Conciliação financeira e fluxo de caixa: entenda a diferença de cada um

Mesmo nos tempos atuais, em que se fala tanto sobre transformação digital e modernização de processos, muitas empresas ainda têm um desafio comum na gestão financeira de seus empreendimentos, o que inclui  operações e estratégias para o planejamento financeiro saudável de uma empresa, como a conciliação bancária e fluxo de caixa.

A conciliação financeira é um recurso que auxilia no controle dos registros financeiros, de forma a otimizar o fluxo de caixa das empresas. 

Aqui, vamos conhecer melhor o que é esse tipo de conciliação, qual a diferença do fluxo de caixa e os benefícios de uma boa conciliação financeira e fluxo de caixa para o seu negócio. Confira!

Conciliação Financeira, o que é mesmo? 

A conciliação é um recurso que integra o fluxo de caixa de uma empresa, um procedimento de confirmação e checagem entre os valores das contas correntes do negócio, sobre o dinheiro que é lançado em conta e o cruzamento com as compras efetuadas em lojas.

Esse cruzamento de informações pode ser feito por um profissional, porém, o uso de uma tecnologia ou sistema de checagem garantem maior eficiência na comparação dos registros contábeis guardados pela empresa e os ajustes bancários. Afinal, estamos falando da possibilidade de erros humanos, que acabam sendo comuns, mesmo aos mais experientes.

Nessa tarefa, são verificados extratos de cartões, conferência de todas as vendas realizadas, de forma a avaliar se há erros ou inconsistências, uma forma de auditar o que ocorre entre o pagamento do cliente e os valores recebidos pela empresa.

O principal benefício da conciliação financeira é avaliar se há inconformidades em valores, pagos e recebidos, taxas cobradas pelos bancos, cumprimento de prazos e erros decorrentes dessas transações.

E o Fluxo de Caixa, para que serve?

Diferente da conciliação, o fluxo de Caixa é referente ao registro e as previsões de tudo que entra e sai nas movimentações financeiras da sua empresa ou negócio. Assim, a conciliação é a verificação dessas transações, com mais apuro, avaliando incoerências ou erros. 

Pelo fluxo de caixa, que avalia sobretudo o saldo geral disponível de um negócio ou empreendimento, é possível fazer projeções financeiras, investimentos e garantir o capital de giro da empresa. É super importante para os gestores que eles consigam realizar prospecções no mercado e avaliar como a sua empresa está situada financeiramente.

Assim, o fluxo registra recebimentos, pagamentos, entradas e saídas financeiras de dinheiro na empresa, a inadimplência média e o saldo bancário inicial. 

Conciliação financeira e fluxo de caixa: qual a diferença entre os dois?

São operações contábeis interdependentes. O Fluxo de Caixa realiza o registro de tudo, de todas as transações financeiras. É o grande checklist do dinheiro que entra e sai no saldo da empresa. 

A Conciliação Financeira observa toda a listagem feita e registrada no fluxo e aprimora a avaliação, verificando erros, inconsistências de toda movimentação financeira, de forma a identificar problemas e propor soluções.

Assim, com a filtragem das informações verificadas pela conciliação financeira,  no fluxo de caixa é possível realizar um planejamento mais seguro das transações financeiras, de forma adequada, com melhor uso dos recursos.

São operações financeiras que devem ser realizadas frequentemente, de preferência, mensalmente, além do monitoramento constante, o que exige ainda o uso de tecnologias para a realização desses procedimentos.

Para especialistas em conhecimento contábil, as duas operações são extremamente importantes para a manutenção da saúde fiscal da empresa, e para que em sua gestão  haja informações para avaliar lucros e ferramentas estratégicas importantes para o empreendimento.

Como monitorar o Fluxo de Caixa?

A primeira coisa a ser feita é inserir a operação na rotina administrativa do empreendimento. Tornar o monitoramento do fluxo um hábito cotidiano. Não há uma regra ou modelo específico para as empresas, mas é possível se organizar.

Uma sugestão entre os especialistas contábeis é criar categorias sobre todas as movimentações financeiras da empresa, diferenciar produtos, setores, tipo de cliente, entre outras categorias.

Atenção também para o estoque, uma forma de ter mais atenção na organização e controle do material para não ter prejuízos, o que exige também investimento em recursos e tempo nessa organização. 

Assim, com o levantamento do valor em estoque é possível, por exemplo, verificar a quantidade mínima e máxima dos itens que tem por lá. 

Diferenças entre Fluxo de Caixa e Conciliação Financeira 

É comum confundirmos os dois termos porque parecem coincidentes. Porém, existem três diferenças básicas entre as duas operações financeiras, vamos lembrar?

#1 A conciliação financeira depende do fluxo de caixa. Isso acontece porque é pelas informações registradas no fluxo que é possível realizar a conciliação, a verificação de cada transação, comparar valores e verificar inconsistências;

#2 A conciliação aprimora o fluxo de caixa. E sobretudo se ela é feita de forma automatizada e com periodicidade curta, com mais frequência. Ela garante uma avaliação maior de todos os riscos, falhas e onde estão pontos de crise e formas de corrigir. 

#3 A frequência de realização das operações é diferente. O fluxo, por ser uma operação frequente, deve ser monitorado constantemente e por isso a prática deve se tornar um hábito para os funcionários de uma empresa. Já a conciliação financeira pode ser feita de forma regular, com um tempo específico para ter essa preparação, geralmente mensalmente ou quinzenalmente. Dessa forma, enquanto no fluxo a preocupação principal é o registro, na conciliação acontece uma observação mais detalhada das movimentações, o que exige tempo maior.

4 consequências ao optar por não realizar a conciliação financeira no fluxo de caixa

1- Atrasos de pagamento podem gerar multas

Quando o controle do fluxo de caixa é feito de forma correta, evita, por exemplo, problemas como o pagamento de multas ou atraso de vencimentos. Existem situações em que um pagamento é computado e registrado no fluxo, porém, não efetivado, e essa verificação pode ser feita na conciliação, para que não haja novos erros futuros.

2- Operações de risco realizadas

Por mais que se pense o contrário, elas são comuns, e acontecem quando as operações não estão devidamente identificadas. No fluxo é preciso ter um histórico para além do extrato. Ainda mais se as operações registradas são de alto valor financeiro.

Não conseguir identificar transações podem deixar a empresa em risco de fraude ou até mesmo de crime fiscal. Entre elas, estão os depósitos com mais de 90 dias não vinculados a uma transação, os estornos de cheques após 5 dias, a retirada de dinheiro com mais de 2 dias, sem indicação de origem.

3- Constatação pouco eficiente de possíveis movimentações financeiras não autorizadas

Assim como perceber que não houve pagamento de contas, identificar que houve pagamento de risco, os pagamentos indevidos também trazem bastante prejuízo e podem ser identificados na conciliação bancária. 

Isso pode acontecer de várias formas, como, por exemplo, pagar a mesma conta duas vezes, transações financeiras por aplicativos ou pela internet que não foram concluídos pela instabilidade da rede, erro em dados de conta e pagamentos ou transferências realizadas para o destino errado ou pagamentos que foram devolvidos.

Tudo isso pode gerar grandes problemas para o caixa da empresa, com prejuízos financeiros, além de ocorrência de golpes muito comuns.

4- Perda de investidores

A saúde financeira da empresa depende bastante da boa movimentação do fluxo de caixa. A empresa comprovar que usa bem seus recursos garantem a confiabilidade de novos investimentos. Nenhum investidor quer correr o risco de colocar dinheiro em empreendimentos que não conseguem manter bem o seu controle financeiro. 

A melhor divulgação de uma empresa é a confiança. E o ecossistema financeiro faz a diferença, incluindo aqui as duas operações bancárias, o fluxo de caixa e a conciliação bancária.

Próximos passos

Vimos que para manter a saúde financeira de uma empresa, seja em crises econômicas ou mesmo nas rotinas diárias, é preciso ter bastante organização, sobretudo quando as transações financeiras são atravessadas por diversas tecnologias, como uso do PIX, transferências eletrônicas, entre outros recursos.

Além disso, muitas empresas correm riscos e prejuízos na pandemia devido a questões, como o trabalho remoto, a cadeia produtiva empresarial atravessada pelo online, por exemplo. O fato é que muitos empresários têm buscado estratégias para proteger suas contas, movimentações financeiras e também seus recursos humanos, com a manutenção do trabalho de funcionários e empregados.

Entender a importância da conciliação financeira em períodos de crise ou de incertezas econômicas e suas instabilidades, garante uma gestão mais eficiente, organizada e mais planejada. Assim, o controle interno eficiente garante também que a empresa se mantenha de forma competitiva no mercado ou no seu segmento de atuação, o que, consequentemente, atrai mais investidores e expectativa de lucro.

Entre os benefícios, estão o maior controle dos recursos econômicos, com a garantia de que as transações contábeis sejam verdadeiras e comprovadas, favorecendo a imagem institucional e financeira das empresas.

Também a facilidade na tomada de decisões, pelo fato da gestão conseguir poder avaliar de forma geral os limites financeiros da empresa, onde ela pode ter prejuízo e quais os setores onde ela pode avançar, pela garantia do bom uso dos recursos.

A empresa também adquire mais segurança por ter contas atualizadas, por saber onde há desajustes e melhorias na gestão financeira e não ter prejuízos a longo prazo.

A conciliação financeira e o fluxo de caixa acabam, portanto, sendo recursos indispensáveis para que toda empresa possa manter a saúde financeira de seu negócio e propor melhorias, atraindo novos investimentos e lucratividade. 

Pensando nisso, a Boavista criou soluções para entregar o melhor direcionamento aos nossos clientes. Com uma ferramenta especializada em conciliação, você consegue assegurar que todas as movimentações foram feitas corretamente, tendo acesso a todas as contas bancárias (mesmo de instituições financeiras diferentes) em um só lugar. Integração e centralização das informações, garantindo um melhor controle das contas e pagamentos.  
Gostou desse conteúdo? Para conhecer os termos mais usados na área, acesse nosso Dicionário Financeiro.

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Jocelia Andrade