7 problemas comuns na gestão de cartões em supermercados que podem afetar a saúde financeira do negócio

marketing 24/01/2019

As compras em supermercados foram o tipo de aquisição mais realizada no cartão em 2018, de acordo com a SPC Brasil.

Logo, ter um controle sobre as vendas realizadas via cartão é fundamental para evitar prejuízos financeiros.

No entanto, entre os problemas comuns na gestão de cartões em supermercados, está a falta de um correto controle dessas transações, ocasionando perdas financeiras e até mesmo a falência do negócio.

Por isso, confira a seguir quais são esses 7 problemas e como evitá-los:

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1. Não possuir integração com o seu sistema de gestão (ERP)

Em um supermercado é comum haver um alto volume de transações via cartão de crédito ou débito diariamente, o que gera muito trabalho interno e a necessidade de possuir uma equipe maior para conseguir dar conta de tantas filipetas.

Por isso, possuir uma integração com o seu sistema de gestão se torna uma necessidade.

Quando não existe essa integração, a baixa de todas as vendas é realizada de forma totalmente manual, através de planilhas e conferindo venda a venda.

E, acredite, a possibilidade de haver um erro (por menor que seja) pode ser a causa para grandes prejuízos financeiros.

Com a integração, o objetivo é fazer com que todos no supermercado falem a mesma língua, melhorando a comunicação interna e agilizando a tomada de decisões.

Além de, é claro, automatizar tarefas repetitivas e burocráticas.

Confira as vantagens da integração:

Análise de dados com qualidade, antes de tomar qualquer decisão estratégica;
Liberar os colaboradores de tarefas repetitivas e fazer com que dediquem seu tempo ao que realmente interessa nos resultados do supermercado;
Aumento de produtividade e redução de custos;
Avaliar processos e medir resultados com maior agilidade e em tempo real.

2. Não monitorar os recebimentos das vendas parceladas

Não é comum encontrar supermercados que não fazem a menor ideia das datas previstas para o recebimento de vendas parceladas.

Por conta disso, o seu fluxo de caixa fica bagunçado e é impossível se organizar corretamente.

Além disso, se você não tem certeza se está recebendo todos os valores corretamente, quando algum valor faltar você também não vai notar.

Percebe como isso é perigoso para a saúde financeira do seu supermercado?

Afinal, monitorando os recebíveis é possível acompanhar se os recebimentos das vendas estão sendo realizados em conformidade com as taxas e também poder verificar se estão ocorrendo dentro do prazo estipulado.

E, acredite, ter o controle dos recebimentos bem estruturado no seu supermercado é fundamental para a organização do fluxo de caixa, além de colaborar de forma significativa para o controle financeiro da empresa e filiais.

Lembrando que fazer uma correta conciliação bancária no seu supermercado, também é muito importante para ter certeza dos seus recebimentos.

3. Não monitorar as taxas de POS (maquininha de cartão)

Você tem certeza de que as taxas de cartão cobradas em seu supermercado, estão realmente corretas?

De acordo com a SPC Brasil, 12,1% das empresas já tiveram prejuízos financeiros por conta de cobranças de taxas indevidas, logo, faz total sentido controlar todas as tarifas cobradas (taxas de vendas, manutenção, aluguel de POS) pelas operadoras e se estão sendo debitadas corretamente.

Afinal, hoje existem muitas:

operadoras;
bandeiras;
máquinas de cartão;
métodos de controle de transações.

São muitas formas de perder dinheiro e isso passar completamente despercebido.

No entanto, não é raro encontrar supermercados completamente perdidos no controle das tarifas.

Enquanto isso…

Podem estar sendo cobradas taxas diferentes daquelas que foram acordadas em contrato;
O contrato pode estar perto de encerrar (ou já ter encerrado) e as taxas foram alteradas, passando despercebido;
Pode ter acontecido um reajuste de tarifas sem você saber, dentre outras situações.

Percebe como é importante controlar as taxas de cartão de crédito que estão sendo cobradas?

Desta forma, você evita graves prejuízos no seu supermercado e potencializa o setor financeiro.

4. Não fazer o controle de transações duplicadas

Preste bem atenção nesta situação:

Um cliente compra com cartão de crédito no seu supermercado e a transação é passada em um TEF;
No entanto, por algum erro no sistema, a venda é passada, mas a confirmação não acontece;
Como o colaborador não sabe que a venda passou (já que não teve a confirmação), decide fazer a mesma transação em um POS.

Agora, outra situação bem parecida:

Outro cliente compra com cartão, mas, nesse caso, a transação já ocorre em um POS;
No entanto, digamos que a conexão WiFi tenha sofrido uma queda e a confirmação não tenha aparecido, porém acontecido;
Então, o colaborador decide fazer novamente a transação.

Qual a relação entre as duas situações?

Em ambas, ocorreu um erro que não depende do colaborador e que pode acontecer a qualquer momento.

Por exemplo: erro no sistema ou falha na conexão WiFi.

No entanto, nas duas ocorreu uma transação duplicada.

Ou seja, a mesma venda foi cobrada duas vezes, com o mesmo valor e para o mesmo cliente.

Quando essa situação acontece, o cliente recebe uma cobrança duplicada na sua fatura e reclama com a administradora do cartão.

Nós chamamos essa situação de chargeback, que é quando o cliente faz a contestação de uma compra.

Logo, se você não comprovar que aquela venda existiu, o seu supermercado ficará no prejuízo, já que o valor terá que ser debitado da conta bancária da empresa.

Quando você não faz essa comprovação, o chargeback vira um cancelamento.

E quando vira cancelamento, também vira prejuízo.

Agora imagine: quantos chargebacks (e dinheiro) o seu supermercado deve ter perdido por você não controlar as transações duplicadas?

Por isso, é tão importante prestar atenção nesses pequenos detalhes para evitar perdas financeiras na sua empresa.

5. Não fazer o controle da antecipação de cartão

Outro problema comum em supermercado, é a prática de antecipar os valores das parcelas de vendas em cartões que só seriam recebidos nos meses seguintes.

Essa é uma estratégia que assegura mais liquidez às vendas que foram efetuadas e garante mais dinheiro no caixa, caso você precise fazer um investimento, por exemplo.

No entanto, antecipar de forma automática ou diretamente com a operadora não permite que você tenha segurança das informações.

Quando você sabe exatamente quais parcelas você deseja antecipar, você:

tem clareza e certeza das informações daquela transação;
garante que está pagando as menores taxas;
que os valores estão sendo creditados corretamente;
e que as taxas estão sendo debitadas corretamente.

Se o seu supermercado não tem clareza dessas informações, é possível que esteja perdendo dinheiro sem saber. E você não quer isso, não é mesmo?

6. Conciliar as vendas em POS manualmente

Quantas vendas o seu supermercado realiza mensalmente que são passadas em POS (maquininha de cartão)?

Eu imagino que sejam muitas.

Mas como você tem certeza de que as transações em POS foram creditadas corretamente pelas operadoras?

É bastante comum a prática de entrar no site de cada operadora e confrontar as informações com o que consta nas filipetas ou no ERP.

Ainda que seja uma prática comum, fazer isso, além de ser demorado, pode sair mais caro, já que manualmente é impossível fazer uma conciliação completa e sem erros.

Imagine só quanto dinheiro o seu supermercado perdeu com erros que poderiam ser resolvidos facilmente.

Com um sistema de conciliação de cartão você consegue ter certeza de que todas as vendas em POS foram pagas corretamente, sem complexidade e de forma automática.

7. Não investir em um sistema de conciliação de cartão em seu supermercado

À primeira vista fazer a gestão das vendas em cartões não parece algo complexo.

Mas quando o seu supermercado possui muitas operadoras, bandeiras e diversas operações, vendendo à vista e parcelado, essa situação fica diferente.

Fazer a conciliação de cartões exige muito mais do que apenas comparar o valor de um produto específico.

Por isso, contar com um sistema de conciliação de cartão, como o sistema e-Extrato Card, garante que:

a sua equipe ganhe mais produtividade, diminuindo custos e desgaste durante a conferência das vendas;
haja maior controle das vendas realizadas via cartões e menor prejuízo, ficando mais fácil ter certeza de que tudo o que foi vendido foi de fato recebido;
seja realizado um gerenciamento sobre tudo o que a empresa está recebendo e o que ainda receberá;
a conferência das taxas, tarifas e certifica-se de que não estão sendo cobrados valores diferentes do acordado em contrato com as operadoras;
e, por fim, garante dados sobre os encargos cobrados pelas operadoras, facilitando a negociação de melhores taxas e tarifas

Percebe como um sistema de conciliação, como o e-Extrato Card, é muito importante para toda empresa?

Com a plataforma e-Extrato Card, o seu supermercado conta com uma solução de inteligência financeira capaz de fazer a conciliação de cartões de crédito de maneira automatizada.

Por meio dele, a empresa terá um controle real e claro sobre suas vendas com cartões de forma ágil, segura e precisa.

Além de, é claro, aumentar a produtividade e reduzir custos operacionais.

Esses foram alguns dos problemas comuns em supermercados que podem levar à falência do negócio, se não tratados. Conheça mais sobre o sistema e-Extrato Card e evite esses problemas. Confira: Como a solução e-Extrato Card ajuda você a ter mais tempo