Pessoas que atuam em setores financeiros de supermercados, farmácias e restaurante, por exemplo, têm em comum uma característica: ainda trabalham com um grande fluxo de dinheiro em espécie.
Essa particularidade traz também uma dor de cabeça: como cuidar desse dinheiro e fazê-lo chegar ao banco sem percalços pelo caminho? A resposta é óbvia: por meio do recolhimento e transporte de valores.
No entanto, apenas contratar uma empresa terceirizada não é suficiente. É preciso haver outros processos para garantir o sucesso de toda essa jornada que seu dinheiro vive desde o momento em que sai dos caixas.
O que é transporte de valores
O transporte de valores, segundo portaria nº 3.223/2012 – DG/DPF, é definido como atividade de transporte de numerário, bens ou valores, mediante a utilização de veículos, comuns ou especiais.
O objetivo desse serviço é garantir que os produtos ou o dinheiro da empresa ou instituição financeira sejam entregues em segurança no destino final, ou caso ocorra algum furto ou roubo a empresa consiga ser ressarcida.
Independentemente do porte, cada empresa deve avaliar a sua realidade e a real necessidade da contratação desse tipo de serviço. O transporte de valores, quando realizado com frequência e sem planejamento, pode gerar altos custos para a empresa e prejudicar o negócio.
No entanto, hoje é a melhor forma de se transportar grandes quantias de dinheiro e itens de alto valor. A escolha por esse transporte vai depender da análise do custo-benefício das operações.
Por exemplo, se uma organização tiver que transportar um alto volume de dinheiro por grandes distâncias, seria aconselhável contratar o transporte de valores, evitando assim prejuízos no caso de roubos e preservando seus funcionários.
Quem são os envolvidos na operação
O transporte de valores deve ser realizado por empresas especializadas e autorizadas pela Polícia Federal.
Além disso, é primordial que esses prestadores de serviço tenham uma equipe preparada e qualificada. Os agentes responsáveis pelo transporte são os vigilantes, que devem realizar treinamento específico e aprovado em um curso de formação para vigilante.
A Polícia Federal exige que esses profissionais tenham o documento de identidade funcional do vigilante, que é de uso obrigatório em serviço.
Outro ponto importante é que todas as empresas que realizam transporte de valores em espécie devem emitir a Guia de Transporte de Valores eletrônica (GTVe). Esse documento é necessário para acobertar as operações de transporte de valores em espécie e deve ser utilizado para registrar cada etapa do processo de coleta e transporte, ou seja, para cada ponto de coleta deve ser emitido um novo GTVe.
Para que o serviço ocorra de forma bem sucedida existem várias etapas e agentes envolvidos na operação:
Primeiramente, a empresa especializada vai até a organização ou instituição financeira fazer o recolhimento do numerário e realizar o transporte em carro-forte.
Em seguida, é executado o processamento do numerário, que nada mais é do que a contagem automatizada do dinheiro transportado e que, geralmente, é monitorado por câmeras de segurança.
Após o processo de contagem, é feita a custódia de valores, que garante a guarda em caixas-fortes com segurança e cobertura securitária.
Finalmente, o dinheiro é levado até o banco para ser depositado em conta bancária.
A importância de processos bem estruturados
O transporte de valores é um serviço de extrema importância para garantir a segurança dos bens e valores transportados. No entanto, como pode perceber, é um processo bastante manual. Por isso, existem vários fatores que devem ser estudados e levados em consideração para que o serviço seja bem sucedido:
- Equipe qualificada;
- Planejamento detalhado de toda a operação, logística e suas particularidades;
- Gestão de riscos capaz de identificar e avaliar contratempos envolvidos e desenvolver estratégias que possam minimizar as possibilidades de que efetivamente ocorram;
- Definição de estratégias para mitigação de possíveis riscos;
- Monitoramento da operação;
- Uso de tecnologia de ponta para auxiliar no sucesso da operação e segurança dos envolvidos;
- Conciliação financeira.
Existe conciliação de recolhimento de numerários?
Sim, existe! Como comentamos anteriormente, o processo de recolhimento de numerários é bastante complexo. Exige uma série de etapas que vão desde à contagem do dinheiro do caixa ao depósito no banco.
Por conta da sua complexidade, é muito importante que também tenha um processo de conciliação financeira específico.
Então, como garantir que a informação registrada pelo caixa é a mesma registrada pelos funcionários da transportadora na GTV? Isso só é possível graças ao processo de conciliação de recolhimento de numerários.
Nesse processo, os valores que saem do caixa da sua empresa são mapeados e comparados com os que chegam à empresa transportadora de valores (ou o encarregado a deixar o malote no banco) e, em outro momento, com os extratos bancários.
Com todo esse mapeamento da jornada do seu dinheiro, é possível identificar se houve inconsistências na contagem realizada por cada um desses agentes ou se foram creditados valores diferentes do esperado, sejam para mais, sejam para menos.
Dessa forma, você consegue ter maior segurança sobre cada centavo que sai do seu estabelecimento e, em caso de inconsistências, agir com maior rapidez baseado em fatos e dados.
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