldo inicial de R$ 100. Neste caso, se no final do dia você tiver em determinado caixa o valor de R$ 600 e subtrair o saldo inicial de R$ 100, os R$ 500 adicionais devem representar e coincidir com o total de vendas geradas em dinheiro.

Só há um detalhe: além de olhar apenas para esse valor em dinheiro, é importante fazer a emissão do relatório completo de transações no caixa, conhecido como Redução Z, para validar todos os outros registros de vendas com outras formas de pagamento.

• A Redução Z é um documento fiscal referente ao fechamento diário de cada caixa do estabelecimento. É ele que apresentará todas as informações referentes às movimentações ocorridas durante o dia fiscal, ou seja, da abertura até o fechamento do caixa, como vendas, entrada de suprimentos, sangrias, entre outros.

Em resumo: se há no relatório a informação de que foi vendido R$ X em cartões, os comprovantes devem mostrar a mesma informação.

Esta operação de conferência através da Redução Z é importante e irá ajudá-lo a verificar se o saldo de caixa está correto e se as transações no seu estabelecimento foram feitas corretamente. Só assim você poderá identificar, por exemplo, se foi feito um Pix de R$ 30 para uma compra registrada com o valor de R$ 300.

Depois de verificar se está tudo certo, o próximo passo é deixar a conta do caixa com o saldo com o qual deseja iniciar a atividade do dia seguinte. Por esse motivo, você terá que fazer o procedimento com uma periodicidade alta. Explicamos isso no próximo tópico.

Qual a periodicidade que o fechamento de caixa precisa ser feito?

Além de manter a conciliação automática dos valores recebidos do seu sistema de gestão e das movimentações bancárias geradas – solução que permite evitar diversos erros de registro – é fundamental realizar o fechamento de caixa com uma periodicidade diária.

• Leia também: Vendas não conciliadas: os impactos negativos em uma empresa

Vale ressaltar que isso independe da quantidade de caixas que uma farmácia possui. Nós sabemos que quanto mais caixas, maior o trabalho de conferência, mas é essencial manter a frequência correta para não acumular conferências. Quanto mais tempo um fechamento de caixa demora para ser concluído, mas difícil será encontrar os erros.

Portanto, ao realizar essa ação diariamente é possível corrigir possíveis falhas e evitar que provoquem perdas financeiras na empresa.

É importante destacar que o fechamento do caixa geral da farmpacia deve ser realizado também mensalmente. No entanto, independentemente da frequência, quanto mais tempo você demorar para descobrir um erro, mais difícil será recuperar os danos causados por ele.

Portanto, é extremamente importante que o fechamento seja feito adequadamente, para que as entradas e saídas estejam devidamente corretas.

Qual a principal função do fechamento do caixa?

Na verdade, existem diferentes funções que o fechamento de caixa pode cumprir. Fazendo o fechamento do caixa na sua farmácia é possível:

• Obter um rigoroso controle sobre todos os valores que entram e saem do caixa (pagamentos e sangrias);
• Evitar retiradas do caixa que não foram programadas ou não foram registradas, especialmente para o pagamento de despesas pessoais;
• Identificar possíveis erros de cobrança equivocada, como falhas no troco ou no preço dos produtos;
• Identificar uma quantidade maior de dinheiro no caixa do que era esperado.

O que é fundo de caixa?

Lembra do nosso exemplo em que um determinado caixa começou com R$ 100 para utilizar, principalmente com o objetivo de passar trocos em casos de pagamentos em dinheiro? É exatamente esse valor que identificamos como fundo de caixa.

Basicamente, chamamos de fundo de caixa o valor que inicia junto do operador de caixa com esse objetivo específico de atender os clientes que fazem os pagamentos em dinheiro.

O que é sangria de caixa?

A sangria de caixa se trata de uma retirada de dinheiro que não foi programada e que pode ser feita várias vezes ao longo de um dia. Afinal, é um risco para o estabelecimento manter altos valores recebidos no caixa até o final do dia. Para evitar perdas e roubos, é essencial fazer esse tipo de retirada sempre que um caixa atingir um alto valor.

No entanto, ainda que não programada, a sangria de caixa deve ser contabilizada no total de transações que serão apuradas ao final do dia, durante o seu fechamento.

Cada operador recebe um comprovante emitido pelo sistema para indicar que aquele valor deve constar nos cálculos totais de fechamento de caixa.

Se não houver o acompanhamento da sangria de caixa, há o risco das contas não baterem corretamente.

Como fazer o fechamento do caixa corretamente?

Se os seus funcionários devem fornecer automaticamente a todos os seus clientes um recibo toda vez que recebem um pagamento por uma compra, seja em dinheiro, cartão ou qualquer outra forma aceita pelo estabelecimento, cada compra também precisa ter um registro de pagamento.

É a junção desses registros que vai ajudar a fazer o fechamento de caixa. Confira agora o passo a passo de como funciona e como você deve realizar:

1. Faça a abertura do caixa

Para fazer o fechamento do caixa corretamente, o primeiro passo começa antes mesmo de fechar o caixa de fato. É importante dar entrada no valor inicial de reserva, também conhecido como fundo de caixa.

Esse fundo não é originado de nenhuma venda, se trata apenas de um valor inicial de reserva utilizado apenas para dar troco aos clientes.

Você deve registrar o saldo inicial e, caso esse valor já venha lançado automaticamente, é importante verificar se o saldo está de acordo com o que realmente está no caixa.

2. Registre todas as entradas e saídas do caixa

Este passo requer uma atenção extra, pois é essencial para que todos os dados financeiros estejam corretos ao final do dia.

Nesta etapa, é importante que, durante o expediente, o operador de caixa registre todas as movimentações, ou seja, todas as entradas e saídas, principalmente as feitas em dinheiro, seja manualmente ou em um sistema de gestão. Em geral esse processo já acontece automaticamente, ficando a cargo do operador apenas guardar os comprovantes.

Lembrando que as entradas são todas as vendas que aconteceram ao longo do dia e as despesas são tudo aquilo que foi pago pela empresa. Mesmo quando houver a necessidade de um reforço de caixa, é importante fazer o registro dessa ação por meio de um documento.

Além disso, também é importante reunir os comprovantes de todas as operações, pois eles serão essenciais no posterior fechamento do caixa. Durante essa etapa, também pode acontecer a sangria de caixa, que também deve ser registrada.

3. Separe os comprovantes do caixa por tipo

Um outro cuidado importante, e também um passo fundamental no fechamento de caixa é separar todos os comprovantes por tipo, o que vai facilitar o fechamento.

Você pode unir os comprovantes de vendas com cartão de crédito rotativo e de crédito parcelado e separá-los das vendas com débitos, tickets, cheques e demais pagamentos, por exemplo.

Dessa forma, toda operação de fechamento do caixa ficará muito mais fácil de ser validada pela pessoa que fará o procedimento.

4. Faça a conferência dos valores do caixa

Nesta etapa, o profissional a cargo de realizar o fechamento de caixa deve somar os valores de acordo com o tipo de movimentação e contar a quantidade dos documentos da modalidade à prazo, por exemplo:

• dinheiro (notas e moedas);
• chegues (à vista e pré-datados);
• comprovantes de vendas em cartão (crédito rotativo, parcelado e débito);
• tickets;
• pagamentos diversos (pix, cheques, etc).

Caso algum troco tenha sido entregue errado, acontecer algum lançamento incorreto ou a farmácia perceber a ausência de comprovantes, como as de sangrias não registradas ou mesmo a troca de produtos sem realização da baixa, é nesse momento que essas divergências aparecem no fechamento de caixa. Portanto, é muito importante registrar e anotar tudo.

É sempre aconselhável que o fechamento do caixa seja realizado ao final do dia ou na troca de turno do operador, para diminuir as chances de esquecimento do que foi feito durante o período de trabalho. Desta forma, é possível realizar um fechamento do caixa correto e efetivo.

5. Finalize e faça o fechamento do caixa

Esta etapa consiste em realizar o trabalho em si do fechamento de caixa: somar o total de entradas e diminuir todas as saídas. O resultado encontrado deve ser exatamente igual ao saldo que o caixa tinha anteriormente.

Após o caixa fechado, é importante que a tesouraria venha a  conferir os valores do fundo de troco dos caixas. Importante citar também que, eventualmente, a auditoria deve fazer a conferência do caixa ao longo da semana.

Quando você contrata um operador de caixa, é importante deixar claro que a sua responsabilidade será manter o controle de todas as entradas e saídas do seu caixa, portanto, o saldo somente apresentará divergências se esse controle não for feito de forma correta.

Entretanto, para que haja algum desconto por parte do empregador no caso da falta de dinheiro no caixa, existem duas opções:

• o contrato de trabalho do operador de caixa deve conter a previsão dessa responsabilidade, que deve ser acordada previamente;
• deve haver comprovação de ato culposo do empregado (negligência, imperícia ou imprudência) e dano efetivo vinculado a ele.

Confira o que diz o Artigo 462 da CLT sobre isso:

“Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.

Parágrafo 1º – Em caso de dano causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que esta possibilidade tenha sido acordada ou na ocorrência de dolo do empregado.”

Uma prática frequente para amenizar essas possibilidades, é ter um dinheiro reservado para cobrir os riscos dos colaboradores que lidam com manuseio constante de dinheiro.

Esse dinheiro é chamado de quebra de caixa e, geralmente, é pago aos caixas de bancos e supermercados. A Convenção Coletiva dos Comerciários, por exemplo, discute esse tema e garante ao empregado o recebimento da quebra de caixa de 10%.

Lembrando que qualquer ajuste coletivo só será admitido como válido se for mais benéfico ao empregado, em face dos dispositivos da Constituição Federal, CLT e demais normativos do Ministério do Trabalho e Emprego e Sindicatos.

Dicas de fechamento de caixa para farmácias

O gerenciamento de caixa pode parecer um passo de volta ao básico em qualquer setor que se torna mais adepto ao uso da tecnologia a cada dia, como é o caso do setor de farmácias. Só que na prática é exatamente o contrário.

Ignorar esse tipo de atividade no dia a dia de uma farmácia é um caminho fácil para a perda de receita, pois você não poderá identificar ou resolver nenhum problema com a dinâmica que esse setor tem.

Na gestão financeira para farmácias, um dos destaques está na variedade de formas de pagamento recebidos nos caixas e na quantidade de descontos que são distribuídos. Se os valores corretos não forem registrados, é fácil cometer erros de verificação.

Com esse nível de complexidade alto, vamos conferir agora as principais dicas para você realizar o trabalho de fechamento de caixa para farmácias.

Evite o acesso de mais de um operador ao espaço do caixa

Se você tiver a possibilidade de mais de um funcionário executar transações em uma única gaveta de dinheiro, você tem a possibilidade de problemas que não podem ser facilmente identificados ou corrigidos.

Em casos em que as contagens de caixa estiverem erradas, você não terá como restringir quem é responsável pelo problema de gerenciamento de caixa. Por isso, faça com que os caixas trabalhem em sua própria área de caixa designada, garantindo a segurança dos valores e fazendo a troca de pessoas responsáveis apenas quando o turno terminar.

Se mais de um funcionário precisar ter acesso ao mesmo caixa durante o mesmo turno, use o sistema a seu favor realizando o fechamento até aquele determinado momento.

Monitore constantemente os relatórios de gerenciamento de caixa

Pegar um ou dois erros não vai dizer muito sobre o que está acontecendo em sua farmácia. Nesse caso, torne o monitoramento de seus relatórios relacionados ao gerenciamento de caixa parte de sua rotina diária para que você possa entender as tendências em períodos mais longos.

Saber que um problema existe é o primeiro passo para resolvê-lo, mas para isso é importante manter uma frequência de acompanhamento.

Fechamento do Caixa X Conciliação de Cartões: quais as diferenças?

Apesar de algumas empresas ainda acreditarem que, ao fazer o fechamento de caixa, também estão fazendo a conciliação de cartões, a verdade é que essas duas atividades são completamente diferentes.

O fechamento do caixa consiste em conferir as entradas e saídas do caixa da empresa, independentemente do seu tipo (dinheiro, cartão, ticket, etc), de forma que os valores estejam corretos.

Já a conciliação de cartões é o confronto das vendas realizadas em cartão com o que foi registrado na adquirente, a fim de conferir se as parcelas das vendas serão recebidas no valor e prazo correto.

E não é apenas isso, a conciliação de cartões também envolve auditoria de chargebacks, cancelamentos, antecipação de cartão, conciliação bancária e muito mais.

Confira as principais diferenças entre as atividades:

Deu para entender a importância do fechamento de caixa na sua empresa? Então, aproveite para ler mais sobre a conciliação de cartões e se tornar um especialista neste assunto. Boa leitura!

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Paula Ayres