DEFIS: entenda o que é e quem precisa entregar

DEFIS é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, uma declaração obrigatória para os donos de empresas que optam pelo Simples Nacional. As empresas que não entregam a documentação no prazo ficam em pendência com a Receita Federal. 

Existem informações orçamentárias obrigatórias no preenchimento da DEFIS, por isso é essencial automatizar a gestão financeira para evitar erros durante esse processo.

Neste artigo, vamos explicar o que é a DEFIS, para que ela serve, como ela funciona e como uma ferramenta de conciliação financeira auxilia nas declarações fiscais das empresas. Confira!

O que é DEFIS?

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – DEFIS é uma declaração que deve ser apresentada anualmente à Receita Federal, contendo informações socioeconômicas e fiscais de empresas optantes pelo regime Simples Nacional, que deverá ser disponibilizada aos órgãos de fiscalização tributária e previdenciária.

Essa determinação está na Lei Complementar nº 123, de 2006 (conhecida como o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte), no seu artigo 25, caput e também na Resolução CGSN nº 140/2018.

Ela precisa ser feita por meio do módulo do aplicativo PGDAS-D, disponível no Portal do Simples Nacional. O acesso é feito por meio de Certificado Digital ou Código de Acesso, no endereço eletrônico www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional. Lá é preciso seguir as opções: Simples/Serviços → Cálculo e Declaração → PGDAS-D e DEFIS – a partir de 2018.

As informações prestadas pelo contribuinte na DEFIS serão compartilhadas entre a Receita Federal do Brasil e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, Distrito Federal e municípios.

Quem deve declarar a DEFIS?

Todas as empresas incluídas no regime do Simples Nacional, mesmo que estejam inativas, devem enviar a declaração.

Ela deve ser feita inclusive em caso de extinção, cisão total ou parcial, fusão ou incorporação ou ainda exclusão do Simples Nacional da pessoa jurídica.

Qual o prazo para fazer a declaração?

De acordo com a Receita Federal, em regra, a empresa deve entregar a DEFIS até o dia 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Mas em função dos impactos da pandemia da Covid-19, o prazo de entrega da DEFIS foi prorrogado nos últimos anos. Em 2021, que teve a declaração referente ao calendário de 2020, a Resolução CGSN nº 159 de 29 de março de 2021 adiou a data de entrega para 31 de maio.

Já em 2022, consta na agenda do Simples Nacional para empresas que o prazo de apresentação da DEFIS é até o dia 30 de junho.

Lembrando que não há multa pela entrega em atraso da DEFIS. No entanto, segundo consulta no manual do PGDAS-D e DEFIS, as apurações fiscais do período de cada ano no PGDAS-D ficam condicionadas à entrega da DEFIS relativa ao ano anterior.

O que é Simples Nacional?

O Simples Nacional é um dos regimes tributários mais utilizados no país, sendo aplicável às Micro e Pequenas Empresas. Ele é regido pela já citada Lei Complementar 123/2006, e foi criado com o objetivo de desburocratizar e desonerar os pequenos empresários, criando um sistema unificado de arrecadação tributária, que concede às empresas diversas facilidades e vantagens.

É importante ressaltar que nem todas as empresas podem optar pelo regime. Existem diversas regras como faturamento, atividades, tipo de empresa e sua constituição.

Quais as regras para operar no regime Simples Nacional?

Uma das principais regras é o faturamento, que, para as Microempresas, tem limite de até 360 mil reais nos últimos 12 meses. Já para a Pequena Empresa (EPP) pode ganhar de 360 ​​mil a 4,8 milhões de reais e ainda conseguir se enquadrar no regime.

No entanto, uma empresa que fatura mais de 4,8 milhões de reais por ano será automaticamente excluída do regime do Simples Nacional, devendo optar pelo regime de Lucro Real ou Lucro Presumido, dependendo de sua realidade.

Além disso, existem outras circunstâncias que impedem sua inclusão no Simples Nacional, como por exemplo:

• Ter outra empresa na estrutura societária( somente pessoas físicas podem ser sócios);
• Ser sócio de outra empresa (o CNPJ não pode participar do capital social de outra pessoa jurídica);
• Caso os sócios possuam outras empresas, a soma do faturamento de todas elas não poderá ultrapassar o limite de 4,8 milhões de reais;
• Ser uma sociedade anônima (SA).

Outro ponto importante é a atividade exercida pela empresa, sendo que existem diversos CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que estão proibidos de se aplicar ao regime do Simples Nacional, como:

• 1112-7/00 – Fabricação de vinho;
• 2910-7/01 – Fabricação de automóveis, vans e utilitários;
• 5310-5/01 – Atividades do Correio Nacional.

Por outro lado, há vantagens ainda mais interessantes para quem opta por esse regime, como a redução das alíquotas que são calculadas de acordo com o faturamento da empresa, previstas nas faixas de faturamento e regulamentadas nos Anexos de I a V da Lei Complementar 123/2006.

Informações obrigatórias na DEFIS

Na DEFIS, devem ser informados os dados econômicos e fiscais da empresa e dados específicos dos seus estabelecimentos durante o período abrangido pela declaração. Todos os campos disponíveis são de preenchimento obrigatório.

Dentro das informações econômicas e fiscais, são declarados dados como:

• Valor correspondente ao ganho de capital;
• Número de empregados da empresa no início e no fim do período da declaração;
• Valor do lucro contábil apurado;
• Receita proveniente de exportação direta, caso tenha ocorrido;
• Identificação e rendimentos dos sócios (incluindo dados como CPF e nome);
• Valor dos rendimentos pagos ao sócio pela empresa, isentos e tributáveis;
• Percentual de participação do sócio no capital social da empresa;
• Doações à campanha eleitoral, caso tenha ocorrido.

Abaixo você confere como os campos para preenchimento das informações vão aparecer na página de declaração:

Em seguida, dentro das Informações por Estabelecimento, que é a segunda etapa de preenchimento, são declarados dados como:

• Estoques do período abrangido pela declaração (inicial e final);
• Saldo em caixa ou em contas bancárias no início e final do período;
• Total de obtenções de mercadorias para comercialização ou industrialização;
• Entradas, saídas e devoluções de mercadorias;
• Total de despesas no período;
• Valor do ISS retido na fonte no ano-calendário, por município;
• Mudança de Endereço do Estabelecimento, caso tenha ocorrido;
• Autos de infração pagos;
• Informações sobre prestação de serviços de transporte de cargas interestadual e/ou intermunicipal.

Após a transmissão das informações completas, o recibo e a declaração estarão disponíveis na tela, tanto para impressão como para salvar o arquivo.

Ferramenta de conciliação financeira auxilia na declaração do DEFIS

Percebeu quanta informação é solicitada na declaração DEFIS? Até mesmo os saldos das contas bancárias são solicitados. Por isso, muitas organizações se desesperam quando chega o período próximo do prazo de entrega. Afinal, coletar todos esses dados pode demandar bastante tempo. E o que acontece se acabar não encontrando todas elas?

É para evitar essa dor de cabeça que você precisa contar com uma solução que vai automatizar boa parte desse processo. Já sabia que é possível reduzir o tempo e evitar erros nos valores informados se você conciliar todos os dados?

Isso mesmo! Nas suas declarações fiscais, é essencial contar com uma ferramenta de conciliação financeira que auxilia na declaração do DEFIS.

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Paloma Almeida