Conciliação de cartões: o que saber para se tornar um especialista no assunto

Por isso, se você ainda não faz conciliação de cartões ou não domina essa prática por completo, é hora de se atualizar. Preparamos esse guia definitivo para que você aprenda tudo o que precisa saber para se tornar um especialista neste assunto.

O que é a Conciliação de Cartões?

Fazer a conciliação de cartões é uma maneira de confrontar os dados das vendas via cartões com o que foi recebido pela operadora, analisando se os valores repassados estão corretos, se as taxas de cartão são as mesmas negociadas, se o aluguel da máquina de cartão está sendo descontado no valor e frequência correta e muitas outras informações úteis para a empresa.

O principal objetivo da Conciliação de Cartões é garantir que tudo o que foi vendido via cartão foi realmente pago pelas operadoras e, por consequência, evitar prejuízos financeiros.

Mas isso é apenas a pontinha do iceberg. Esse processo contempla outros três, tão importantes quanto. São eles: conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária.

Conciliação das Vendas

Esta conciliação analisa as transações registradas no seu software de gestão e confronta com as informações fornecidas pelas operadoras.

Com isso, a empresa consegue verificar todas as transações realizadas e descobrir:

• se houveram divergências nos valores registrados;
• se houve alguma transação duplicada;
• quantas e quais vendas foram canceladas;
• e quantas vendas não foram confirmadas pela operadora, mas estão registradas em seu sistema.

Conciliação dos Recebimentos

Depois de conciliar as vendas, é importante fazer a conciliação dos recebíveis. Ou seja, os valores que estão previstos no seu fluxo de caixa.

Este item consiste em analisar os dados que estão registrados nas filipetas das vendas e confrontar com o extrato de pagamento das operadoras. Desta forma, é possível:

• saber se cada transação foi corretamente recebida ou não;
• se houve alguma divergência nos valores recebidos;
• se houve alguma diferença nas datas previstas para pagamento em relação à data que o pagamento foi realizado;
• se as vendas canceladas foram confirmadas e o valor foi descontado corretamente;
• se todos os chargebacks (contestações de compra) foram descontados;
• se houve alguma diferença entre as taxas cobradas e as taxas negociadas com as operadoras;
• controlar as taxas cobradas na antecipação de cartão de crédito e se os valores antecipados estão corretos.

Conciliação Bancária

Também é importante levar em consideração a conciliação bancária, que consiste em confrontar as informações que estão no relatório das operadoras com os extratos das contas bancárias da empresa.

Fazendo isso, é possível:

• saber se existem diferenças nos valores recebidos em relação aos valores que a operadora informou no relatório;
• confirmar se tudo o que a empresa esperava receber, foi de fato creditado na conta.

Se você já faz esses processos na sua empresa, você está no caminho certo. Mas, se você não conhece nem metade deles, acredite, você não é o único. Mais de 28% das empresas não fazem qualquer controle das vendas feitas no cartão.

Por conta disso, 3 em cada 10 empresas já enfrentaram algum problema ao realizar vendas via cartão de crédito ou débito. Confira a seguir quais problemas são esses:

Principais riscos enfrentados pelas empresas que não fazem Conciliação de Cartões de Crédito

Até 2% das vendas podem não ser confirmadas pelas operadoras

Ainda que você esteja lendo esse texto e considere a Conciliação de Cartões importante, pode ser que sua empresa nunca tenha realmente conferido se todas as vendas foram confirmadas pelas operadoras.

E aqui é importante salientar que 2% de vendas não confirmadas pode ser um número pequeno, mas fazendo o cálculo em cima do número de transações ao longo de um mês, por exemplo, dá para ter uma ideia do prejuízo que a sua empresa pode ter.

Cair dinheiro nas contas bancárias com valores errados

Se está caindo dinheiro na conta, está tudo bem, certo? Na verdade, não.

Se 2% das vendas não são confirmadas pelas operadoras, imagine o que não entrou na conta da sua empresa esse mês. Fora todos os outros problemas na conciliação de vendas, recebimentos e bancária que já falei anteriormente. E que, provavelmente, você nem sabe que estão acontecendo.

Acredite, isso é bastante comum em diversas empresas que ainda não fazem Conciliação de Cartões. E, a médio e longo prazo, essa falta de controle pode resultar em prejuízos financeiros de grande escala e até mesmo na falência do negócio.

Perder muito tempo com processos manuais

Se você confere as suas vendas via cartão de forma manual, então, provavelmente você precisa acessar vários portais de operadoras para obter os extratos das vendas em lotes de transações, além de precisar de mais pessoas para realizar a conferência, certo?

As empresas que ainda fazem todo esse processo manualmente, acabam perdendo muito tempo fazendo a mesma coisa. Além de, é claro, contarem com a maior possibilidade de erros, por se tratar de um processo extenso e detalhado.

O que pode acontecer:

• falhas de digitação na conferência;
• inconsistência no controle das vendas;
• falta de segurança durante a conferência das vendas;
• prejuízo financeiro.

Antecipação sem o domínio das informações

Se você faz antecipação de cartão de crédito e não possui o hábito de controlar as informações desse processo, então também está sujeito a erros.

Ao antecipar os recebíveis junto a instituição financeira sem conhecer como funciona o processo e sem saber quais parcelas estão sendo adiantadas, você está antecipando às cegas e sem domínio das informações, o que pode fazer você perder mais dinheiro do que imagina.

Logo, é muito importante fazer a gestão de recebíveis e saber:

• quais parcelas estão sendo antecipadas;
• qual a taxa cobrada por parcela e dia na antecipação;
• se o valor foi creditado em conta corretamente;
• e se a taxa cobrada está de acordo com o que foi negociado com a operadora.

Cobrança de taxas de cartão indevidas

Não saber quais taxas de cartão estão sendo cobradas pelas adquirentes é bastante comum entre as empresas. Pelo menos 12% delas perdem dinheiro por conta de cobranças de taxas indevidas por parte das operadoras.

Por isso, apesar de ser comum não controlar as taxas, essa não é uma atitude correta. Elas podem variar bastante entre as operadoras, entre os tipos de segmento ou mesmo serem cobradas taxas diferentes das acordadas em contrato.

Operação sujeita a fraudes

Acredite, a maioria das empresas sequer sabe que está acontecendo uma fraude no seu estabelecimento. 

O golpe da maquininha de cartão, por exemplo, acontece quando uma pessoa troca a maquininha sem fio (POS) por outra muito parecida. Quando uma venda é passada naquela maquininha, o valor cai na conta do golpista e não na conta da empresa. 

Esse golpe é muito simples, acontece com frequência e pode causar grandes prejuízos. Principalmente para empresas que não fazem conciliação de cartões. Afinal, se você tem certeza de todas as vendas e recebíveis, rapidamente você consegue descobrir se está havendo alguma fraude.

Prejuízo financeiro

Esse risco é relativamente implícito, considerando tudo que citamos aqui, e é evitado através de uma consultoria financeira especializada. Podemos resumir essa questão em alguns tópicos bem objetivos:

• 52 milhões de brasileiros utilizam cartão de crédito ou débito atualmente, logo se preocupar com a correta conciliação de cartão já não é mais uma opção;
• se uma empresa não sabe se tudo o que vende via cartão foi confirmado pela operadora, é inevitável haver prejuízos;
• se a sua conciliação for realizada corretamente, isso trará um potencial gigantesco para o seu negócio.

Então, o ponto que vale destacar é: se você não concilia está perdendo tempo e dinheiro. E como fazer uma conciliação de cartão de crédito? Confira o passo a passo.

Como fazer Conciliação de Cartões?

• Registre diariamente todas as vendas realizadas com cartões.
• Acompanhe as taxas de cartão por bandeira e operadora.
• Baixe os relatórios dos valores repassados pelas operadoras.
• Faça o controle dos extratos bancários.
• Faça o controle dos recebíveis.
• Faça todas as correções necessárias.
• Utilize uma ferramenta para fazer a conciliação de cartões.

Registre diariamente todas as vendas realizadas com cartões

Neste passo, é importante fazer o registro de todas as vendas que a empresa efetuou via cartão de crédito ou débito.

No registro, é importante adicionar algumas informações, como:

• forma de pagamento (débito, crédito à vista ou crédito parcelado);
• número de parcelas;
• data da venda;
• valor da venda.

Além disso, é importante guardar todas as filipetas das vendas, afinal qualquer erro no registro delas por parte da operadora pode ser comprovado através das filipetas.

Este passo não é importante apenas para a conciliação de cartões de crédito, mas para a gestão financeira para empresas como um todo, além de ser útil para a correta administração do fluxo de caixa.

Acompanhe as taxas de cartão por bandeira e operadora

Como já falamos, não controlar as taxas de cartão cobradas pelas operadoras é um dos principais erros de diversas empresas. Logo, fazer o acompanhamento de todas essas taxas por bandeira e operadora é um dos passos mais importantes na conciliação de cartões.

Afinal, as taxas influenciam bastante no valor final dos produtos e até mesmo no fechamento do caixa.

Baixe os relatórios dos valores repassados pelas operadoras

Nos sites das operadoras, é possível gerar relatórios com os valores repassados para as contas da empresa.

Com este documento, a empresa confere como a operadora registrou o valor bruto e líquido das vendas, taxas de cada operação e o código de autorização.

Faça o controle dos extratos bancários

Além de reunir as filipetas de cada venda e os relatórios de cada operadora, é importante controlar se o saldo inicial e final corresponde com o extrato bancário. Para isso, é importante levar algumas questões em consideração ao conciliar:

• As taxas cobradas em cada transação são as mesmas acordadas em contrato com a operadora?
• O prazo de recebimentos dos valores de cada venda está dentro do que foi estipulado?
• Os valores dos relatórios das operadoras foram creditados corretamente na conta da empresa?
• As vendas registradas na empresa foram recebidas ou existe alguma previsão de recebimento no relatório da operadora?
• Em caso de divergência, é importante entrar em contato com cada operadora e controlar a situação.

Faça o controle dos recebíveis

Fazer esse controle também é um passo importante para ter uma melhor visualização do faturamento, cancelamento, recebimento e antecipações. Para isso, é preciso realizar o cruzamento das vendas realizadas.

Esse método possibilita que você tenha uma visão ainda mais clara de todas as entradas e saídas de caixa.

Faça todas as correções necessárias

Se houver alguma inconsistência de taxas, presença de valores incorretos nos lançamentos ou problemas no registro de vendas, esse é o momento de fazer as correções necessárias. Diante de algum erro, é preciso localizar sua origem e corrigir a situação.

Utilize uma ferramenta para fazer a conciliação de cartões

Se a sua empresa ainda não possui nenhum sistema de conciliação de cartão, acaba perdendo muito tempo com essa função.

Utilizar planilhas é uma opção, mas fazer o registro manual de cada filipeta aumenta a possibilidade de erros. Logo, para uma conciliação de cartão automática, mais ágil e eficaz é imprescindível optar pela utilização de um sistema de automação. Além disso, possibilita que a equipe tenha um ganho de produtividade essencial.

Como um sistema potencializa a conciliação de cartões da sua empresa

Utilizando um conciliador de cartões é muito mais fácil conferir todas as vendas e recebimentos da empresa. Assim, é possível:

• centralizar todas as informações das vendas em um único lugar, sem precisar perder tempo conferindo cada filipeta ou entrando em cada site das operadoras;
• identificar, de forma mais simples, inconsistências nas taxas de cartão, cancelamentos, chargebacks e, até mesmo, uma antecipação de cartão de crédito;
• conferir as vendas, garantir que os valores foram creditados corretamente e corrigir possíveis erros com antecedência e sem dor de cabeça;
• ter uma a visão da sua rotina financeira de maneira centralizada em um único lugar;
• relatórios em tempo real, com maior segurança em planejar o seu fluxo de caixa.

A automação deve ser uma aliada do seu controle financeiro, garantindo melhor organização dos processos, poupando um tempo que poderia ser utilizado para outras questões e potencializando a empresa, além de reduzir os custos operacionais.

Agora que você descobriu a importância da Conciliação de Cartões, que tal conhecer mais o Extrato Card? Assine nossa newsletter e receba outros conteúdos que mostram o valor das ferramentas de automação no processo de conciliação financeira.

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